Tre viktiga tips för att välja rätt affärssystem och skapa det perfekta ekosystemet
Det genomsnittliga svenska företaget är kund hos sin affärssystemsleverantör mellan åtta till tolv år. Därför är det extra viktigt att man väljer rätt från början, för att organisationen inte ska växa ur systemet för tidigt eller saknar vissa önskvärda funktioner – det kan nämligen bli kostsamt. I detta blogginlägg ger 24SevenOffice sina tips på vägen till det perfekta ekosystemet.
Så väljer du rätt affärssystem: En komplex process
Marknaden för affärssystem kan kännas överväldigande och komplex. Som säljare av affärssystem har jag stor förståelse för denna utmaning. Det finns hundratals system och funktioner som lovar att öka effektiviteten och lönsamheten, vilket gör det svårt att navigera. Det stora utbudet ger fantastiska möjligheter, men väcker också frågan: Var börjar jag?
Att utvärdera och välja rätt affärssystem för din verksamhet är en viktig och ibland svår uppgift. Därför rekommenderar jag att du innan du börjar leta efter leverantörer, bokar interna möten med nyckelpersoner på flera nivåer inom organisationen för att förstå deras behov och utmaningar. Särskilt viktigt är att identifiera manuella arbetsuppgifter och beräkna hur mycket dessa kostar i tid och pengar. Genom att få en bättre överblick över era behov kan ni presentera dessa för potentiella systemleverantörer och få konkreta lösningar som sparar både tid och pengar.
Exempel på effektivisering
En bra fråga att ställa till en potentiell leverantör kan vara: Idag bokför vi en leverantörsfaktura på 10 minuter och vi hanterar 500 leverantörsfakturor per månad. Detta kostar oss X kronor och X antal timmar. Finns det ett mer kostnadseffektivt sätt att hantera fakturorna?
Vi som arbetar dagligen med affärssystem har god kännedom om de mest effektiva lösningarna och bästa praxis. Här är tre viktiga tips på vägen mot det perfekta affärssystemsekosystemet:
1. Prioritera
Ta reda på vilka funktionaliteter som är ett måste att ha och vilka som är trevliga att ha. Det förenklar urvalet av leverantörer och sparar er tid.
2. Läs på och gör research
Lär er gärna av branschkollegor men gör även er egen research, för det finns med största sannolikhet system som är bättre för er. Ni vill ju ha den bästa och mest kostnadseffektiva lösningen.
3. Få en helhetsöversikt
Titta på de olika leverantörernas lösningar och analysera fördelar och eventuella nackdelar. För detta kan jag rekommendera att använda en systemguide, som till exempel Business With, en sökmotor som hjälper er att hitta rätt leverantör baserat på de kriterier och behov ni anger.
Det perfekta enskilda affärssystemet finns inte
Det perfekta affärssystemet finns inte. Var förberedd på att behöva göra kompromisser. Det som istället går att uppnå är ett perfekt ekosystem som passar just er organisation. För att skapa detta krävs ofta flera externa och integrerade lösningar. Ju färre externa leverantörer och integrationer ni har, desto enklare blir det att hantera systemen och få större fördelar, såsom:
- Ökad flexibilitet att påverka och anpassa lösningarna efter behov
- Möjlighet att efterfråga specialutveckling och funktioner
- Effektivare kommunikation och support, och ett tydligare ansvarsförhållande
Avsätt tid för research och upphandling
Stressa inte vid val av nytt affärssystem, utan avsätt tid till research och upphandling. Det tar viss tid initialt, men kommer på sikt att spara er både tid och pengar. Jämfört med de åtta till tolv år ni statistiskt sett kommer att använda systemet är det en liten investering. Vi på 24SevenOffice är redo att hjälpa dig att hitta en lösning, affärssystem, som samlar allt ni behöver i ett och samma system. Med funktioner för lön, CRM, rese- och utläggshantering, och mycket mer, kan vi skapa ett skräddarsytt ekosystem som förenklar och effektiviserar din verksamhet. Kontakta oss idag så hjälper vi dig att ta nästa steg mot en smartare och mer digital framtid!
