24SevenOffice introducerar smartare och mer effektivt verifikationsflöde

Från den 28 mars lanserar 24SevenOffice en ny modul för verifikationshantering – en ny lösning som samlar dokumenthantering, bokföring och attestering i ett och samma arbetsflöde. Nu slipper du växla mellan flera system för att slutföra en uppgift.

— Äntligen kan vi introducera en smartare och mer effektiv verifikationshantering. Verifikationsflödet är en del av 24SevenOffice redovisningsprogram och är baserat på byggstenar som redovisningsekonomer kan använda för att skapa sitt eget automatiska verifikationsflöde, berättar Jonas Øino, Product Manager på 24SevenOffice.

Många kämpar med tidskrävande verifikationsrutiner

Enligt Øino upplever många redovisningsekonomer att mycket av vardagen består av repetitiva uppgifter när man använder traditionella redovisningssystem.

— Processen kring bokföring, godkännande och betalning kan vara stelbent, och redovisningsekonomer hanterar ofta liknande fakturor och verifikationer över stora kundportföljer. Detta leder till mycket repetitivt arbete och tidskrävande uppföljningar, förklarar han.

Han anser att den största utmaningen har varit att den befintliga verifikationsflödet kräver manuell hantering av verifikationer genom varje steg, vilket tar värdefull tid som skulle kunna användas på andra arbetsuppgifter och för att följa upp kunder i mycket större utsträckning.

— För att möta dessa utmaningar har vi automatiserat de repetitiva uppgifterna, så att redovisningsekonomer i större utsträckning kan fokusera på att skapa värde för kunden. Automatiseringen bygger på två principer: regler och flöden. Regler är specifika åtgärder baserade på vissa kriterier, som att lägga till projekt eller godkännare baserat på fakturans innehåll, medan flöden ser till att verifikationerna rör sig smidigt genom hela processen – från ett steg till nästa, förtydligar Øino.

Dessa funktioner får du i det nya systemet

Du får många nya funktioner i det nya systemet – som du kanske inte ens visste att du behövde!

- One Stop Shop för verifikationshantering:

Den nya verifikationshanteringen samlar allt från dokumenthantering och bokföring till attestering och betalning på en och samma arbetsyta. Detta gör verifikationshanteringen mycket mer effektiv.

- Automatiserad och anpassningsbar verifikationshantering

Du kan enkelt skapa regler och flöden för att automatisera hela eller delar av verifikationshanteringen. Systemet kan även söka efter specifika nyckelord i fakturor för att aktivera skräddarsydda flöden.

• Exempel: Fakturor under 10 000 kronor kan systemet behandla automatiskt utan manuell hantering. 
• Exempel: Om en leverantör anger projektnummer på fakturan kan den automatiskt skickas till rätt projektledare.

Erfarenhetsbaserad bokföring

Genom att analysera stora mängder verifikationsdata kan systemet föreslå konton och automatisera bokföringen baserat på historiska data. Detta hjälper användare att snabbt komma igång utan att behöva skapa omfattande regler i förväg.

- Källinformation

Systemet identifierar ursprunget för varje verifikation, oavsett om den kommer från mobila enheter, systemintegrationer eller e-fakturor. Behandlingen kan anpassas baserat på källan.

Gör vardagen mer flexibel med regler och flöden

Du kan enkelt bygga och anpassa regler för att matcha olika kunder eller scenarier, utan att det kräver komplexa inställningar.

24SevenOffice har utvecklat ett flexibelt regelverk och flöden som gör det möjligt att automatisera både små och stora delar av verifikationshanteringen. Du kan enkelt skapa och anpassa regler för att matcha dina kunders behov och specifika scenarier genom att använda specifika triggers eller kombinationer för att säkerställa korrekt bokföring. 

1. Leverantörer/kunder

Skapa specifika regler för specifika leverantörer: Om en leverantör till exempel alltid anger projektnummer på fakturan, säkerställer systemet att verifikationen automatiskt skickas till rätt godkännare och bokförs på rätt projekt.

2. Beloppsgränser

Ställ in att fakturor under ett visst belopp godkänns automatiskt, medan högre belopp kräver manuell bedömning.

3. Källor

Definiera egna flöden för verifikationer från Peppol, PDF, e-post, utlägg eller mobilappen – eller låt alla verifikationer följa en gemensam process.

4. Valuta

Ställ in egna regler för olika valutor. På så sätt hanterar du valutakonvertering och avstämning enklare och mer exakt utan att manuellt ange beloppen varje gång.

5. OCR-läsning av dokumentinnehåll

Med hjälp av OCR-teknologi hämtas information automatiskt från dokumenten. Om du till exempel har leverantörer som alltid anger samma projektnummer kan systemet lära sig detta, läsa informationen direkt från fakturan och automatiskt skicka verifikationen till rätt attestant samt bokföra på rätt projekt.

6. Generella regler för alla verifikationer

Skapa övergripande regler som alltid ska gälla, oavsett leverantör, belopp, källa eller valuta.

Snabbt samarbete och full kontroll

— Med den inbyggda meddelandefunktionen kan du snabbt tagga kollegor med hjälp av @-funktionen. De aktuella personerna får ett meddelande med en direktlänk till dokumentet – samarbete har aldrig varit enklare, säger Øino.

Systemet ger också en totalöversikt över både manuella och automatiserade processer, så att du alltid har kontroll. För de verifikationer som kräver manuell hantering har systemet optimerats med snabbkommandon och ett intuitivt användargränssnitt för att göra arbetet mer effektivt.

Ombyggd mobilapp och utläggshantering

24SevenOffice har även omarbetat sin mobilapp för att förbättra utläggshanteringen genom att använda regler i kombination med utläggsprocessen.

— Utläggsregler bidrar till ett jämnt flöde i systemet. När ett flöde startas får du ett meddelande, och med fullständig uppdelning i bokföringen behöver du bara trycka på "Godkänn", förklarar Øino.

Vägen vidare

Introduktionen av denna avancerade verifikationshantering är ett viktigt steg för 24SevenOffice i arbetet med att effektivisera redovisningsprocessen. Genom att utnyttja automatisering och artificiell intelligens sätter företaget en ny standard i branschen. Framöver kommer redovisningsekonomer att kunna få AI-genererade förslag för automatisering baserat på sättet de arbetar med sina kunder.

— Vårt uppdrag är att ge verktyg som hjälper redovisningskonsulter att arbeta smartare, inte hårdare. Vi är oerhört stolta över de möjligheter detta skapar och ser fram emot att fortsätta vår resa av innovation och utveckling, avslutar Øino.