24SevenOffice introduserer en smartere og mer effektiv bilagsflyt

24SevenOffice sin bilagsbehandling er en løsning som samler bilagsmottak, kontering og godkjenning i én og samme arbeidsflyt. Nå slipper du å hoppe mellom flere systemer for å fullføre en oppgave.

— Endelig kan vi introdusere en smartere og mer effektiv bilagsbehandling. Bilagsflyten er en del av 24SevenOffice sitt regnskapsprogram, og er basert på byggeklosser som regnskapsførere kan bruke til å bygge sin egen automatiske bilagsflyt, forteller Jonas Øino, produktsjef i 24SevenOffice. 

Mange sliter med tidkrevende bilagsrutiner

Ifølge Øino opplever mange regnskapsførere at mye av hverdagen består av repeterende oppgaver når du bruker tradisjonelle regnskapssystemer. 

— Prosessen rundt bilagskontering, godkjenning og betaling kan være rigide, og regnskapsførere håndterer ofte like fakturaer og bilag over store kundeporteføljer. Dette medfører mye repetitivt arbeid og tidkrevende oppfølginger, forklarer han.

Han mener hovedutfordringen har vært at den eksisterende bilagsflyten krever manuell flytting av bilag gjennom hver prosess, noe som tar verdifull tid som kunne blitt brukt på andre arbeidsoppgaver og følge opp kunder i mye større grad. 

— For å møte disse utfordringene har vi automatisert de repeterende oppgavene, slik at regnskapsførere i større grad kan fokusere på å skape verdi for kunden. Automatiseringen er bygget på to prinsipper: regler og flyter. Regler er spesifikke handlinger basert på visse kriterier, som å legge til prosjekter eller godkjennere basert på fakturaens innhold, mens flyter sørger for at bilagene beveger seg smidig gjennom hele prosessen – fra ett steg til neste, utdyper Øino.

Disse funksjonene får du i det nye systemet

Du får mange nye funksjoner i det nye systemet – som du kanskje ikke visste at du trengte engang:

- One Stop Shop for bilagsbehandling:

Den nye bilagsbehandlingen samler alt fra mottak, kontering, godkjenning, betaling og bokføring på en arbeidsflate – for en mer strømlinjeformet arbeidshverdag.

- Automatisert og tilpassbar bilagsbehandling

Du kan enkelt sette opp regler og flyter for å automatisere hele eller deler av bilagsbehandlingen. Systemet kan også søke etter spesifikke nøkkelord i fakturaet for å utløse egendefinerte flyter.

• Eksempel: Fakturaer under 10 000 kroner kan eksempelvis systemet behandle automatisk uten manuell inngripen, og kan trekkes rett gjennom systemet.
• Eksempel: Om en leverandør oppgir prosjektnummer på faktura, kan den automatisk stilles til riktig prosjektleder.

 

- Erfaringsbasert kontering

Ved å analysere store mengder bilagsdata kan systemet foreslå kontoer og automatisere konteringen basert på historiske data. Dette hjelper brukerne å komme raskt i gang uten å måtte sette opp omfattende regler på forhånd.

- Kildeinformasjon

Systemet identifiserer opprinnelsen til hvert bilag, enten det kommer fra mobile enheter, forsystemintegrasjoner eller e-fakturaer. Da kan behandlingen tilpasses basert på kilden.

Gjør hverdagen mer fleksibel med regler og flyter

Du kan enkelt bygge og tilpasse reglene for å matche ulike kunder eller scenarioer, uten at det krever komplekse oppsett.

24SevenOffice har utviklet et fleksibelt regelverk og flyter som lar deg automatisere både små og store deler av bilagsbehandlingen. Du kan enkelt bygge og tilpasse reglene for å matche dine kunder og scenarioer. Ved å bruke enkelte triggere - eller  kombinasjoner for å sette korrekt bokføring eller godkjenner. 

1. Leverandører/kunder

Opprett spesifikke regler for spesifikke levrandører: Dersom en leverandør for eksempel alltid fører prosjektnummer på fakturaen, sørger systemet for at bilaget automatisk rutes til riktig godkjenner og konteres på riktig prosjekt.

3. Beløpsgrenser

Angi at fakturaer under et visst beløp godkjennes automatisk, mens høyere beløp krever manuell vurdering.

3. Kilder

Definer egne flyter for bilag fra EHF, PDF, e-post, utlegg eller mobilappen – eller la alle bilag følge en felles prosess.

4. Valuta

Sett opp egne regler for forskjellige valutaer. På den måten håndterer du valutakonvertering og avstemning enklere og mer presist, uten å måtte legge inn tallene manuelt hver gang.

5. OCR-lesing av dokumentinnhold

Ved hjelp av OCR-teknologi hentes informasjon fra dokumentene automatisk. Har du for eksempel leverandører som alltid fører prosjektnummer, kan systemet lese dette direkte fra fakturaen og sende bilaget til riktig godkjenner – og bokføre på riktig prosjekt.

6. Generelle regler for alle bilag

Opprett overordnede regler som alltid skal gjelde, uavhengig av leverandør, beløp, kilde eller valuta.

Raskt samarbeid og full kontroll

— Med den innebygde meldingsfunksjonen kan du raskt tagge kollegaer ved hjelp av @- funskjonalitet. Da får aktuelle folk et varsel med en direkte link til dokumentet – samarbeid har altså aldri vært enklere, mener Øino.

Systemet gir deg også en totaloversikt over både manuelle og automatiske prosesser, slik at du alltid har kontroll. For bilagene som krever manuell håndtering, er systemet optimallisert med hurtigtaster og et intuitivt brukergrensesnitt som gjør arbeidet mer effektivt.

Rebrandet mobilapp og utleggsbehandling

24SevenOffice har også rebrandet sin mobilapp for å forbedre utleggsbehandling ved å bruke regler i kombinasjon med utleggsprosessen. 

— Utleggsregler bidrar til å skape en jevn flyt i systemet. Når en flyt er startet, mottar du et varsel, og med full splitt på konteringen trenger du bare å trykke på “godkjenn”, forklarer Øino.

Veien videre

Introduksjonen av dette avanserte bilagsbehandlingssystemet markerer et betydelig steg for 24SevenOffice i å forbedre regnskapseffektiviteten. Ved å utnytte automatisering og kunstig intelligens setter selskapet en ny standard i bransjen. Fremover vil regnskapsførere kunne få AI-genererte forslag til automatisering, basert på måtene de jobber hos sine kunder.

— Vårt oppdrag er å gi verktøyene som lar regnskapsførere jobbe smartere, ikke hardere. Vi er begeistret for mulighetene dette åpner opp for, og ser frem til å fortsette vår reise med innovasjon og utvikling, avslutter Øino.