Tidrapportering är ett enkelt och effektivt sätt för ett företag att registrera, följa upp, godkänna och fakturera timmar inom verksamheten. Tidrapportering är det viktigaste grundlaget för att bland annat kunna utbetala lön, föra projektredovisning, registrera ordrar och fakturera.
Genom att registrera timmar digitalt, alltså på webb, kan företaget säga farväl till handskrivna timlistor och manuell summering. Tidrapportering säkerställer effektiva rutiner, optimering av olika processer och ger dig dessutom bättre kontroll.
Vad är en tidrapport?
En tidrapport ger en översikt över hur många timmar en anställd har arbetat. För företag med mer avancerade behov, exempelvis redovisningsbyråer, kan en tidrapport även specificera vilka kunder som konsulten har arbetat med, hur många timmar som har registrerats per uppdrag samt hur många av dessa timmar som är fakturerbara.
Vad är tidrapportering?
Tidrapportering är processen att registrera arbetade timmar för att beräkna löner, fakturera kunder och analysera resursanvändning. Med ett effektivt tidrapporteringsverktyg kan företag enkelt hålla koll på timmar, förbättra arbetsflöden och säkerställa korrekt fakturering.
Varför bör ditt företag använda ett tidrapporteringsverktyg?
Det finns två givna anledningar till varför ditt företag bör använda ett molnbaserat tidrapporteringsverktyg och båda är relaterade till kontroll. Först och främst får företaget bättre kontroll på de faktiska timmarna som faktureras. För det andra får ledare och chefer en tydlig översikt på hur de anställda spenderar arbetstiden och kan därför justera resurser därefter.
Vi hoppas och tror att du är en ledare med ambitioner om tillväxt. När ditt företag växer och utvecklas innebär det även att behovet av uppgraderade system ökar, som igen främjar effektiviteten. Detta är speciellt svårt att lyckas med om man fortfarande registrerar timmar på det gamla tillvägagångssättet.
Tidrapportering ger företaget större grad av flexibilitet och kontroll, men det stoppar inte där. Fler anledningar till att använda ett tidrapporteringsverktyg är bland annat:
-
Enklare att godkänna och fakturera timmar
-
Bättre projektredovisning och resultat
-
Tidsbesparande och effektivt
-
Ökad faktureringsgrad
-
Ökad kontroll på de anställdas tidsåtgång
-
Enklare att kartlägga flaskhalsar
-
Enklare att fördela timmar på projekt, aktiviteter och kunder
-
Bättre och mer noggrann dokumentation på anställda och kunder.
Kundhistoria: Läs mer om hur PS Occasion effektiviserade sin projektplanering och resursstyrning med Busy.
Varför använda ett tidrapporteringsverktyg?
Ett tidrapporteringsverktyg säkerställer att arbetstid registreras korrekt, vilket leder till exakt fakturering och ökad lönsamhet. Det förenklar resursplanering, frigör tid genom automatiserad administration och ger värdefulla insikter via tydliga rapporter. Genom att effektivisera dessa processer bidrar verktyget till bättre kontroll och högre produktivitet i verksamheten.
Tidrapportering – enkelt och flexibelt, var du än är
Att hantera handskrivna tidrapporter och manuella registreringar är både tidskrävande och riskfyllt. Fel kan lätt uppstå, vilket ofta leder till onödiga kostnader och frustration. Med ett molnbaserat tidrapporteringsverktyg kan dina medarbetare smidigt rapportera sina timmar i realtid, oavsett var de befinner sig. Genom att använda en mobilapp får de dessutom större flexibilitet, medan du som arbetsgivare behåller full kontroll över tidsåtgången och minimerar risken för misstag. Ett digitalt verktyg gör tidrapporteringen både enklare och mer tillförlitlig – för alla inblandade.
Hantera tidrapportering enkelt, oavsett var du är
Som ledare kan du smidigt godkänna medarbetares tidsregistreringar via mobil eller surfplatta så länge du har internet. Det gör det möjligt att hantera arbetstiden effektivt även när du är på språng.
Förenkla faktureringen med bättre översikt
Med full översikt över registrerade timmar blir det enkelt att skapa korrekta fakturor. Dessutom kan du dra nytta av automatisering, särskilt om ditt tidrapporteringsverktyg är integrerat med ett projektstyrningssystem. På så sätt kan timmar och kostnader kopplas till specifika projekt och automatiskt generera faktureringsunderlag.
Bättre kontroll över budgeten
Tidrapportering är inte bara en fördel för anställda och ledare – det stärker också ekonomisk kontroll. Med tydlig insyn i tidsåtgången kan du enklare beräkna kostnader och säkerställa att företaget håller sig inom budget. Samtidigt skapas bättre förutsättningar för att planera och optimera resurserna i framtiden.
Analys och rapporter
Ett bra tidrapporteringsverktyg gör det möjligt att exportera skräddarsydda rapporter och analyser för registrerade timmar. Timmarna kan till exempel kopplas till ett specifikt projekt, avdelning eller uppgift. På så sätt har du alltid kontroll på de spenderade timmarna och data i realtid, samtidigt som du kan anpassa rapporterna efter din specifika bransch.
Från tidrapportering till lönesystem
De mest moderna molnbaserade systemen gör det även möjligt att använda registrerade timmar som underlag för lön, utan manuell överföring. Tid är pengar och genom att automatisera processen för tidsrapportering, får du en snabbare och enklare väg till lönesystemet. Det är tidsbesparande, effektivt och du undviker dessutom missberäkningar.
API och integration
De mest moderna molnbaserade systemen har även ett öppet API och lägger tillrätta för integrationer mot andra system. På så vis kan företaget få ut det mesta av systemet.
Vad bör du tänka på när du väljer ett tidrapporteringsverktyg?
Det är ingen tvekan om att tidrapportering har en positiv inverkan på dig som ledare, till anställda och även företaget i helhet. Du kanske redan är väl medveten om detta men osäker på hur du hittar det verktyg som passar just ditt företags behov. För att hjälpa dig med just detta, går vi igenom några av de viktigaste frågorna du bör ställa inför valet av ett tidrapporteringsverktyg.
-
Är tidrapporteringen enkelt och intuitiv?
-
Kan anställda registrera timmar från app eller är verktyget endast tillgänglig på desktop?
-
Kan du som ledare godkänna timmar fortlöpande?
-
Är det enkelt för dig som ledare att fakturera timmar?
-
Snackar systemet med andra system? Exempelvis integrerat mot ett projektstyrningsverktyg eller lönesystem?
-
Är systemet skalbart?
Analysera ditt företags behov och använd de ovanstående frågorna som en guide för att välja det tidrapporteringsverktyg som passar er bäst. Många leverantörer erbjuder gratis provperioder, vilket ger dig möjlighet att testa gränssnittet och upptäcka systemets funktioner. Genom att jämföra olika alternativ kan du fatta ett välgrundat beslut och hitta det bästa verktyget för tidrapportering.
Vad kostar ett tidrapporteringsverktyg?
Priset för ett tidrapporteringsverktyg varierar beroende på leverantör, funktionalitet och specifika företagsbehov. Vi rekommenderar att du noggrant utvärderar olika alternativ för att hitta det verktyg som bäst uppfyller era krav, och därefter för en dialog med leverantören om priset. På 24SevenOffice har vi lång erfarenhet av att hjälpa företag att implementera effektiva lösningar för tidrapportering och projekthantering. Vi stöttar gärna ditt företag genom hela processen för att säkerställa en smidig övergång och maximalt värde av systemet.
