Byta lönesystem: så implementerar du 24Payroll

Han ger dig en inblick i vad du bör tänka på om du överväger att byta lönesystem, och vad du bör komma ihåg under övergången.

Hur byter man lönesystem?

Att byta lönesystem kan vara komplicerat, med många faktorer att ta hänsyn till. I den här artikeln delar Andersen med sig av sina bästa tips.

Innan du byter lönesystem – detta bör du tänka på!

Först och främst rekommenderar Andersen att du planerar i god tid innan du byter lönesystem. Han föreslår att bytet sker i samband med ett termins- eller årsskifte.

— Dessutom bör du avsätta lite extra tid – processer går inte alltid helt smidigt. Du kan dock påbörja övergången så snart den sista lönekörningen i det gamla systemet är genomförd.

En av de första sakerna du bör planera noggrant är tidpunkten för bytet. Andersen rekommenderar att du väntar tills en ny momsperiod inleds – alltså att du inte påbörjar övergången mitt i en momsperiod. Startdatumet i 24SevenOffice måste stämma överens med den nya momsperioden.

Vad är viktigt att tänka på vid byte av lönesystem?

Om du har bestämt dig för att byta till 24Payroll har Andersen flera konkreta tips som kan vara till stor hjälp:

• Flytta över samtliga anställda, även de som har innestående semesterersättning.
• Avgör om du ska avsluta alla anställningar i det gamla systemet, eller fortsätta med samma anställningar i det nya systemet.
• 24Payroll har en funktion för att stämma av anställningar mot Skatteverket, vilket gör det enkelt att återanvända samma anställnings-ID som i det gamla systemet. Du kan kopiera ID:n direkt från föregående månad via Skatteverket:
• Gå till: Anställda > Skatteverket > Välj föregående månad > Avstämning > Markera alla – och kopiera in detta i det nya systemet.
• Pågående tjänstledigheter måste registreras på respektive anställd i 24Payroll under Frånvaro, med samma ID som i det tidigare systemet.
• Semesterersättning: Du behöver avgöra om denna ska ingå i "hittills-körning" eller om intjänandet redan importerats.
• Exempelvis: om du har importerat utbetalningen för 2022, måste även intjänandet för 2021 importeras – annars kan de anställda hamna på minus i semesterlistan.
• Stäm av semesterlistan vid uppstart i 24SevenOffice. Den ska matcha listan från ditt tidigare system. Det är betydligt enklare att upptäcka fel nu än vid nästa års semesterutbetalning.
• Import av löneunderlag: Vissa lönearter, som till exempel "lunchavdrag", tolkas automatiskt som negativa belopp i 24Payroll. Om du importerar ett redan negativt belopp kan det bli dubbel negativ och därmed registreras som en positiv utbetalning.
• Stäm av fasta poster vid din första lönekörning i det nya systemet och kontrollera att inget saknas.
• Om du inte stämt av hittills-körningen, bör du även jämföra bokföringen med en typisk körning i det gamla systemet.

Andersen betonar vikten av att avsätta tillräckligt med tid första gången du flyttar en klient – det är avgörande för att få allt rätt från början.

— När du har flyttat över ett par klienter går det av sig självt. Om du är osäker på något, kontakta vår support i förväg – då slipper du rätta till problem i efterhand. Det tar fem minuter att kontrollera om något är korrekt, men timmar att rätta till fel, säger Andersen.

Om du behöver hjälp, se till att börja bekanta dig med systemet i god tid innan löneutbetalningsdagen. Det är även en god idé att testa de importer du ska genomföra i förväg – 24Payroll har bra stöd för import av löneposter.

Ett system som förbättrar ditt arbetsflöde

— När du börjar använda ett nytt system tar det alltid lite tid att vänja sig. Knappar kan ha bytt plats och vissa inställningar behöver kanske konfigureras – särskilt om det var länge sedan du bytte system senast, förklarar Andersen.

Han upplever dock att de flesta snabbt anpassar sig till förändringen, och att det nya lönesystemet från 24SevenOffice ofta innebär förbättringar.

— Så snart du har gjort ett par lönekörningar i vårt system, kommer du att vänja dig vid hur det fungerar och snabbt hitta nya rutiner. Arbetsflödet blir minst lika bra som tidigare – om inte bättre. Själv tycker jag att mitt arbetsflöde blev ännu bättre efter bytet till 24Payroll, avslutar Andersen.