Så hittar du ett effektivt projektstyrningsverktyg som passar ditt företag

För väldigt många företag, och inte minst för de som säljer timbaserade tjänster, är ett effektivt projektstyrningsverktyg alfa omega. Som projektledare är det enormt mycket att hålla koll på, och om inte projektledaren själv har koll på läget, då har i regel ingen annan det heller!

Det är mycket som hela tiden ska dokumenteras; kostnader, intäkter, timmar, materialförbrukning etc. Här är det fördelaktigt med ett effektivt projektstyrningsverktyg. Men det kanske allra viktigaste att ha kontroll på är dialogen som du har med kunden. Att förlora en missnöjd kund, kan ofta resultera i en dyr affär för företaget. Därför är det extra viktigt och framförallt lönsamt med effektiv projektledning ni företaget.

Kommunikation - A och O för projektledning

Så vad är egentligen ett bra och effektivt projektstyrningsverktyg? Der är flera saker som bör vara på plats, men själva grunden är något så enkelt och så svårt som… har du någon gissning? Precis, bra kommunikation. Då talar vi inte enbart om direktkontakt med kunden utan om grunden som måste finnas på plats i interaktionen. Vi pratar om allt bakom, det som som kunden inte ser. Grunden för att få översikt över projektet och inte minst kontroll över det.

Om fundamentet för effektiv interaktion är på plats, kommer kommunikationen vara lättare!

Viktiga aspekter för effektiva och användarvänliga projektstyrningsverktyg

Kostnader, intäkter, tidrapportering och materialförbrukning är bara några exempel på vad ett företag måste ha kontroll på genom alla faser i ett projekt. Kostnadseffektiva projektstyrningsverktyg bör därför ha som mål att effektivisera och strömlinjeforma alla olika faser i projekten.

Det finns inget facit på vilket projektstyrningsverktyg som är det bästa för exempelvis ett konsultföretag, eftersom allt beror på företagets utgångspunkt och behov. Därför är det viktigt att kartlägga företagets behov för att se vilka funktioner som är nödvändiga. Några värdefulla aspekter att se över kan bland annat vara:

• Användarvänlighet: Det finns många verktyg att välja mellan på marknaden. Tyvärr är många av dem både omoderna och komplicerade. Investera i ett verktyg som är enkelt att använda för alla inom organisationen och som bidrar till en smidig upplärning.
• Professionellt gränssnitt: Som nämnt ovan, finns det många verktyg som är omoderna och därmed har ett omodernt gränssnitt. En av de viktigaste kriterierna för att välja rätt verktyg bör därför vara funktionalitet.
• Planeringsverktyg: Se till att verktyget du väljer har funktioner som innebär att du har möjlighet att se projekt i ett Gantt-diagram istället för i en lista. Gantt-diagram ger dig en grafisk presentation av projektplanen med färgkoder baserat på status. På så sätt får du en tydligare bild över projektet och kan planera därefter.
• Resurshantering: Syftet med att använda ett projektstyrningsverktyg är att få bättre översikt. Välj därför efter ett verktyg där du enkelt kan administrera projekt baserat på uppgifter och projektgrupper, som i tillägg underlättar kommunikationen med aktuella projektdeltagare.
• Externt samarbete: Många projekt är stora och komplexa, vilket ofta kräver samarbete med en tredje part. Välj ett verktyg med funktionalitet som stödjer extern delning av projekt, så att du enkelt kan bjuda in nyckelpersoner utanför verksamheten.
• Tidrapportering: För att ha full kontroll över framsteg och tidsförbrukning, se efter ett verktyg där du kan koppla de registrerade timmarna mot specifika projekt.
• Rapportering i realtid: Välj ett verktyg som har rapportering i realtid och därmed kan återspegla projektets nuvarande status.
• Dashboards och rapporter: Företag som driver större projekt, har vanligtvis ett större behov för specifika rapporter. Därför kan det vara smart att se på möjligheterna kring inbyggda dashboards och skräddarsydda rapporter.
• Säkerhet: Funktionalitet är en sak, men se till att all data lagras i ett molnbaserat verktyg och hanteras på ett tryggt och säkert sätt.
  
  

Se alltid efter smarta funktioner

Funktionalitet i ett projektstyrningsverktyg kan variera från leverantör till leverantör. Det beror ofta på om verktyget är gratis, beräknat för mindre eller större företag. Några av de vanligt förekommande funktionerna man kan förvänta sig av verktyg som finns på marknaden idag är:

• Tillgång till projektredovisning: Översikt över projektets redovisning i realtid.
• Full kontroll på alla faser i ett projekt: Möjlighet att planera, genomföra, delegera uppgifter, styra resurser, rättigheter och registrera intäkter och kostnader för projektet.
• Fakturering av uppdrag och timmar: Registrering av timmar kopplas mot projekt, vilket ger dig kontinuerlig tillgång till nödvändig data inför fakturering. Fakturaspecifikationer kommer också automatiskt med på fakturan.
• Resurshantering: Enkelt att fördela resurser till projektet med full kontroll på progression och status.
• E-postkommunikation: Möjlighet att koppla e-postkommunikation direkt mot projektet, vilket främjar transparent kommunikation med projektdeltagarna.
• Projektrapport: Rapporter som ger en tydlig översikt över kostnader, intäkter, timmar, lönsamhet och faktureringsgrad.
• Dokumentområde: Full kontroll över dokument tillhörande varje projekt.