Advania Norge optimaliserer arbeidsflyt og verdi med Busy

Skulle være enkelt og effektivt å bruke

Mia Gretland er en del av prosjektgruppen i Advania Norge, og har sammen med resten av gruppen jobbet tett med prosessen rundt å ta i bruk timeregistreringen Busy. Hun forteller at valget på nytt timeføringssystem ble tatt etter en omfattende vurdering av en rekke ulike leverandører. Til slutt falt valget på Busy fra 24SevenOffice.

— Det viktigste for oss var brukeropplevelsen. Prosjektgruppen, bestående av nøkkelressurser fra hele organisasjonen, jobbet med å sikre brukerbehov på tvers av selskapet. Det skal være intuitivt og enkelt å registrere timer. Samtidig må verktøyet hjelpe oss med å effektivisere og forbedre arbeidsflyten i alle ledd. Det var Busy som traff best på alle våre kriterier, og etter en helhetsvurdering ble det naturlig å velge dem, forteller hun.

FORNØYD: Mia Gretland forteller hvordan Busy fra 24SevenOffice har forenklet hverdagen og arbeidsflyten i selskapet.

En enklere hverdag

Advania er en totalleverandør og leverer alt fra skytjenester, IT-sikkerhet, produkter og rådgivning til privat og offentlig sektor. I dag er det Advania Norge som bruker Busy på tvers av tjenestene sine, med 800 brukere i systemet, som alle er avhengige av full kontroll på kunder, timer og fakturering. 

— Tilbakemeldingen fra våre ansatte er at hverdagen er blitt både enklere og smidigere i Busy. Nå er det enkelt og lett å registrere timer og timeføring er blitt en mye mer naturlig del av hverdagen. 

Timeføringsverktøyet er såpass enkelt og intuitivt å bruke at de kun har gjennomført opplæring internt, slik at alle skal ha fått en innføring i hvordan Advania benytter Busy sine standardfunksjoner. Systemet tunes hele tiden til å sikre god funksjonalitet og prosjektgruppen fra Advania får gode tilbakemeldinger i ny funksjonalitet som påløper. 

Økt effektivitet

I Advania Norge har tilbakemeldingene etter implementeringen vært meget positive. Fra timeføring til godkjenning, har verktøyet bidratt til å standardisere og forenkle enkelte prosesser, og dermed økt effektiviteten på flere nivåer i selskapet.

— Vi hadde et mål før vi tok i bruk Busy om å øke omsetningen på hver avdeling. Nå ser vi en positiv utvikling i trendene tilhørende både føring og kvalitet, forteller hun. 

I dag kan selskapet se en hyppigere oppdatering av timelister. De opplever også forbedring av både kvalitet og presisjon i timeføringen etter overgangen. 

God innsikt, analyse og API'er

I et stort IT-selskap som Advania er det avgjørende at alle de ulike systemene de bruker, snakker sammen. De merker Busy har en god styrke i sitt sterke API: timeregistreringssystemet både mottar og sender timer, kunder og prosjekter til andre systemer – som ERP og lønn. Timer i Busy danner grunnlag for lønn, som går inn i lønnssystemet og faktura til ERP. Dette sikrer en effektiv dataflyt gjennom hele organisasjonen, samtidig som det gir hver enkelt i Advania Norge verdifull innsikt ved at data enkelt kan behandles, forstås og leses direkte i systemet. 

For Advania blir det da enkelt å bruke Busy som et sentralt verktøy for både timeregistrering og fakturering:

— Vi ser frem til at fullstendige API’er er 100% på plass, men hittil har vi fått til en sømløs og effektiv arbeidsflyt: alt henger sammen, og vi slipper systemer som ikke snakker sammen, forteller Gretland.

— Vi får enkelt innsikt i både godkjente, fakturerte og avviste timer, noe som har gitt god innsikt til å kunne gjøre de nødvendige analysene rundt effekt og resultat av timeføringen.

Lyttende kundeservice og kontinuerlig utvikling

Samarbeidet mellom prosjektgruppen i Advania Norge og prosjektgruppen fra Busy hos 24SevenOffice har vært svært positivt. Busy er et godt produkt som fungerer som en standardløsning, men i en digital hverdag er det stadig behov for ny funksjonalitet og løsninger som er “levende”. 

Advania ser at et tett samarbeid med Busy er helt avgjørende for å sikre et produkt som både dekker deres egne behov, og skaper verdi for andre kunder. Advanias innspill på verktøyet har blitt tatt videre til utviklingsplanen hos timeføringsverktøyet.

— Vi opplever at Busy har et stort fokus på å kontinuerlig utvikle løsningen, i tillegg opplever vi kundeservice som både løsningsorienterte og lyttende. For oss er dette en viktig suksessfaktor og noe vi er veldig fornøyd med, forteller Mia. 

Timeføringsverktøyet dekker behovene i markedet og utvikler seg med et sterkt fokus på brukeropplevelse, noe som gjør det enkelt å implementere og effektivt å bruke i en dynamisk arbeidshverdag.

En solid løsning for bedre arbeidsflyt

Avslutningsvis er Advania Norge klar i sin anbefaling: De mener Busy er en solid løsning for virksomheter som ønsker å forenkle og forbedre sin arbeidsflyt.

— Vi kan absolutt anbefale Busy til andre som leter etter et intuitivt og brukervennlig timeføringssystem, sier Gretland på vegne av prosjektgruppen og Advania.