Varpgruppen sparade tid och förbättrade struktur med 24SevenOffice

För Varpgruppen, med ett brett verksamhetsområde inom byggnation, fastighetsutveckling, rörläggning och elinstallationer, är översikt och struktur avgörande. Med hjälp av tidrapportering, fakturahantering och bokföring från 24SevenOffice har de sedan 2016 förenklat och automatiserat sina processer.

Petter Tangen från Varpgruppen tar emot oss på kontoret i Norge. Härifrån styrs både Varpgruppen och dess fyra dotterbolag.

Från gula post-it lappar till tidrapportering i mobilen

Tidigare var tidrapporteringen hos Varpgruppen en manuell och tidskrävande process.

- Innan vi började använda 24SevenOffice så skrev de anställda inte ner timmarna varje dag. De skrev ner arbetade timmar på gula lappar i bilen.  När fredagen kom försökte de minnas hela veckan, berättar Petter Tangen, Varpgruppen. 

- Efter att vi började använda tidrapportering i 24SevenOffice har vardagen blivit betydligt enklare för de anställda. Nu synkroniserar de sina arbetstimmar dagligen, och processen går mycket snabbare. "Där finns även projektnummer och all information samlad", berättar Tangen.

Vi reser ut till en arbetsplats där snickaren i Bas Firma, Aleksander Haakensen, arbetar med ett byggprojekt. Han registrerar sina timmar via vår mobilapp.

- Förr skrev vi ner timmarna med papper och penna, vilket var mycket mer jobb och svårt att hålla ordning på. I dag använder vi bara 24SevenOffice i mobilen. Det är både enklare och snabbare för oss på fältet och för kontoret, säger Haakensen.

Bytte från pärmar till skärmar och OCR-tolk

Även inom ekonomiavdelningen har 24SevenOffice skapat stora förbättringar. Sile Hopperstad, ekonomichef på Varpgruppen, berättar om övergången från pärmar till ett digitalt arbetssätt. 

- Tidigare förvarade vi alla bilagor i pärmar, vilket många fortfarande gör. Nu är allt digitalt i 24SevenOffice, och det sparar oss otroligt mycket tid, förklarar Hopperstad.

Sedan 2016 har bokföringen till stor del gått på automatik.

- Idag kommer alla fakturor automatiskt in i mottaget och en OCR scanner fyller automatiskt in den information den läser som ett konteringsförslag. Sedan vidarebefordrar jag verifikationer så att rätt person kan godkänna. När det är gjort så skickas bilagorna till bokföring hos mig. Efter att jag har bokfört så hamnar fakturorna i en betalningslista som skickas till internetbanken och utbetalas automatiskt där, förklarar Hopperstad.

Kontoplan skapar bättre kontroll över projektstyrning

André Sønju, VD för Varp Entreprenör, framhåller att projekthanteringen har blivit betydligt mer överskådlig med hjälp av 24SevenOffice. 

- När vi prissätter uppdrag och kalkylerar våra arbeten använder vi en integrerad kontoplan i 24SevenOffice. Det ger oss en utmärkt översikt, både på byggarbetsplatserna och i förhållande till våra ekonomiska målsättningar, säger Sønju.

Han betonar även vikten av systemets funktionalitet:

- Detta system är helt avgörande för att vi ska kunna ha kontroll över de projekt vi driver dagligen, tillägger Sønju.