For større selskaper er et velfungerende lønnssystem ikke bare en fordel, men en must-have for å unngå feil og holde en god flyt i lønnskjøringen. Det er også viktig å huske på at alle bedrifter er forskjellige, og har derfor ulike behov!
Er det én ting alle ansatte er opptatt av, så er det lønn. Feil og forsinkelser i lønnskjøringen kan skape både irritasjon og problemer i flere ledd. Dersom lønnskjøringen ikke foregår som den skal kan dét føre til en dominoeffekt av problemer som går utover for eksempel ventende avtalegiroer.
I den tradisjonelle lønnsprosessen er det mange unødvendig operasjoner og oppgaver, som i sum skaper mange manuelle, repeterende og tidkrevende prosesser for brukerne. Både små og store virksomheter kan med fordel gjøre en evaluering av selskapets eksisterende systemer og nåværende behov før man gjør research på software knyttet til lønn og lønnskjøring. Det er også viktig å tenke på den langsiktige bevisstheten rundt viktige knutepunkter i bedriften, ansattes tilfredshet og generell flyt i informasjon, transaksjoner og dialog.
Ved å velge et smart lønnssystem får bedrifter og regnskapsførere både automatisert og forenklet alle sentrale steg i lønnsprosessen. Ideelt sett begynner prosessen med automatisk start av lønnskjøring med varsling til alle lønnsgodkjennere, effektiv input av ledere, smidig godkjenningsflyt, lønnskjøring - til betaling og avstemming - med alt sammen helintegrert i bedriftens ERP-system. Samhandlingen mellom ansatt, leder og lønnsfører er helt essensiell for å kjøre lønn på en effektiv måte!
Her er noen av spørsmålene du bør tenke gjennom før du velger lønnssystem
Gir systemet mulighet til å automatisere så mange steg som mulig?
Er det mulig å plotte inn all input og timefangst (som f.eks. overtid og timebasert lønn) rett inn i lønnssystemet, ferdig godkjent fra alle ledere og mellomledere? Og vil ferie, sykdom og refusjon fra NAV etc. automatisk inn til lønnsystemet?
Det mange ikke vet er at det finnes i dag lønnssystemer som lar deg automatisere sentrale steg, tar bort unødvendige klikk for lønnskjører, og samtidig forenkler prosessen for lønnsgodkjennere og -mottakere, med det man kan kalle en ‘self-service-løsning’. Det er ikke lenger nødvendig å bruke masse tid på å avstemme arbeidsgiveravgift, skattetrekk, utleggstrekk, feriepengeavsetning og så videre. Du kan også få automatisk varsling før lønnskjøring, til alle lønnsgodkjennere. Lønnskjører setter selv innstilling på hvor mange dager i forkant varsling sendes ut.
Tilbyr systemet rask registrering av lønn?
Det er en stor fordel med mulighet for masse- og hurtigregistrering for alle ansatte, i tillegg til automatisk lønnskjøring ved fastlønn fra måned til måned.
Tilbyr lønnssystemet en self-service-løsning?
Det er en vesentlig faktor at lønnsmottakerne opplever en self-service-løsning, med tilgang til for eksempel å se lønnsslipp og registrere fravær. Dette har mye å si for optimaliseringen av brukeropplevelsen for alle roller rundt lønnsprosessen. Det er også viktig at lønnsmottaker får en egen, sikker login for i systemet eller på mobilen. Tiden da lønnsslippen kun ble sendt per epost er forbi!
Hvordan er supporten du får hos leverandøren?
Når det kommer til support er kvalitet og tilgjengelighet alfa omega. Et viktig check point! Hvor lett er det å implementere systemet? Kan data fra ditt eksisterende system enkelt bli importert? Dette gjør det naturlig nok veldig mye enklere å bytte lønnssystem.
Er det mulig å foreta effektiv utbetaling rett fra systemet?
Når utbetaling av lønn skjer direkte fra en integrert bankmodul i systemet vil det si at man slipper eksport og import av lønnsfiler til bedriftens bank. Stor bonus!
Kan systemet godkjenne lønn via automatisering?
Med en effektiv godkjenning rett fra systemet - og lønnskjøring uten endringer kan settes til automatisk godkjenning. Tiden da lønnsgodkjenningsprosessen var manuell eller via en fil på mail er forbi. Her er det stor forskjell mellom løsningene på markedet, så dette er det lurt å være ekstra obs på.
Kan man effektivt knytte lønn til prosjekt?
Det er er en stor fordel hvis alle data er gjennomgående i hele systemet du bruker, slik at du slipper dobbeltarbeid. Med alt helintegrert i regnskapet og ERP-systemet ditt vil du oppleve en vesentlig bedre flyt, på alle plan.
Kan man få full oversikt over alle lønnsklienter fra ett enkelt sted?
Er det mulig å få et totalbilde over for eksempel status på utbetalingsdatoer, forskuddsskatt, arbeidsgiveravgift, A-melding, godkjenning og så videre? For de som jobber med mange lønnsklienter er en arbeidsliste alfa omega for å jobbe effektivt med kundene.
Er lønnssystemet skybasert?
Man skulle kanskje tro at dette var en selvfølge i 2021, men det finnes fortsatt lønnssystemer på markedet som er kun koblet på den/de datamaskinene hvor systemer er installert. De åpenbare fordelene med å jobbe i skyen er at man kan jobbe i systemer når som helst og fra hvor som helst.
Kan lønnsystemet enkelt integreres med andre systemer?
Kan systemet integreres med andre systemer slik at du får en “alt-i-en”-løsning, eller er det et enkeltstående program? Fordelen med å ha en pakkeløsning er at du får systemer som snakker sammen, og dermed slipper ekstra manuell punching av data.
De beste lønnssystemene på markedet gir deg en sømløs og optimal opplevelse tilpasset din rolle. Dette gjelder uansett om du logger inn som lønnskjører, regnskapsfører, daglig leder eller CFO - eller om du i kontekst av å være en privatperson eller arbeidstaker skal endre lønnsopplysninger, se lønnsslipp, registrere fravær, ferie og så videre.
Vi håper denne artikkelen er til hjelp for deg som skal velge lønnssystem. Er din bedrift en av mange bedrifter som blitt rammet av at Huldt & Lillevik avvikles? For alle de tusenvis av brukerne er det mulig å få til en smidig og enkel overgang til et ekte skybasert lønnssystem, som 24SevenOffice Lønn.
