– Vi har erfaring fra mange regnskapssystemer, men opplever at 24SevenOffice dekker alle våre og kundenes behov. Alle arbeidsprosesser løses i ett system, og det reduserer kostnadene og gir svært effektive arbeidsprosesser, forteller partner i Athene Group, Are Berg Hjelle.
En stor del av jobben ved å påta seg nye oppdrag er å sette seg godt inn kundens virksomhet og behov. Driften og virksomheten analyseres for å få en bedre forståelse av hvilke utfordringer de har, og hvordan de kan løses på best mulig måte. For Hjelle var det derfor ekstra viktig å ta i bruk automatisering og et moderne system slik at de kunne fokusere på å være kundens nærmeste rådgiver, både innen regnskap og ERP.
– Når vi kjenner kundens hverdag kan vi gjøre nødvendige tilpasninger i 24SevenOffice slik at kunden ikke bare bruker systemet til regnskap, men også som et verktøy til andre deler av driften. Store deler av effektiviseringsarbeidet ligger i god systemforståelse og gode prosesstankeganger i ERP-systemet. Når vi forstår kundens behov kan vi bistå med effektiv arbeidsflyt og tilpasse 24SevenOffice deretter, sier Hjelle.
Tids- og kostnadsbesparelser
Før var hverdagen og regnskapsførselen preget av bilagspermer, papirbunker og svært manuelle prosesser. Hjelle har sagt farvel til slike tidstyver – noe kundene også nyter godt av.
– Papir medfører store ekstrakostnader for oss og for kunden. Kundene som går fra å levere permer til å ha et helelektronisk regnskap opplever en helt ny hverdag. Tallene oppdateres umiddelbart, og de opplever store tids- og kostnadsbesparelser, forteller Hjelle.
Det er ikke bare papirbunkene som har vært en utfordring for byrået. Den største utfordringen ved tidligere regnskapssystemer var begrensningene i systemet som gjorde at de ikke kunne påta seg nye kunder.
– Det ble ofte for mye arbeid med kundens datamengde, eller at systemet ikke kunne tilby modulene og arbeidsflyten kunden ønsket, sier Hjelle.
Med 24SevenOffice er utfordringene løst, der Athene Group og kundene opplever en mer sømløs hverdag.
– Den største gevinsten med 24SevenOffice har vært regnskapsdata i sanntid. At kunden har ett sted å sende bilag til, og ett sted å lese rapporter med en gang. Datafangsten er automatisert og de har et fullstendig ERP-system som de kan benytte internt, forteller Hjelle, og legger til:
– Tidligere brukte vi også ulike verktøy til blant annet timeregistrering, planlegging, salg og godkjenning, men alt dette har vi nå samlet i ett miljø i 24SevenOffice.
Økt likviditet – ingen tapte kundefordringer
Regnskapsbyrået har hatt en sterk vekst de siste årene, og har i takt med veksten stadig fått nye behov. Når kundene har mye data er de avhengige av systemer som har gode integrasjoner slik at de ikke må koble på en rekke andre systemer.
– Ofte kommer nye kunder til oss med utfordringer vedrørende behandling av store datamengder som de ikke får automatisert i deres regnskapssystem. APIet til 24SevenOffice gjør det mulig å hente data fra ett system og automatisere bokføringen, faktureringen eller annet arbeid. Dette sparer oss for mye manuelt arbeid, og kunden kan få data i sanntid, sier Hjelle.
Ifølge ham bør alt manuelt arbeid automatiseres for å sikre en effektiv arbeidsflyt, og mulighetene som finnes i et regnskapssystem bør utnyttes. I 24SevenOffice er det en rekke muligheter, og noe av det mest spennende med systemet er distribusjonsløsningen.
– Distribusjonsløsningen gjør at vi enkelt kan automatisere distribusjonsmetoden, i tillegg til at vi kan velge hvordan vi vil distribuere enkeltfakturaer. Kunder fra utland får automatisk faktura på engelsk, privatkunder sjekkes automatisk om de har registrert avtalegiro eller ønsker å få faktura på VIPPS, eller til og med begge deler. Hele distribusjonsprosessen blir en lek, forteller Hjelle.
Det er ikke bare distribusjonsløsningen som har gitt store gevinster. Regnskapsbyrået benytter seg også av fakturasalg i 24SevenOffice – en løsning som gir økt likviditet og ingen tapte kundefordringer.
– Fordringer selges automatisk slik at vi får innbetalt fordringen innen 24 timer, og det bokføres automatisk. Kostnaden ved å selge fordringen spares fort inn i økt likviditet og ingen tapte kundefordringer. Faktura som kunden ikke velger å selge, sendes automatisk fra systemet på e-post eller EHF-faktura. Med full integrasjon med Hokas purres dette automatisk. Dette gjør at kunden kan fristille seg fra purreprosessen og la noen andre ta seg av det, helt uten kostnad, sier Hjelle.
– Sats på et skybasert system
For Athene Group handler det ikke bare om regnskapet, men virksomhetens mål og forventninger. Og ønsker andre byråer å henge med i utviklingen har Hjelle følgende råd:
– Slå av serveren og sats på et skybasert system. Involver deg i kundens daglige drift og tenk på hvordan kunden kan bruke ERP-systemet. Sett deg grundig inn i regnskapssystemet og utnytt alle funksjoner det har internt i regnskapsbyrået. Sett opp nye prosesser som håndterer automatisk prekontering og bokføring, og ha fokus på trening og opplæring av ansatte. Kundens forventning vil hele tiden endre seg. Derfor må vi ligge ett steg foran og finne forbedringer kunden ikke har tenkt på selv, men som de vil trenge i fremtiden. Skal vi revolusjonere regnskapsbransjen må vi ta tak i morgendagens behov!
Er du klar for en ny hverdag?
Ønsker du å vite hvordan din virksomhet kan spare tid? Veien til en automatisert og mer effektiv hverdag er kun et tastetrykk unna!
