Vad är ett molnbaserat faktureringsprogram?

Ett molnbaserat faktureringsprogram är ett system som skapar och utfärdar försäljningsdokument automatiskt. Försäljningsdokument kan bland annat vara fakturor, anteckningar och kvitton, som enkelt kan framställas med hjälp av färdiga mallar. Detta bidrar till en effektiv faktureringsprocess för ditt företag.

Kort summerat; med ett faktureringsprogram online kan du hantera kärnprocesser som involverar automatiserad fakturering, personaliserade fakturor, produktion- och automatisering av rapporter, vilket ger dig full kontroll på företagets intäkter och kostnader.

Vilka funktioner har ett molnbaserat faktureringsprogram?

De flesta molnbaserade faktureringsprogram erbjuder en mängd olika funktioner. Några av de vanligt förekommande funktionerna hos program som finns på marknaden idag är:

Fakturahantering

Alla ingående verifikationer samlas på ett ställe innan de skickas vidare.

Bokföring

Anpassning och automatisering av verifikationsflöden, med möjlighet för manuell bokföring.

Påminnelser och inkasso

Företaget slipper att spendera tid på påminnelser och inkasso då processen enkelt kan automatiseras genom att sälja faktura. På så sätt kan företaget förbättra likviditeten och reducera kreditrisken.

Rapportering och budgetering

Enkel budgetering per huvudbokskonto och nyttiga kontrollrapporter.

Reskontra

Kund- och leverantörsreskontra är alltid uppdaterad i realtid. På så sätt har du full översikt och kan enkelt kolla status på in- och utbetalningar, utan manuell hantering eller via internetbanken.

Attestering

Baserat på egendefinierade regler kan verifikationer automatiskt skickas till rätt person för attestering.

Bankavstämning

In- och utbetalningar blir automatiskt avstämt mot bank.

Moms

Automatisk momsomföring och export av Eskd-fil för inlämning till Skatteverket.

Direkt integrerat mot bank

Registrera betalningar direkt i systemet och vidarebefordra till bank för betalning.

Fördefinierade och skräddarsydda fakturamallar

Genom att skapa fördefinierade och skräddarsydda fakturamallar sparar du tid och effektiviserar fakturaprocessen. I tillägg stärks företagets varumärke då fakturan kommer att upplevas som mer professionell. I vissa system har du också möjlighet att integrera information från projekt, tidrapporter och kundregister.

Skattedeklaration och rapportering

I ett modernt program har du möjligheten att utföra skatterapportering direkt i faktureringsprogrammet.

Stöd för flera valutor

En viktig funktion för företag som är verksamma globalt.

API och integrationer

Ett modernt och molnbaserat faktureringsprogram bör ha ett öppet API, som innebär att programmet är anpassat för integrationer mot andra system.

Vilka är fördelarna med att använda ett molnbaserat faktureringsprogram?

Att ha kontroll på företagets intäkter och kostnader är avgörande för framgång och ett molnbaserat faktureringsprogram bidrar till att effektivisera detta. Det finns även fler fördelar med att använda ett molnbaserat faktureringsprogram:

 

• Reducerar försenade betalningar

• Snabbare inbetalningar

• Reducerar kostnader

• Reducerar förlorade betalningar

• Hjälper företaget att upprätthålla en professionell image

• Bidrar till att strömlinjeforma processer genom automatisering

• Reducerar bedrägerier och förbättrar säkerhet

• Ingen dyr hårdvara

• Tillgänglig data när som helst

 

Vad kostar ett molnbaserat faktureringsprogram?

Ett faktureringsprogram kan både erbjudas som en fristående applikation eller som en del av ett komplett affärssystem. Dock är det viktigt att betona att ett faktureringsprogram är beroende av kopplingen mellan andra system som till exempel bokföringsprogram för att kunna utföra dess funktioner. Därför är de flesta faktureringsprogram ofta bara en av flera moduler tillhörande ett affärssystem.

Priserna kan variera en hel del – allt från gratis programvara för mindre företag, till priser som följer antalet användare och kunder. De flesta av dagens leverantörer erbjuder flexibla prismodeller baserade på företagets storlek och behov.

Då prismodellen kan variera beroende på vilka funktioner och antal användare företaget behöver är det smart att jämföra priser från olika leverantörer så att du kan vara säker på att du väljer det system som tillgodoser företagets behov bäst. Ett gratis faktureringsprogram kanske låter lockande, men får du alla funktioner som företaget faktiskt behöver? Att investera i ett faktureringsprogram som möter behoven är oftast värt en slant.

Läs också: Vad är ett bokföringsprogram

Kan en redovisningskonsult få tillgång till faktureringsprogram?

Detta är en viktig fråga som kan vara avgörande för att uppnå effektiva arbetsprocesser. Många systemleverantörer idag låter därför företag och redovisningskonsult jobba transparent i samma system – i realtid och utan extra kostnad. Många erbjuder också fri tillgång för revisor.

Hur väljer man det bästa faktureringsprogrammet?

Ett faktureringsprogram erbjuder som sagt en mängd tjänster och funktioner i tillägg till fakturahantering. Innan du väljer system är det därför viktigt att kartlägga företagets behov för att se vilka funktioner som är nödvändiga. Några smarta frågor att ställa kan bland annat vara:

• Är programmet enkelt att använda?

• Är systemet skalbart?

• Kan systemet skräddarsys efter behov?

• Vilka fakturaformat stöttar programmet?

• Finns det en integration mot inkasso, så att du enkelt kan få kontroll på obetalda fakturor?

• Vid behov, kan systemet fakturera i utländska valutor?

• Är det några dolda kostnader vid avgifter eller månadskostnader?

• Ingår support i priset?

• Hur hanteras återställning och säkerhetskopiering?

• Har systemet ett öppet API och tillgång till integrationer?

När dessa frågor är besvarade har du med stor sannolikhet fått en tydlig översikt på vilket system som passar just ditt företag. Boka en demo med systemleverantören för att ta nästa steg mot ett effektivt och molnbaserat faktureringsprogram.