Regnskapsbyråer bør la kunden ta hånd om flere oppgaver selv

Dette er et gjesteinnlegg skrevet av Fast Accounting.

24SevenOffice er et system som med sin fleksibilitet innbyr brukerne til å optimalisere arbeidsdelingen mellom flere aktører og brukere. Vi i Fast Accounting ønsker med denne bloggposten å dele noen av våre tips og erfaringer rundt å øke effektiviteten og nytteverdien – i et samspill mellom regnskapsførere og kunde.

Først av alt, finnes det noen hovedregel på en effektiv arbeidsdeling mellom disse aktørene?

Etter mange års erfaring med 24SevenOffice og kunder i alle mulige bransjer, er det nærliggende å si at det er hensiktsmessig at kunden tar hånd om følgende oppgaver:

Elektronisk godkjenning av fakturaer:

• Utbetaling av fakturaer
• Utfakturering

Sett opp startside for kunden

Det er særdeles viktig å tilpasse oppsettet i 24SevenOffice, både for dine ansatte i regnskapsbedriften og deres kunder – slik at brukeropplevelsen blir optimal. Her er det flere grep som bør gjøres, hvorav det kanskje viktigste er å sette opp en effektiv startside på dashboard.

Dashboard består av en rekke smarte widgets som gir oversikt over nøkkeltall og oversiktsbilder, samt mulighet for å sette opp egne bokmerker som gjør at dine ansatte og kunder kan komme til ønsket side ved kun å gjøre ett klikk på startsiden. Bokmerkene og snarveiene bør være tilpasset til den arbeidsdelingen som er avtalt mellom byrå og kunde.

I de fleste tilfeller er det fornuftig å bygge et eget dashboard tilpasset kundens behov, men husk å fokusere på at det skal være enkelt å komme til de modulene kunde benytter i det daglige.

Å opprette og dele Dashboard med kunde er veldig enkelt i 24SevenOffice; regnskapsfører setter det opp – og deler en malnøkkel med kunde.

Skanning av bilag er ut!

Både regnskapsførere og deres kunder, snakker altfor mye om skanning. Vi i Fast Accounting mener at skanning hører fortiden til. Hvorfor ikke gjøre enkle grep, slik at skanning av bilag blir unntaket – og ikke hovedregelen?

Ta kontakt med dine, og dine kunders leverandører, og instruer dem om hvordan de skal sende sine fakturaer. Gi da to alternativer:

• Send oss fakturaer i EHF-format
• Send oss fakturaer per epost direkte til mottaket i 24SevenOffice

Det første punktet fordrer at både avsender og mottaker er registrert i ELMA-registeret, noe flere og flere selskaper blir.

Etter et slikt fremstøt mot leverandørene, erfarer vi at 60-70% av fakturaene fra leverandørene kommer elektronisk inn i mottaket i 24SevenOffice.

Struktur og klare avtaler er et must

Når du som regnskapsfører har kommet dit at mer eller mindre all input kommer elektronisk og digitalt inn i regnskapssystemet, er det viktig å fokusere på å få disse så effektivt og raskt igjennom systemet som mulig. Her er det et sett av virkemidler regnskapsfører kan benytte, for å kanskje lykkes bedre enn i dag:

• Avtal faste ukedager for oppdatering av regnskapet – med dine kunder.
• Få leverandører til å sende fakturaer direkte til mottaket i 24SevenOffice.
• Sett på standard kostnadskonto på leverandører i CRM, så du slipper å bruke unødig tid på å lete etter kostnadskonto i bokføringen.
• Benytt 24SevenOffice sin pre-konteringstjeneste som en kvalitetskontroll for den innebygde OCR-tolken. Dette innebærer en manuell kontroll i mottaket, for å kvalitetssikre at påført metadata i mottaket er helt korrekt.
• Vær pådriver for å standardisere godkjenningsflyten hos kundene dine – og aktiver godkjenningsregler i systemet, slik at kunde får sendt fakturaer effektivt på flyt.
• Godkjennere/attestanter kan effektivt påføre både kostnadskonto, avdeling, prosjekt og kommentar i godkjenningsbildet for bedre samhandling med regnskapsfører i prosessen – både fra desktop, nettbrett og mobil. Regnskapsfører benytter kundens kommentarer i bokføringen.

Bokføringsbildet - en paradigmemarsj?

Ved å gjøre de rette grepene, slik de er presentert ovenfor, vil en raskt oppleve at selve bokføringen av bilagene – i større grad går i retning av å kontrollere at registrerte opplysninger er korrekte. Bruk av hurtigtaster i 24SevenOffice vil føre til god effektivitet i denne prosessen.

Mange regnskapsførere kan også bli flinkere til å bruke script-motoren i bokføringsmodulen, for å forenkle manuelle føringer. Dette kan eksempelvis være aktuelt dersom en fordeler kostnad på dimensjoner (prosjekt, avdeling, konto) med faste brøker.

Remittering

Remitteringsløsningen er veldig enkel i 24SevenOffice – og er etter min mening en klar forutsetning for å benytte systemet effektivt.

Med vårt opplegg bruker kunde ett klikk på å komme seg fra forsiden i systemet til «Ubetalt-listen» – der alle bokførte fakturaer havner. Ingen manuell inntasting av kid er nødvendig. Ved hjelp av et par klikk, så er fakturaen lagt i forfallslisten.

Styringsrapporter

24SevenOffice inneholder flere rapporter med fin drilldown-funksjonalitet, som kan benyttes aktivt i regnskapsrapporteringen overfor kunder. Men den senere tid er det kommet flere eksterne rapporteringskilder som er sømløst integrert mot systemet. Blant disse er:

• OneStopReporting
• V Reporting
• Smartblikk

Et samarbeid med slike aktører, gjør det enklere å standardisere styringsrapporter til kundene. Blant annet kan kunder få skreddersydd visse rapporter, som de alltid har tilgang til via noen enkle tastetrykk.

Lang erfaring med 24SevenOffice

Vi i Fast Accounting kjører alle byråets kunder på 24SevenOffice, da systemet i stor grad dekker våre behov både som internsystem og kundesystem.

24SevenOffice er rett og slett en fleksibel og effektiv webbasert plattform, som gjør det mulig for oss å tilpasse arbeidsdeling med kunde – individuelt fra case til case. Vi kan bruke langt mindre tid på bilagsregistrering og manuelle oppgaver – sammenlignet med tradisjonelle systemer, slik at vi står bedre rustet til å drive rådgivning og bruke regnskapet som et styringsverktøy for våre kunder.

Vi setter også pris på 24SevenOffice sitt åpne API muliggjør effektive integrasjoner mot forsystemer, som enkelte kunder og bransjer «krever» for å kunne jobbe mest mulig effektivt.