24SevenOffice
Effektivt att komma igang

Att byta ekonomi- och redovisningssystem är för många förknippat med en jobbig process som man helst vill undvika, men att byta till 24SevenOffice är enkelt – och inte minst effektivt.

Det första vi gör är att ta fram en implementeringsplan för din byrå och dina kunder.

Planering är helt centralt i förhållande till ett vällyckat byte av ekonomi- och redovisningssystem.

För att komma i gång så snabbt som möjligt med ett nytt system, är det även viktigt att systemet är intuitivt och enkelt, så att det kan anpassas till den metodik och de rutiner som finns på just er byrå – på ett flexibelt och effektivt sätt.

Automatik, effektivitet och flexibilitet är tre grundpelare i all utveckling av 24SevenOffice ekonomi- och redovisningssystem, då vårt mål är att göra den dagliga användningen för bokförare och revisorer så effektiv som möjligt – genom bland annat bra skärmbilder, möjlighet för skräddarsydda installationer, effektiva kortkommandon, mobila lösningar samt sömlösa och etablerade integrationer.

Enkelt att använda för era kunder

smiley

24SevenOffice är funktionsrikt samtidigt som det är enkelt att använda för era kunder och klienter. Kunderna bestämmer själva vilka tjänster som de vill använda sig av bland modulerna i 24SevenOffice.

Med 24SevenOffice arbetar kund och bokförare transparent i ett och samma system och på en gemensam plattform i realtid, i molnet. Eftersom bokförare och revisor kan skräddarsy arbets- och verifikationsflöde utifrån kundens behov och önskemål, är det enkelt att lära upp kunder samt att hjälpa dem att komma igång.

Implementering

Utöver våra kurser och kostnadsfria webinars, kan våra partner använda sig av vår duktiga konsultavdelning som bland annat erbjuder ett skräddarsytt upplägg för kompetenslyft samt utbildning för alla våra partner.

Här följer några av de viktigaste punkterna i samband med uppstart av 24SevenOffice:

Bank
Vid implementering av er bokförings- och redovisningsbyrå etableras ett system som gör att man enkelt flätar samman information från ert CRM-system för att etablera avtal mot banker. Formulären och systemen är skräddarsydda så att byrån snabbast möjligt kan etablera bankavtal utifrån egna förutsättningar. Detta aktiverar direkt funktionerna «remittering» och «automatiska inbetalningar» i 24SevenOffice.

Elektronisk faktura
Ett viktigt steg mot automatiserade processer är att registrera sina kunder för försändelse och mottagande av elektronisk faktura.

Export/Import
Kunder/Leverantörer – En export av kunder och leverantörer med så komplett information som möjligt är viktigt, lika viktigt är det att ordna de automatiska möjligheterna och inställningarna i 24SevenOffice. Det är fullt möjligt att importera faktureringsmetod för kunderna, alltså utskrift, e-post eller elektroniskt.

När det gäller leverantör kommer det givetvis vara viktigt att få in bankkontonummer från den sömlösa remitteringen. Samtidigt kan man definiera ett fast debetkonto för att förenkla konteringen.

Kontoplan
Antingen kan man starta med vår standardkontoplan eller importera en egen kontoplan vid önskemål. Detta är en smidig process via «importvägvisaren».

Ingående balans (IB)

Här rekommenderar vi två varianter:

1. Ren utgående balans (UB) / Ingående balans (IB)
Som vid årsslut, tar man saldolistan som en uppstart i systemet och importerar via «verifikationsimport» i 24SevenOffice. Här rekommenderar vi att man exporterar eventuell Huvudbok/Rådata från tidigare system – och lägger upp detta i läsbart format på kundkort i CRM. Då är man i gång med bokföringen och har tillgång till historiska data vid behov.

2. Ingående balans (IB) med kontorörelser
Kunder som vill ha jämförelseunderlag med fjolåret både för balans och resultat direkt i 24SevenOffice, bör göra en UB/IB för exempelvis föregående kalenderår, för att sedan importera kontorörelser varje månad fram till övergångsdatum.

Effektiv implementering
Vi rekommenderar att partner ser ut ett team av bokförare och revisorer vid första konvertering. Då kan de vara ansvariga för pilotkunderna (de första som skall läggas över till 24SevenOffice) – och lära sig rutinerna väl, för att senare kunna bistå resten av företaget när kunder skall konverteras.

I själva implementeringsprocessen är det även viktigt att alla i företaget är införstådda med att det rör sig om enskilda ändringar vid byte av system – och att man respekterar de råd som ges av våra konsulter. Enskilda ändringar är helt enkelt nödvändiga för att man skall kunna dra nytta av fördelarna med vår ledande teknologi.