Hvordan bruke usikre tider til din fordel

I usikre tider handler det om å ha oversikt og kontroll på pengestrømmene, særlig for å vite hvilket handlingsrom bedriften har og hvor det er smart å investere. Selv om magerefleksen til mange ledere er å skalke lukene over hele linjen når stormen treffer, er forskningen tydelig på at de som våger å være kontrollert og presist offensive står igjen som vinnere over tid.

Forskningen til økonomiprofessor Nithin Noria og hans kolleger peker på hvorfor det er viktig med handlekraft i møte med usikkerhet. En artikkel i Harvard Business Review gjengir hva de mest suksessrike bedriftene gjør for å være best rustet når markedet snur.

Forskerne analyserte 4700 børsnoterte bedrifter før, under og etter tre perioder med global resesjon (1980-1982, 1990-1991 og 2000-2002). Funnene viste:

• Nær hver femte bedrift gikk konkurs, ble kjøpt opp eller ble tatt av børs
• 80 prosent av bedriftene som overlevde brukte lang tid på å finne formen igjen. De brukte over tre år på å nå de samme salgsmålene og lønnsomheten som før resesjonene
• Kun ni prosent blomstret etter trange tider og leverte opptil ti prosent bedre enn konkurrentene både på salg og på styrkede marginer

Dette gjorde de som lykkes best

Det er ikke de firmaene som kutter kostnader hardest og raskest over hele linjen som lykkes best. Samme fasit gjelder i andre enden av skalaen der lederne var for aggressive i møte med nye muligheter.

– De som leverer best vet hvor de skal kutte og når de skal investere. Disse bedriftene vet hvilke effektivitetsforbedringer de kan hente i driften og investerer i markedsføring, FoU og nye satsningsområder/eiendeler. De har innsikt til å ta gode valg, og de vet at om en blir for defensiv vil det skape en kultur der ansatte tar defensive valg. Denne negative kulturen er vond å vende.

Det sier Geir Beinset, COO i 24SevenOffice. Han peker på at det er de pragmatiske og reflekterte ledergruppene støttet av god operasjonell innsikt som ofte lykkes best.

Samme konklusjon landet analyseselskapet Gartner på i 2019. De hadde da sett på hvordan de mest fremgangsrike bedriftene etter finanskrisen i 2009 skaffet seg selv varige konkurransefortrinn. De brukte begrepet «vinne i svingen» – altså hvordan en skøyteløper eller en Formel 1-bil har større fart ut på oppløpssiden fordi de gasser i svingen når alle andre bremser.

– For bedriftene som ga riktig mengde gass økte konkurransekraften betraktelig og effekten varte gjennom hele tiåret, sier Beinset.

Du kommer ikke utenom kostnadskontroll

For å være offensiv og handlekraftig må leder føle seg trygg på nøkkeltallene i driften slik at en kan lede fremfor å bli ledet av endringene. Usikre tider kan være gunstig for opplyste og handlekraftige ledere som har kontroll på driften og kostnadene.

– Mindre forutsigbarhet på etterspørsel, argere konkurranse om hver kontrakt, og marginer som skvises gjør det desto viktigere å vite hvilke kostnader som er nødvendige, og hvilke som kan justeres, sier Beinset.

Oversikten fra et økonomisystem som 24SevenOffice gir svar på hvordan frigjøre ressurser til nødvendige endringer, og for å investere riktig for å skape ny vekst. 

- Det er umulig å betale ut lønn eller å investere i økt konkurransekraft på forfalte fordringer. Kontroll på innsatsfaktorer, varelager og kontantstrømmene blir en enda viktigere strategisk nødvendighet i trangere marked, sier han. 

Beinset fremhever viktigheten av systemstøtte, gode analyser og ferske tall for å finne veier til mer effektive produksjons- og arbeidsprosesser, for å forhandle bedre innkjøpspriser og/eller betalingsbetingelser, eller ved å bruke ressursene en allerede har på mye bedre måter.

I tråd med Beinsets poeng, understreker en nylig publisert rapport fra Boston Consulting Group (BCG) betydningen av å ha en motstandsdyktig finansiell balanse, og et aktivt eierskap til selskapets eierandeler, arbeidskapital og gjeld, for å skape verdi og støtte virksomhetens vekst. Rapporten fremhever at selskaper med en sterk balanse og god finansiell fleksibilitet er bedre rustet til å takle markedssvingninger og økonomiske usikkerheter.

Nye smarte verktøy og motiverte ansatte

Smarte og brukervennlige systemer med automatiserte prosesser og smarte funksjoner frigjør menneskers tid til å tenke og handle basert på innsikt i sanntid.

– Ikke minst er et godt økonomisystem viktig når en skal skape nye inntektskilder for å redusere risiko, skape mer forutsigbarhet, og bedre møte kundenes behov inn i fremtiden.

– En trygg, lojal og inspirert medarbeider er myemer produktiv sammenlignet med de som bare er fornøyde. Derfor er ledere som skaper engasjement særlig viktig, og disse vil ha behov for tilgang til fakta for å underbygge sine motiverende budskap til sine kolleger. 

I en tøff situasjon så er det viktig å være transparent og ærlig rundt tall for å få alle i samme båt. Når en jobber sammen basert på samme virkelighetsforståelse får en raskere fremdrift i utviklingen av nye løsninger, produkter og tjenester.

En inspirert og motivert arbeidsstyrke med riktige verktøy og innsikt til å forstå utfordringene og mulighetene bedriften står overfor, vil være i bedre stand til å ta tøffe, men nødvendige valg. De vil også i større grad forstå hvordan de kan skape nye muligheter for bedriften.

– Nye tjenester og nye typer forretningsmodeller er viktig for å finne nye inntektskilder, særlig i møte med et samfunn der prisøkningene kommer raskere og i større form enn tidligere. Et moderne økonomisystem vil bidra til å svare på hva som er viktig å satse på, og i hvilken grad investeringer påvirker likviditeten frem i tid, sier Beinset.

Han lister opp syv spørsmål en bedriftsleder bør ha gjort seg opp en mening rundt:

• Har vi et økonomisystem som gir oss kontroll på kostnader, likviditet og kontantstrømmen?
• Vet vi hvilke kostnader som kommer?
• Har vi en prioritet på hva vi må investere i, og når dette blir mulig?
• Har vi eiere/bankforbindelser som stiller opp for oss fordi vi kan bevise at vi fortsatt er en trygg investering?
• Har vi gode rutiner og prosesser for å drive inn fordringer til forfall?
• Har vi systemer som lar oss automatisere og forbedre viktige prosesser for kostnadskontroll (f.eks. fakturahåndtering eller produksjonsplanlegging) og likviditetsforbedring (f.eks. inndrivelse av utestående fordringer, purring og inkasso)?
• Kjenner vi til teknologi og prosesser som sikrer at vi kan bli mer produktive og effektive?