Hva er prosjektstyring?

Hva er prosjektstyring?

Prosjektstyring er den løpende styringen av et prosjekt og omfatter hvordan det gjennomføres i forhold til blant annet tid, penger og diverse ressurser. Gjennom prosjektstyring vil bedriften kunne etablere tydelige mål, planlegging av aktiviteter og oppfølging av gjennomføring.

For å kunne utføre effektiv prosjektstyring på den beste måten, er det avgjørende at bedriften bruker et godt skybasert prosjektstyringsverktøy. På den måten vil bedriften oppnå definerte prosjektmål på en økonomisk og suksessfull måte.

Hva er fordelene med et skybasert prosjektstyringsverktøy?

Kostnader, inntekter, timer og materialforbruk er bare noe av det en bedrift må ha kontroll på i løpet av et prosjekt, og gjennom de ulike fasene. Kostnadseffektive prosjektstyringsverktøy bidrar derfor til å effektivisere og strømlinjeforme alle faser i et prosjekt. Mer detaljert vil et prosjektstyringsverktøy blant annet gi følgende oversikt og fordeler:

• Enklere og transparent samarbeid: Mange oppgaver i et prosjekt har lett for å overlappe både avdelinger og lokasjoner. Ved å bruke et prosjektstyringsverktøy er det enklere å kommunisere og samarbeide på tvers av avdelinger og lokasjoner.
  
  
• Bedre planlegging: Få full kontroll over prosjektets milepæler, og oversikt hva som må fullføres, ved å følge Gantt-diagrammer over prosjektets tidslinje.
  
  
• Bedre kommunikasjon med kunder: Ikke nok med at kommunikasjonen internt forbedres, et skybasert prosjektstyringsverktøy vil også gi bedre kommunikasjon med kunden. Kunden kan enkelt få tilgang til prosjekttavlen i systemet og se prosjektets fremdrift, i tillegg til aktiv deltagelse av registrering av eventuell viktig informasjon
  
  
• Lettere å delegere oppgaver: I en hektisk hverdag kan dette fort bli en tidkrevende oppgave – men ikke med et prosjektstyringsverktøy. Oppgaver kan enkelt tildeles på tvers av avdelinger, eller til spesifikke prosjektdeltakere med tydelig tilhørende informasjon, i den gitte tidslinjen for prosjektet.
  
  
• Enklere tilgang til dokumenter: En av fordelene generelt ved å bruke skybaserte systemer, er at all dokumentasjon blir samlet sentralt på ett sted. Der vil man sikrere kunne spore og følge endringer og oppdateringer i et dokument, der man i tillegg har tilgang når og hvor som helst. På denne måten har ansatte større kontroll over dokumenter, og enklere tilgang.
  
  
• Standardiserte prosesser: Et skybasert prosjektstyringsverktøy bidrar til å standardisere prosessene ettersom at det er naturlig å gjenbrukemaler. Dette bidrar til å skape en helhet over hele linjen, og bedriften fremstår som mer profesjonell.
  
  
• Mulighet til å jobbe hvor som helst: Frihet under ansvar. Enklere blir det ikke når ansatte kan ha tilgang til hele prosjektet – hvor som helst, og når som helst.
  
  
• Bedre økonomisk kontroll: For ledere som må følge med på kostnadene ved et prosjekt, og sikre at det ikke går utover budsjett, er prosjektstyringsverktøyet en pålitelig fordel.

Hvilke funksjonaliteter har et prosjektstyringsverktøy?

Funksjonalitet i et prosjektstyringsverktøy kan variere fra leverandør til leverandør. Det avhenger også hvorvidt verktøyet er gratis, eller beregnet for større bedrifter og derfor krever kostnader.

Det er likevel en rekke viktig funksjonalitet som er vanlig å forvente av de mest moderne systemene:

Full kontroll på alle faser i et prosjekt: Mulighet for å planlegge og gjennomføre, tildele oppgaver, styre ressurser og rettigheter, og registrere inntekter og utgifter til prosjektet

• Tilgang til prosjektregnskap: Oversikt over prosjektets regnskap i sanntid.
  
  
• Fakturering av oppdrag og timeføring: Timeregistrering er direkte knyttet opp mot prosjektet slik at du har tilgang på nødvendige tall og data for fakturering.
  
  
• Ressursstyring: Enkelt å allokere ressurser til prosjektet med full oversikt over fremdrift og status.
  
  
• Epostkommunikasjon: Mulighet for å koble opp epostkommunikasjon direkte til prosjektet, som sørger for transparent kommunikasjon.
  
  
• Prosjektrapport: Rapport som blant annet gir oversikt over påløpte kostnader, inntekter, timer, lønnsomhet og faktureringsgrad.
  
  
• Dokumentområde: Full kontroll over dokumenter tilhørende hvert enkelt prosjekt.

Hvordan velger jeg riktig prosjektstyringsverktøy?

Det er ingen fasit på hva som er det beste og mest riktige prosjektstyringsverktøyet for en bedrift. Alt avhenger av bedriftens utgangspunkt og behov. Likevel er det noen faktorer som kan være smart å ta i betraktning, og hjelpe deg i å komme et steg nærmere i det riktige valget for din bedrift.

• Brukervennlighet: Det er mange verktøy å velge mellom, og mange er dessverre gammeldagse og kompliserte. Invester i et verktøy som er enkelt å bruke for både ledere og ansatte, og som ikke krever dagesvis med opplæring.
  
  
• Profesjonelt grensesnitt: Som nevnt over, mange verktøy er gammeldagse og dermed med utdatert grensesnitt. Ett av de viktigste kriteriene for å velge det rette verktøyet bør derfor være funksjonalitet.
  
  
• Planleggingsverktøy: Sørg for at verktøyet du velger har funksjonalitet som innebærer at du er i stand til å se prosjektet i et Gantt-diagram, og ikke listeoversikt.
  
  
• Oppgavestyring: Hele poenget med å bruke et prosjektstyringsverktøy er å få bedre oversikt. Se etter verktøy som også har funksjoner som lar deg administrere prosjektene basert på oppgaver og prosjektgrupper, og også gir mulighet for å kommunisere med prosjektgruppen.
  
  
• Eksterndeling: Mange prosjekter er store og komplekse og medfører samarbeid med tredjeparter. Velg et verktøy med funksjonalitet for eksterndeling til personer utenfor bedriften.
  
  
• Timelister: Dersom du virkelig ønsker å ha kontroll på fremdrift og tidsbruk, se etter verktøyet som lar deg registrere timer.
  
  
• Rapportering i sanntid: Velg et verktøy som har rapportering i sanntid, og derfor gjenspeiler prosjektets nåværende status.
  
  
• Dashboards og rapporter: I store prosjekter kan behovet for spesifikke rapporter være tilstede. Hvis du tror at dette vil være nødvendig for din bedrift, se etter et verktøy som har innebygde dashboards, og som lar deg skreddersy rapporter.
  
  
• Sikkerhet: Funksjonalitet er en ting, men vær sikker på at all data som lagres i et skybasert verktøy håndteres trygt og sikkert.

Kan et prosjektstyringsverktøy integreres med andre systemer?

Dersom du gjør god research, og velger et moderne og skybasert system så er svaret enkelt – JA! De fleste prosjektstyringsverktøyet på markedet i dag har et godt API, og kan integreres med en rekke andre systemer.

Les også: Hva er et ERP-system?

Er din bedrift på jakt etter et nytt prosjektstyringsverktøy?

Er du nysgjerrig på hvordan et skybasert prosjektstyringsverktøy kan hjelpe deg? Ta kontakt med oss i 24SevenOffice om du er nysgjerrig på hvordan din bedrift kan ha nytte av et prosjektstyringsverktøy.