Enkelt tidrapporteringsverktyg även för kreativa team
– Det är generellt sätt en utmaning att få kreativa personer att registrera sina timmar, säger Susanne Svendsen, byråledare på April Reklame.
April Reklame är en del av ett nätverk av företag som erbjuder tjänster inom reklam, design, PR, media, event och kongresser. Under våren 2023 fusionerades reklambyrån med Reklamekollektivet. Med sammanslagningen följde även 24Busy, ett tidrapporteringssystem som Reklamekollektivet hade använt sedan hösten 2022.
Ett system som fungerar för alla anställda
Precis som många andra reklambyråer hade April Reklame upplevt att det var svårt att få anställda att registrera sina arbetstimmar. Därför var det avgörande att hitta ett tidrapporteringssystem som var smidigt, snabbt och tillgängligt för alla roller. Ett system som fungerar för alla.
– Med 24Busy har till och med de mest kreativa blivit motiverade att använda verktyget. Det är så enkelt – de drar bara en linje i tidslinjen, hittar sina projekt och kommer igång direkt, säger Emilie Sørensen, projektledare på byrån.
– Våra designers älskar 24Busy och berömmer det verkligen, eftersom det kräver så lite tid och ansträngning att använda, tillägger hon.
Smidig fusion – strukturen på plats med 24Busy
I samband med fusionen mellan April Reklame och Reklamekollektivet har byrån omstrukturerat flera av sina arbetsrutiner. De har inte bara blivit fler anställda utan också skapat nya team. Med hjälp av 24Busy:s funktioner för tidregistrering, teamsamordning och rapportering kunde processen genomföras effektivt.
– Vi har nu fem “pods”, alltså team med projektledare och specialister, berättar Susanne.
Under den här processen har byrån haft ett stort behov av struktur och översikt, och 24Busy har varit till stor hjälp:
– Att kunna samla alla i ett och samma system, fördela timmar, organisera team och få en tydlig översikt har gjort en enorm skillnad för oss, säger hon.
– I en sådan här övergångsfas är det lätt att tappa effektivitet, men vi upplever att 24Busy har hjälpt oss att behålla den, tillägger hon.
Snabb och smidig implementering
Reklamekollektivet upptäckte 24Busy redan 2019, men började använda det först 2022. Därefter gick implementeringen snabbt.
– Vi var faktiskt lite osäkra i början, så vi dubbelregistrerade våra timmar både i det gamla systemet och i 24Busy, berättar Emilie.
Men tveksamheten försvann snabbt. Efter bara två veckor slutade byrån med dubbelregistreringen och gick över helt till 24Busy. Verktyget blev sedan en naturlig del av fusionen med April Reklame.
– Det tar alltid lite tid att vänja sig vid ett nytt system, men övergången gick otroligt smidigt, säger hon.
Tidrapportering som känns som ett spel
Det som April Reklame uppskattar mest med 24Busy är användarvänligheten och designen.
– Det är väldigt intuitivt och känns nästan som en form av “gamification” av tidrapporteringen, vilket gör det mycket roligare och mer motiverande att använda, säger Susanne.
Som projektledare uppskattar Emilie möjligheten att planera för flera personer samtidigt och lägga in återkommande händelser. Hon lyfter även fram uppgiftsfunktionen, som ger en tydlig översikt över hur mycket tid som lagts på olika uppgifter.
– Jag gillar också kalenderintegrationen. Kalenderhändelser syns automatiskt i tidslinjen och gör planeringen enklare, säger hon.
– Och för oss som i slutet av månaden går igenom och fakturerar fungerar integrationen med Tripletex väldigt bra. Den sparar oss mycket tid, tillägger Susanne.
Framtiden med 24Busy – mer funktioner, samma enkelhet
Byrån är så nöjd med 24Busy att de vill använda verktyget för så mycket som möjligt – och blir förvånade när det är något som saknas.
– Vi tycker att allt är bra, vi vill bara ha mer! Kanske kan framtidens 24Busy ha ännu större fokus på distansarbete och ge en ännu bättre översikt över var alla medarbetare befinner sig, avslutar Susanne.
