Merisma Accounting valgte 24SevenOffice

Vil du ta kontroll over bilagshåndteringen selv? Ønsker du at alle ordrene fra butikken din eller nettbutikken din skal gå rett inn i regnskapssystemet? Eller ønsker du å bruke regnskapsføreren din primært for kvalitetssikring og rådgivning?

Med Merisma Accounting som regnskapsfører og 24SevenOffice som regnskapsprogram, kan du tilpasse abeidsfordelingen og -flyten etter dine egne ønsker, siden både du som kunde og regnskapsføreren jobber i samme system.

For de fleste av våre kunder er kostnadene forbundet med regnskapsføring avgjørende for valget av regnskapsfører. Blant de viktigste faktorene som påvirker tidsbruken i regnskapsføringen er bilagsregistrering, betaling og fakturering. Derfor ønsker stadig flere kunder å ta større del i denne jobben selv, og heller bruke Merisma til kvalitetssikring og rådgivning. Dette er en modell og samarbeidsform som vi sterkt oppfordrer våre kunder til, sier Lars Gunnar Lilleklev, daglig leder i Merisma Accounting.

Automatisk tolkning av fakturaer

– I et moderne regnskapssystem vil vi i startfasen av et nytt kundeforhold avtale hvordan arbeidsfordelingen mellom kunde og regnskapsfører skal være. Om kunden for eksempel i stor grad ønsker å utføre bilagshåndteringen og betalinger selv, etablerer vi rutiner for dette, blant annet ved hjelp av skanning, automatisk tolking av informasjonen på fakturaene i bilagsmottaket, forhåndsdefinerte godkjennings- og attestasjonsrutiner, integrasjon mot bank, bruk av KID og elektronisk faktura.

– Med 24SevenOffice er det svært fleksibelt å legge opp arbeidsflyten mellom kunde og regnskapsfører. Graden av involvering fra regnskapsfører er nå avhengig av kundens behov, og ikke av begrensninger i de tekniske løsningene, fortsetter Lilleklev.

Uavhengig av lokasjon

Ettersom kunde og regnskapsfører jobber i samme system i sanntid, forsvinner i stor grad behovet for geografisk nærhet til regnskapsføreren.

- Med mange av våre kunder, som strekker seg fra Oslo og Stavanger til Tromsø i nord, foregår samarbeidet utelukkende gjennom felles tilgang til 24SevenOffice.

Vi kjører da for eksempel faste samlingspunkter i form av Skype-møter hvor vi sammen gjennomgår regnskapsinformasjon i 24SevenOffice.

– Det samme gjelder for mange av våre utenlandske kunder, hvor attestering og godkjenning av fakturaer skjer over store deler av Europa. Mange av våre utenlandske kunder setter dessuten stor pris på å kunne forholde seg til ett økonomi- og regnskapssystem, og en regnskapsfører for både Norge og Sverige. Det at vi kan bruke 24SevenOffice i begge land forenkler samarbeidet med våre kunder betraktelig, da vi kan jobbe mer ensartet – og med de samme rutiner i begge land.

Ledende teknologi er et konkurransefortrinn

Mange regnskapsbyråer har fått øynene opp for alle mulighetene som ligger i teknologien og webbaserte løsninger som 24SevenOffice.

For et regnskapsbyrå som skal være konkurransedyktig i årene fremover, er det helt avgjørende å ha gode tekniske løsninger som bidrar til å redusere tidsbruk, og da på bilagshåndteringen spesielt. Vi opplever at 24SevenOffice er langt fremme i den utviklingen, noe som gir oss muligheten til å være i forkant av utviklingen i regnskapsbransjen.

Fra «bilagspunching» til rådgivning

– Regnskapsførerens rolle med fokus på registrering av data og produksjon av regnskapsinformasjon er forbi. Merisma fungerer i større grad som en tilrettelegger for effektiv informasjonsflyt mellom ulike systemer, samt til å tolke og gi kvalifiserte råd på bakgrunn av regnskapsinformasjon. For eksempel har vi flere kunder som har integrert sitt kassesystem eller sin nettbutikk mot 24SevenOffice. Dette gir mer effektive og transparente prosesser for våre kunder.

– 24SevenOffice er et fleksibelt system som tillater oss å effektivisere rutinearbeidet i regnskapsføringen. Med gode rapporter i sanntid både for kunde og regnskapsfører, har vi et godt grunnlag for å diskutere og tolke regnskapsinformasjonen fortløpende. På den måten kan vi bidra til å skape verdier og lønnsomhet for våre kunder, ved at vi tidlig kan kartlegge og gi signaler på forbedringsområder i våre kunders virksomheter, avslutter Lilleklev.