Disse funksjonene får du i det nye systemet
Du får mange nye funksjoner i det nye systemet – som du kanskje ikke visste at du trengte engang:
- One Stop Shop for bilagsbehandling:
Den nye bilagsbehandlingen samler alt fra mottak, kontering, godkjenning, betaling og bokføring på en arbeidsflate – for en mer strømlinjeformet arbeidshverdag.
- Automatisert og tilpassbar bilagsbehandling
Du kan enkelt sette opp regler og flyter for å automatisere hele eller deler av bilagsbehandlingen. Systemet kan også søke etter spesifikke nøkkelord i fakturaet for å utløse egendefinerte flyter.
- Eksempel: Fakturaer under 10 000 kroner kan eksempelvis systemet behandle automatisk uten manuell inngripen, og kan trekkes rett gjennom systemet.
- Eksempel: Om en leverandør oppgir prosjektnummer på faktura, kan den automatisk stilles til riktig prosjektleder.
- Erfaringsbasert kontering
Ved å analysere store mengder bilagsdata kan systemet foreslå kontoer og automatisere konteringen basert på historiske data. Dette hjelper brukerne å komme raskt i gang uten å måtte sette opp omfattende regler på forhånd.
- Kildeinformasjon
Systemet identifiserer opprinnelsen til hvert bilag, enten det kommer fra mobile enheter, forsystemintegrasjoner eller e-fakturaer. Da kan behandlingen tilpasses basert på kilden.
Gjør hverdagen mer fleksibel med regler og flyter
Du kan enkelt bygge og tilpasse reglene for å matche ulike kunder eller scenarioer, uten at det krever komplekse oppsett.
24SevenOffice har utviklet et fleksibelt regelverk og flyter som lar deg automatisere både små og store deler av bilagsbehandlingen. Du kan enkelt bygge og tilpasse reglene for å matche dine kunder og scenarioer. Ved å bruke enkelte triggere - eller kombinasjoner for å sette korrekt bokføring eller godkjenner.
1. Leverandører/kunder
Opprett spesifikke regler for spesifikke levrandører: Dersom en leverandør for eksempel alltid fører prosjektnummer på fakturaen, sørger systemet for at bilaget automatisk rutes til riktig godkjenner og konteres på riktig prosjekt.
3. Beløpsgrenser
Angi at fakturaer under et visst beløp godkjennes automatisk, mens høyere beløp krever manuell vurdering.
3. Kilder
Definer egne flyter for bilag fra EHF, PDF, e-post, utlegg eller mobilappen – eller la alle bilag følge en felles prosess.
4. Valuta
Sett opp egne regler for forskjellige valutaer. På den måten håndterer du valutakonvertering og avstemning enklere og mer presist, uten å måtte legge inn tallene manuelt hver gang.
5. OCR-lesing av dokumentinnhold
Ved hjelp av OCR-teknologi hentes informasjon fra dokumentene automatisk. Har du for eksempel leverandører som alltid fører prosjektnummer, kan systemet lese dette direkte fra fakturaen og sende bilaget til riktig godkjenner – og bokføre på riktig prosjekt.
6. Generelle regler for alle bilag
Opprett overordnede regler som alltid skal gjelde, uavhengig av leverandør, beløp, kilde eller valuta.
Raskt samarbeid og full kontroll
— Med den innebygde meldingsfunksjonen kan du raskt tagge kollegaer ved hjelp av @- funskjonalitet. Da får aktuelle folk et varsel med en direkte link til dokumentet – samarbeid har altså aldri vært enklere, mener Øino.
Systemet gir deg også en totaloversikt over både manuelle og automatiske prosesser, slik at du alltid har kontroll. For bilagene som krever manuell håndtering, er systemet optimallisert med hurtigtaster og et intuitivt brukergrensesnitt som gjør arbeidet mer effektivt.
Rebrandet mobilapp og utleggsbehandling
24SevenOffice har også rebrandet sin mobilapp for å forbedre utleggsbehandling ved å bruke regler i kombinasjon med utleggsprosessen.
— Utleggsregler bidrar til å skape en jevn flyt i systemet. Når en flyt er startet, mottar du et varsel, og med full splitt på konteringen trenger du bare å trykke på “godkjenn”, forklarer Øino.
Veien videre
Introduksjonen av dette avanserte bilagsbehandlingssystemet markerer et betydelig steg for 24SevenOffice i å forbedre regnskapseffektiviteten. Ved å utnytte automatisering og kunstig intelligens setter selskapet en ny standard i bransjen. Fremover vil regnskapsførere kunne få AI-genererte forslag til automatisering, basert på måtene de jobber hos sine kunder.
— Vårt oppdrag er å gi verktøyene som lar regnskapsførere jobbe smartere, ikke hardere. Vi er begeistret for mulighetene dette åpner opp for, og ser frem til å fortsette vår reise med innovasjon og utvikling, avslutter Øino.