Hur kan vi hjälpa dig?

Boka demo

First Hotels effektiviserade bokslut och rapportering med 24SevenOffice

Skrivet av: Beata Douglas -

Lästid: 2minuter

First Hotels verkar i en bransch där säsongsvariationer, höga fasta kostnader och små marginaler ställer krav på snabb anpassning och full kontroll. Med verksamhet i flera länder och en decentraliserad struktur behövde de ett ekonomisystem som kunde samla data, effektivisera processer och säkerställa enhetlig rapportering. Valet föll på 24SevenOffice – en molnbaserad plattform som har minskat den administrativa belastningen och gett koncernen realtidsbaserad insikt.

Skärmavbild 2025-08-13 kl. 22.40.00-2

Med 24SevenOffice har First Hotels kortat bokslutstiden med 30 %, samlat all data i en gemensam plattform och automatiserat hela fakturaflödet – vilket frigör tid och minskar risken för fel.

First Hotels – Från splittrade system till samlad ekonomifunktion 

First Hotels är en hotellkedja med verksamhet i både Sverige och Norge. Med en affärsmodell som kombinerar både egen drift och franchiseverksamhet, är kraven på kontroll, rapportering och flexibilitet höga. Den centrala koncernen ansvarar för varumärke, ekonomi, affärsutveckling och systemstöd för samtliga enheter – men varje hotell driver sin egen ekonomi. Det ställer krav på ett ekonomisystem som både är skalbart och kan samordna olika bolag på ett enhetligt sätt.

— Vi har en decentraliserad struktur – men med 24SevenOffice kan vi arbeta i en gemensam plattform med enhetliga processer, berättar Sepideh Carlsson, CFO, First Hotels

 

Utmaningen: Från långsamma bokslut till behov av datadrivet beslutsstöd

Tidigare brottades First Hotels med olika system, rutiner och begränsad överblick. Koncernövergripande uppföljning var svår, vilket innebar dubbelarbete, risk för fel långsamma bokslut och minskad möjlighet att fatta snabba beslut i en bransch där marginalerna är små och förändringstakten hög. Carlsson berättar:

— Innan vi införde 24SevenOffice hanterade vi tio dotterbolag i olika system och saknade en gemensam struktur. Mycket tid gick åt till att manuellt samla in data och säkerställa att siffrorna stämde, vilket gjorde det svårt att arbeta proaktivt eller fatta snabba beslut.

 

Lösningen: En molnbaserad plattform som frigjorde tid och förenklade vardagen för hela kedjan

Med 24SevenOffice har First Hotels fått ett system som stödjer både koncernens behov av rapportering och de enskilda hotellens vardag. 24SevenOffice används bland annat för:

  • Löpande bokföring 

  • AI-baserad leverantörsfakturahantering

  • Fullständig bankintegration och avstämning för in- och utbetalningar

  • Kund- och leverantörsregister i CRM

  • Månadsbokslut och momsdeklarationer

  • Attestering, fakturering och betalningar

– 24SevenOffice AI Assistant tolkar fakturorna vilket gör att jag endast behöver kontrollera dem innan de skickas vidare för attest. Det har förenklat min vardag enormt berättar Sofie Widenroth, Redovisningsekonom på First Hotels. 

Systemet är helt molnbaserat, vilket ger flexibilitet och direkt åtkomst till den senaste informationen, oavsett var användarna befinner sig. 

Med 24SevenOffice har vi minskat tiden för månadsbokslut med upp till 30 %. Vi har gått från manuella processer och långsam rapportering till att ha full kontroll i realtid – vilket gör att vi kan agera snabbt i en bransch med små marginaler och högt tempo.

— Sepideh Carlsson, CFO, First Hotels

AI-funktionen i 24SevenOffice hanterar våra leverantörsfakturor automatiskt, nu behöver jag bara granska och godkänna. Det har förenklat mitt arbete enormt, frigjort tid i teamet och bidragit till att vi minskat risken för fel.

— Sofie Widenroth, Redovisningsekonom, First Hotels

Från manuella rutiner till datadriven kontroll i hela hotellkedjan

Resultaten är tydliga. First Hotels har skapat en effektivare arbetsvardag där man frigjort tid för analys, strategiarbete och kontroll. Samtidigt har datakvaliteten i rapporteringen ökat markant.

– Automatisering och AI har gjort att vi arbetar snabbare, mer datadrivet och med högre träffsäkerhet, berättar Carlsson. 

 

Skärmavbild 2025-08-13 kl. 22.45.32

 

– Tidigare låg kunddata i Excel och avtal i separata mappar. Nu har vi allt samlat i 24SevenOffice CRM-modul, vilket sparar tid, minskar misstag och förbättrar samarbetet, berättar Widenroth. 

Med CRM-modulen har vi fått en tydligare överblick nu har allt samlat på ett och samma ställe. Tidigare använde vi Excel för kontaktuppgifter, avtalen låg någon annanstans, och information om nya tjänster eller ändringar kom utspridd via mejl.

— Sofie Widenroth, Redovisningsekonom, First Hotels

Sedan bytet till 24SevenOffice har First Hotels sett förbättringar:

 

Drafts (4)

 

Smidig implementering i hela koncernen med dedikerat stöd

Implementeringen av 24SevenOffice genomfördes smidigt i hela koncernen, mycket tack vare ett tydligt projektupplägg, utbildningsmaterial och god central koordinering. Trots att hotellverksamheten är spridd över två länder kunde alla enheter komma igång snabbt och strukturerat.

– Att ha en dedikerad kontaktperson som känner till vår uppsättning har varit ovärderligt.Vi har kunnat vända oss dit med frågor eller idéer om förbättringar, och fått konkret hjälp direkt, berättar Widenroth.

 

New call-to-action