Tidrapportering är ett enkelt och effektivt sätt för ett företag att registrera, följa upp, godkänna och fakturera timmar inom verksamheten. Tidrapportering är det viktigaste grundlaget för att bland annat kunna utbetala lön, föra projektredovisning, registrera ordrar och fakturera.
Genom att registrera timmar digitalt, alltså på webb, kan företaget säga farväl till handskrivna timlistor och manuell summering. Tidrapportering säkerställer effektiva rutiner, optimering av olika processer och ger dig dessutom bättre kontroll.
Vad är en tidrapport?
En tidrapport ger en översikt över hur många timmar en anställd har arbetat. För företag med mer avancerade behov, exempelvis redovisningsbyråer, kan en tidrapport även specificera vilka kunder som konsulten har arbetat med, hur många timmar som har registrerats per uppdrag samt hur många av dessa timmar som är fakturerbara.
Vad är tidrapportering?
Tidrapportering är processen att registrera arbetade timmar för att beräkna löner, fakturera kunder och analysera resursanvändning. Med ett effektivt tidrapporteringsverktyg kan företag enkelt hålla koll på timmar, förbättra arbetsflöden och säkerställa korrekt fakturering.
Varför bör ditt företag använda ett tidrapporteringsverktyg?
Det finns två givna anledningar till varför ditt företag bör använda ett molnbaserat tidrapporteringsverktyg och båda är relaterade till kontroll. Först och främst får företaget bättre kontroll på de faktiska timmarna som faktureras. För det andra får ledare och chefer en tydlig översikt på hur de anställda spenderar arbetstiden och kan därför justera resurser därefter.
Vi hoppas och tror att du är en ledare med ambitioner om tillväxt. När ditt företag växer och utvecklas innebär det även att behovet av uppgraderade system ökar, som igen främjar effektiviteten. Detta är speciellt svårt att lyckas med om man fortfarande registrerar timmar på det gamla tillvägagångssättet.
Tidrapportering ger företaget större grad av flexibilitet och kontroll, men det stoppar inte där. Fler anledningar till att använda ett tidrapporteringsverktyg är bland annat:
-
Enklare att godkänna och fakturera timmar
-
Bättre projektredovisning och resultat
-
Tidsbesparande och effektivt
-
Ökad faktureringsgrad
-
Ökad kontroll på de anställdas tidsåtgång
-
Enklare att kartlägga flaskhalsar
-
Enklare att fördela timmar på projekt, aktiviteter och kunder
-
Bättre och mer noggrann dokumentation på anställda och kunder.
Kundhistoria: Läs mer om hur PS Occasion effektiviserade sin projektplanering och resursstyrning med Busy.
Vilka är fördelarna med ett tidrapporteringsverktyg?
Verkligheten är att företag kan förlora mycket pengar på att det varken faktureras i tid eller korrekt. Med hjälp av rätt tidrapporteringsverktyg kan du enkelt undgå detta problem!
Tidrapportering – var som helst, när som helst
Att förhålla sig till handskrivna timlistor och manuell registrering är en besvärlig och riskabel process. Sannolikheten för att ett fel uppstår är stor och det kan snabbt resultera i kostnader och frustration. Med ett molnbaserat tidrapporteringsverktyg kan de anställda registrera timmar fortlöpande – oavsett var de befinner sig. När anställda dessutom kan använda mobilappar för att registrera timmar, har de större flexibilitet samtidigt som du som chef får full kontroll på tidsåtgången och kan undvika eventuella fel.
Godkännande av timmar när du är på språng
Som ledare kan du enkelt godkänna anställdas tidsåtgång medan du är på språng. Det enda du behöver är en mobil eller en surfplatta med tillgång till internet.
Enkelt att fakturera timmar
Full översikt över registrerade timmar bidrar till noggrann fakturering. I tillägg främjar det även automatisering i många fall. Exempelvis om ett företag använder sig av ett projektstyrningsverktyg som är integrerat med tidrapporteringsverktyget, kan timmar och kostnader registreras mot ett specifikt projekt och därmed automatisk skapa ett underlag för fakturering.
Bra budgetkontroll
Tidrapportering gör det inte bara enklare för de anställda och för dig som ledare, utan även de ekonomiska kostnaderna blir enklare att ha kontroll på. Genom att ha en tydlig översikt över tidsåtgången kommer du i större grad kunna estimera kostnader och se till att företaget håller sig innanför den satta budgeten.
Analys och rapporter
Ett bra tidrapporteringsverktyg gör det möjligt att exportera skräddarsydda rapporter och analyser för registrerade timmar. Timmarna kan till exempel kopplas till ett specifikt projekt, avdelning eller uppgift. På så sätt har du alltid kontroll på de spenderade timmarna och data i realtid, samtidigt som du kan anpassa rapporterna efter din specifika bransch.
Från tidrapportering till lönesystem
De mest moderna molnbaserade systemen gör det även möjligt att använda registrerade timmar som underlag för lön, utan manuell överföring. Tid är pengar och genom att automatisera processen för tidsrapportering, får du en snabbare och enklare väg till lönesystemet. Det är tidsbesparande, effektivt och du undviker dessutom missberäkningar.
API och integration
De mest moderna molnbaserade systemen har även ett öppet API och lägger tillrätta för integrationer mot andra system. På så vis kan företaget få ut det mesta av systemet.
Vad bör du tänka på när du väljer ett tidrapporteringsverktyg?
Det är ingen tvekan om att tidrapportering har en positiv inverkan på dig som ledare, till anställda och även företaget i helhet. Du kanske redan är väl medveten om detta men osäker på hur du hittar det verktyg som passar just ditt företags behov. För att hjälpa dig med just detta, går vi igenom några av de viktigaste frågorna du bör ställa inför valet av ett tidrapporteringsverktyg.
-
Är tidrapporteringen enkelt och intuitiv?
-
Kan anställda registrera timmar från app eller är verktyget endast tillgänglig på desktop?
-
Kan du som ledare godkänna timmar fortlöpande?
-
Är det enkelt för dig som ledare att fakturera timmar?
-
Snackar systemet med andra system? Exempelvis integrerat mot ett projektstyrningsverktyg eller lönesystem?
-
Är systemet skalbart?
Analysera ditt företags behov och använd de ovanstående frågorna som en guide för att välja det tidrapporteringsverktyg som passar er bäst. Många leverantörer erbjuder gratis provperioder, vilket ger dig möjlighet att testa gränssnittet och upptäcka systemets funktioner. Genom att jämföra olika alternativ kan du fatta ett välgrundat beslut och hitta det bästa verktyget för tidrapportering.
Vad kostar ett tidrapporteringsverktyg?
Priset för ett tidrapporteringsverktyg varierar beroende på leverantör, funktionalitet och specifika företagsbehov. Vi rekommenderar att du noggrant utvärderar olika alternativ för att hitta det verktyg som bäst uppfyller era krav, och därefter för en dialog med leverantören om priset. På 24SevenOffice har vi lång erfarenhet av att hjälpa företag att implementera effektiva lösningar för tidrapportering och projekthantering. Vi stöttar gärna ditt företag genom hela processen för att säkerställa en smidig övergång och maximalt värde av systemet.
