Styremøte

Et styre utgjør den øverste administrative ledelsen i en bedrift, organisasjon eller lignende enhet, og det fungerer som et forum for behandling av saker som angår styrets ansvar, herunder drift, strategi, og selskapets generelle utvikling, inkludert økonomi og regnskap. Styrets møter er dedikert til diskusjon og beslutninger vedrørende disse saksområdene. Styrelederen, også kjent som styreformann, har ansvaret for å lede møtene, mens daglig leder tar ansvar for å føre protokoll.

Det eksisterer ingen fastsatt kvantitativ grense for antall styremøter som skal holdes, men det anbefales at styret innkaller til møter minst én gang hver fjerde måned for å sikre nødvendig oppfølging og tilsyn med selskapets aktiviteter. Dette tilsynet innebærer at daglig leder jevnlig rapporterer selskapets økonomiske situasjon og utvikling til styret. I tillegg avholdes styremøter ved behov, og det er flere tilgjengelige metoder for å arrangere dem, inkludert fysiske møter, telefonmøter, videomøter, eller kommunikasjon via e-post.

I utgangspunktet er det styrelederens ansvar å kalle inn til styremøter, men denne oppgaven kan delegeres til daglig leder. Ethvert styremedlem har rett til å kreve at spesifikke saker behandles under møtet. Møteinnkallingen, inkludert nødvendig informasjon som dagsorden og relevant dokumentasjon, må sendes ut minst én uke før møtet.

Styrelederen leder møtene og er ansvarlig for at alle saker behandles og beslutninger blir tatt. I saksbehandlingen anbefales en struktur der hver sak går gjennom tre trinn: presentasjon, diskusjon, og beslutning.

Hovedregelen for at et styremøte skal være beslutningsdyktig, er at mer enn halvparten av styremedlemmene deltar på møtet. Det er også et generelt krav at alle styremedlemmer må være innkalt til møtet for at det skal være beslutningsdyktig. Ved behov for avstemming og i tilfelle stemmelikhet, har styrelederen en dobbeltstemme som avgjørelsesstemme.

Daglig leder har normalt sett ikke stemmerett i styret med mindre vedkommende også innehar et styreverv. Imidlertid har daglig leder talerett og kan delta i diskusjonene. Dersom det oppstår uenighet eller et behov for en mer detaljert utdypning av synspunkter, kan styremedlemmer og daglig leder kreve å få sine meninger dokumentert i form av en protokolltilførsel. Dette gir dem muligheten til å notere og dokumentere sine synspunkter på en sak som tas opp under møtet.

Styreprotokollen er et viktig dokument som skal reflektere alt som ble vedtatt under styremøtet. Det er daglig leder som er ansvarlig for å utarbeide protokollen, som må inneholde nødvendig informasjon, inkludert tid og sted for møtet, deltakende personer, fremgangsmåte og beslutninger som ble truffet, samt signatur og dato fra alle styremedlemmene som deltok. Hvis et medlem ikke deltok i behandlingen av en sak grunnet fravær eller inhabilitet, skal dette noteres i protokollen, og det samme gjelder eventuell uenighet rundt et vedtak.

Styreprotokollen kan også ha en regnskapsmessig betydning, fordi den kan brukes som dokumentasjon når styret treffer beslutninger som må registreres i selskapets regnskap, som for eksempel utbetalinger av ekstraordinært utbytte eller emisjoner. Styremedlemmer har en plikt til å gi tilbakemelding til daglig leder eller styreleder dersom de har kommentarer eller klager etter å ha mottatt protokollen, og disse merknadene behandles på det påfølgende styremøtet.

Styremedlemmer velges inn i et selskaps styre og har ansvar for å sikre at selskapet utfører sine oppgaver og overholder sine plikter. Valget av styremedlemmer utføres vanligvis av aksjonærene under generalforsamlingen, og de sitter normalt i vervet i to år av gangen. Selskapets vedtekter kan imidlertid spesifisere varigheten av tjenestetiden etter selskapets preferanser. Å inneha et styreverv kalles å være et styremedlem.

Alle selskaper er pålagt å ha et styre, og i aksjeselskaper (AS) er det tilstrekkelig med én person i styret (som blir automatisk styreleder). Allmennaksjeselskaper (ASA) må derimot ha minst tre styremedlemmer, og utover dette fastsetter generalforsamlingen antallet styremedlemmer. Styret ledes normalt av en styreleder, men tittelen kan variere og også være formann eller president.

Styremedlemmer kan motta styrehonorar som godtgjørelse for sitt arbeid. Styrehonoraret er i praksis det samme som lønn og beskattes deretter. Dette betyr at skatt må trekkes av honoraret for norske styremedlemmer, og arbeidsgiveren må også betale arbeidsavgift og rapportere honoraret i a-meldingen. I økonomisk forstand gir det ingen økonomisk fordel å motta styrehonorar i stedet for lønn, spesielt hvis man er både styremedlem og ansatt i selskapet. Det er vanligvis ikke tillatt å fakturere styrehonoraret gjennom et annet selskap i vanlige tilfeller.