24SevenOffice
Skraddarsy arbetsflode

Med 24SevenOffice arbetar kund och bokförare och revisor transparent i ett och samma system och på gemensam plattform i realtid, i molnet. Med systemet kan bokförare skräddarsy arbets- och verifikationsflöde, så att det är helt anpassat efter kundens behov och önskemål. Detta gör att dina kunder kan ta hand om flera uppgifter själva – och i högre grad kunna använda bokföringen som ett viktigt styrningsverktyg för verksamheten.

Att teknologin är snabb utveckling är naturligtvis något som kunder och marknad får med sig. De är nyfikna – och funderar över vilka ny grepp som är möjliga att ta för att göra vardagen enklare och mer effektiv.

De viktigaste faktorerna, i korta drag, i samspelet mellan bokförare och kund är:

  • Samla in data
  • Behandla data
  • Presentation och rapportering
  • Mobil
  • Teknologi och integrationer
  • Teknologi och integrationer

Ingående verifikationsflöde

verifikationsflode

Det finns många olika sätt att lägga upp bokförings- och arbetsflöde mellan kund och bokförare. En del företag vill ta hand om en rad arbetsuppgifter själva, medan andra föredrar att överlåta en stor del av det ingående verifikationsflödet till bokförare eller revisor.

Fakturamottagandet
Ingående fakturor och verifikationer skickas fortlöpande till fakturamottagandet i 24SevenOffice. Både kund och bokförare kan när som helst logga in dig för att se vilka verifikationer som finns i fakturamottagandet.

Verifikationsmottagandet i 24SevenOffice hanterar alla fakturaformat från elektronisk faktura (EHF) till skannade fakturor, såsom exempelvis TIFF, PDF och JPEG.

Utgiftsräkning
Arbetstagare kan nu leverera utgiftsräkning elektroniskt, utan att behöva ta vara på originalkvitteringen efter utgifter och utlägg i samband mat, telefon, inköp, resa etc. Med vår mobillösning är det bara att ta en bild av verifikationen och skicka in den direkt från mobilen.

Här samlar du fortlöpande verifikationer i samband med exempelvis en resa. Lösningen tar hänsyn till både resans ändamål, datum, summor och valutor. Efter slutförd resa lägger du bara in ditt kontonummer och utgiftsräkningen direkt från mobilen till verifikationsmottagandet för vidare godkännande.

Kontroll av verifikation
Alla ingående verifikationer blir automatiskt lästa, tolkade och inlagda i systemet. Bokförare kontrollerar alla bilagor och verifikationer. Det finns möjlighet till automatisk kontering av verifikation från leverantörer och med förhandsdefinierade inställningar.

Godkännande
Kunder kan vidarebefordra ingående verifikation med «attesteringsflöde», så att rätt person fortlöpande kan godkänna varje enskild verifikation. Alla som har lagts till som «godkännare» kan lägga in kommentarer på varje verifikation.

Godkännande-modulen har en rad smarta funktioner. Det finns exempelvis möjlighet för kunder att kontera verifikation direkt från godkännande-modulen samt möjlighet att definiera regler kring beloppsgränser, projekt etc.

För kunder som inte har behov av godkännanderutiner kan man definiera att verifikationer automatiskt blir godkända om de är skannade eller inskickade till verifikationsmottagandet, så att verifikationen direkt går vidare till bokföringsmodulen.

Bokföring
Bokföringsmodulen är huvudmotorn i 24SevenOffice ekonomi- och redovisningssystem. Modulen är upplagd, som resten av systemet, så att byråer i hög grad kan definiera egna upplägg och mallar som är anpassade efter egna behov och önskemål. Man har bland annat tillgång till bra och effektiva skärmbilder, en rad kortkommandon, möjlighet för egendefinierade upplägg, möjlighet att flytta och ta bort kolumner, lägga in mallnycklar etc.

Tanken bakom 24SevenOffice bokföringsmodul är i korta drag att göra hanteringen av debet- och kreditposterna så enkel och effektiv som möjligt – utan att detta behöver kompromissa med den funktionalitet som en bokförare eller revisorer behöver – oavsett om dennes klient är en liten eller stor kund.

Läs mer om bokföringsmodulen här.

Bank och utbetalningar
24SevenOffice är integrerat mot bank, så att kund eller bokförare och revisor kan göra betalningar direkt från systemet. Alla utbetalningar matchas automatiskt mot reskontra i 24SevenOffice CRM-system.

Utgående verifikationsflöde

fakturering

Fakturering
Kund kan använda standardmallar eller själv definiera vad faktura- och ordermallar skall innehålla. Mallar anpassas effektivt med funktionen «drag & drop». Bokförare kan även dela mallnycklar med sina kunder, så att man med endast ett tangenttryck får fram önskat upplägg.

Fakturamodulen har funktioner som produkt- och kundregister, snabbfakturering, order-/fakturakopiering, kreditering, valutafakturering, periodisering, dimensioner, resthantering, inställningar för rabatter, inställningar för fakturaavgift – för att nämna några.

24SevenOffice erbjuder automatisk distribution av fakturor fram till kund, oavsett om man vill skicka fakturor som elektronisk faktura, PDF-faktura eller utskrift av faktura.

Direkt bokföring
Alla utgående fakturor bokförs automatiskt när kunden klickar på «fakturor».

Bank och inbetalningar
24SevenOffice är integrerat mot bank. Alla inbetalningar matchas automatiskt mot reskontra på kundkort-systemet.

Med 24SevenOffice bankavstämningsmodul är det effektivt att kontrollera poster i bokföringen. Systemet läser in returfiler från bank, så att avstämningen går automatiskt, såvida summan från alla verifikationer och transaktioner blir noll.

Eventuella fel i avstämningar notifieras och meddelas, så att bokförare och revisor kan ta hand om dessa manuellt. Från bankavstämningsmodulen har du full spårbarhet med funktionen «drill down» ner till verifikationsnivå.

24SevenOffice är färdigintegrerad mot Altinn, så att du kan skicka in momsuppgifter med kod från Altinn, direkt till 24SevenOffice.

Presentation och rapportering

Att kund och bokförare eller revisor arbetar transparent i samma system i molnet gör det möjligt för kunder att fortlöpande ha tillgång till uppdaterad bokföring.

Genom att använda bokföring och rapporter som ett viktigt styrningsverktyg för verksamheten har kunder de bästa förutsättningar att fatta bra beslut med fokus på framtiden, inte dåtiden. Tiden när kunder var nöjda med att få rapporter skickade en gång per månad via e-post är definitivt snart förbi.

En viktig förutsättning för att bokförare och revisor skall kunna ge rådgivning till en kund på ett bra sätt, är att kunden har kunskap om företagets ekonomiska situation och status. En vd skall inte behöva var ekonom för att kunna bokföringen som ett styrningsverktyg för verksamheten.

Vårt mål är att göra det enkelt för bokförare och revisor att bistå sina kunder på bästa sätt. 24SevenOffice erbjuder allt från enkla till mer avancerade rapporter i realtid – som ger kunden ett bra underlag för att diskutera och tolka bokförings- och redovisningsinformation fortlöpande med bokförare eller revisor.

Mobil

mobil

En hektisk arbetsdag har mer än ett «modus» – och består av ett brett spektrum av arbetssätt. Därför är det viktigt med flexibla verktyg, där det är enkelt att ge input och hela tiden hålla sig uppdaterad – oavsett om det skulle vara från en laptop eller smarttelefon.

24SevenOffice Mobil har utvecklats med målsättning och syfte att vara ett användbart verktyg i de situationer där det redan är naturligt att använda mobilen för att hålla sig uppdaterad – eller utföra olika arbetsuppgifter i arbetsvardagen.

Teknologi och integrationer

24SevenOffice har ett öppet API, något som i korta drag innebär att systemet möjliggör användning av integrationer mot andra system – samt att det är möjligt att utveckla skräddarsydda applikationer som är integrerade mot 24SevenOffice – anpassade till kundens behov och önskemål.

Detta innebär att bokförare och revisorer som använder sig av 24SevenOffice kan erbjuda lösningar och integrationer som gör vardagen enklare och mer effektiv för deras kunder.

Hur vore det att kunna erbjuda en kund med webbutik att få alla sina transaktioner automatiskt överförda till ekonomi- och redovisningssystemet, klara för bokföring? Eller att få uppgifterna från dagskassan i butiken direkt till systemet?

24SevenOffice är färdig integrerat mot en rad stora aktörer och lösningar – från bank, webbutik, kassasystem, årsberättelse/-rapport, uppdragshantering, kampanjverktyg – till telefoni.