Ett välfungerande och effektivt lönesystem är inte bara en fördel, utan avgörande för att undvika fel och säkerställa en smidig lönehantering. Varje företag är unikt och har specifika behov – därför är det viktigt att hitta rätt lönesystem för just ditt företag.
Undvik fel och förseningar i lönehanteringen
De flesta anställda lägger stor vikt vid sin lön - fel och förseningar i lönehanteringen kan skapa irritation och orsaka problem på flera fronter. När lönehanteringen inte fungerar som den ska, kan det till och med påverka planerade autogiro betalningar negativt.
Krävande och repetitiva processer
I den traditionella lönehanteringen ingår det många nödvändiga operationer och uppgifter som kräver manuell hantering, vilket är både repetitivt och tidskrävande för användarna.
Både små och stora företag bör noggrant utvärdera sitt befintliga lönesystem och sina aktuella behov innan de forskar om lämplig programvara för lönehantering. Det är också avgörande att ha en långsiktig strategi kring centrala företagsområden, medarbetares tillfredsställelse och det övergripande informations- och transaktionsflödet.
Ett mer automatiserat lönesystem
Genom att välja ett smart lönesystem automatiserar och effektiviserar företag alla centrala steg i lönehanteringen.
Den optimala processen inleds med automatisk start av löneutbetalning, och meddelanden till samtliga attestanter, följt av en effektiv insamling av information från chefer, en smidig attestering, löneutbetalning och avstämning – allt integrerat i företagets ERP-system. Ett nära samarbete mellan anställda, chefer och löneadministratörer är avgörande för att säkerställa en effektiv lönehantering.
Vad bör du tänka på innan du väljer lönesystem?
Att byta lönessystem kan vara en komplex process, men det är viktigt att ha ett fungerande system som uppfyller era behov. Därför kan det vara värt att överväga att investera i ett lönesystem som är anpassat efter era krav.
Om du funderar på att byta lönesystem, finns det några faktorer som det kan vara värdefullt tänka på:
Erbjuder systemet möjlighet att automatisera så många processer som möjligt?
Är det möjligt att integrera all inmatning och tidsrapportering (som till exempel övertid och timbaserad lön) direkt in i lönessystemet, redan godkänd av alla chefer och mellanchefer? Kommer semester, sjukdom och ersättningar från Försäkringskassan automatiskt in i lönesystemet?
Många är inte medvetna om att det finns lönesystem som tillåter automatisering av centrala steg, minskar onödiga klick för löneadministratörer och samtidigt förenklar processen för löneansvariga och mottagare genom vad som kan kallas en "self-service-lösning".
Det är inte längre nödvändigt att spendera en massa tid på att jämföra arbetsgivaravgifter, skatteavdrag, utlägg och semesterersättningar. Nu kan du dessutom få automatiska aviseringar inför löneutbetalningen till alla lönehanterare. Därefter kan löneadministratören själv välja hur lång tid i förväg aviseringarna ska skickas ut.
Erbjuder lönesystemet snabb registrering av löner?
Möjlighet till massregistrering och snabbregistrering för alla anställda, samt automatisk löneutbetalning vid fast månadslön. Det är värt att undersöka om detta erbjuds av det lönesystem du överväger, då det kan spara både tid och resurser för dig och ditt företag!
Hur är supporten du får från leverantören?
Oförutsedda händelser kan inträffa, även vid lönehantering. Då är det en fördel att leverantören av lönesystemet håller hög kvalitet och är lättillgänglig - en viktig kontrollpunkt.
Hur enkelt är det att implementera systemet? Kan data från ditt befintliga system enkelt importeras? Detta gör det naturligtvis mycket enklare att byta lönesystem.
Kan lönesystemet genomföra effektiva utbetalningar direkt från systemet?
När löneutbetalningar sker direkt från systemets bankmodul så slipper man att exportera och importera lönefiler till företagets bank. Det är mycket fördelaktigt!
Kan lön effektivt kopplas till projekt?
En enhetlig datahantering i hela ert system är avgörande och sparar tid genom att undvika dubbelarbete. Med full integration i ert redovisningssystem och ERP-plattformen kommer ni att uppleva betydligt förbättrad effektivitet på alla fronter.
Kan man få full översikt över alla lönekunder från ett och samma ställe?
Undersök om det är möjligt att få en heltäckande översikt över aspekter som utbetalningsdatum, preliminärskatt, arbetsgivaravgift och godkännande. För dem som hanterar flera lönekunder är en strukturerad arbetslista avgörande för effektiv kundhantering.
Är lönesystemet molnbaserat?
Det kan verka självklart år 2023, men det finns fortfarande lönessystem på marknaden som är begränsade till specifika datorer där systemet är installerat. Fördelarna med att använda molnbaserade lönesystem är tydliga – du kan arbeta i systemet när som helst och var som helst.
Kan lönesystemet enkelt integreras med andra affärssystem?
Kan systemet integreras med andra system för att ge en "allt-i-ett"-lösning, eller är det ett fristående program? En fördel med en integrerad lösning, som 24SevenOffice's lönesystem, är att olika system kan samarbeta sömlöst utan behov av manuell datainmatning.
De bästa lönessystemen på marknaden erbjuder en sömlös och optimerad användarupplevelse som är skräddarsydd för din roll. Oavsett om du är löneadministratör, redovisningskonsult, VD eller CFO – eller om du som privatperson eller anställd behöver hantera löneinformation, granska lönespecifikationer, registrera frånvaro och semester.
Vi hoppas att denna artikel är till hjälp när du väljer ett lönesystem!
