Det finnes per i dag tre måter å automatisere regnskapet på, og i denne bloggposten skal vi se på disse ulike løsningene, nemlig OCR, RPA og AI. Trenger du en liten recap på disse begrepene og hva som skiller dem? Ikke fortvil, her får du en gjennomgang!

1) OCR-teknologi: Optical Character Recognition, 'optisk tegngjenkjenning'

OCR-teknologi er noe de fleste i regnskapsbransjen har kjennskap til allerede, og vi i 24SevenOffice har brukt dette i over 15 år. Kort fortalt gir OCR oss muligheten til å sette en grunnleggende innstilling på hvordan en enkel leverandørfaktura skal bokføres.

OCR fungerer altså veldig godt som et verktøy til å gjenkjenne deler av fakturaen, og teknologien er bygd opp via regler. Det vil si at systemet har fått beskjed om å lete etter organisasjonsnummer innenfor et gitt område, eller beløp innenfor et annet område på fakturaen. OCR-leseren kan klare å huske siste kostnadskonto en leverandørfaktura skal bokføres på, og andre faste regelsett knyttet til infoen som hentes ut. Men når det gjelder å skille på ulike MVA satser på en faktura så kan OCR-en slite litt.

Les også: 4 faktorer som gjør regnskapsjobben enklere

Aldri en regel uten unntak sies det, og det er nettopp det som kan være utfordringen med OCR. Kort sagt: Hvis en faktura endrer layout, så vil ikke tolkingen fungere lenger!

2) RPA: Robot Process Automation, ‘prosessautomatisering av robot’

RPA er neste steg i retning av automatisering, og er et verktøy designet nettopp for å automatisere bokføringsprosesser. RPA er en form for avansert regelstyring med en programmerbar robot, som gjør mange av rutineoppgavene som et menneske gjør manuelt i dag. RPA krever mye vedlikehold for å få automatikken til å fungere, og derfor blir det også grenser for hvor langt denne teknologien kan ta oss.

Vi i 24sevenOffice har vært mye i dialog med store regnskapshus som er ledende på automatisering med RPA. Med mye manuell jobb, vedlikehold og tuning av regelsettene så stagnerer man ofte her rundt en automatiseringsgrad på 60 %.

3) AI: Artificial intelligence, kunstig intelligens

Måten AI-motoren automatiserer på er helt annerledes enn OCR og RPA: De beste AI-motorene lærer og trenes på historiske data, og lærer kontinuerlig av menneskelig korrigeringer og bekreftelser. Da snakker vi om erfaringsbasert læring - nesten på samme måte som et menneske - det vil si at den prosesserer og tolker informasjon kontinuerlig.

Regnskap med AI er kort forklart en automatisering av den tradisjonelle prosessen knyttet til bilagshåndtering, godkjenning og bokføring. Ved å bruke en AI-motor kan alle inngående fakturaer tolkes automatisk og sendes for godkjenning med fullførte regnskapsforslag, klar til betaling. Teknologien gir spesielt stor gevinst og tidsbesparelse for større selskaper med et stort fakturavolum.

Les også: 4 spørsmål du bør stille din AI-leverandør

Fordelene med AI er mange; du kan få en automatisk fakturaflyt, dyp innsikt i store datamengder, alltid tilgang til riktig sanntidsregnskap, svært gode prognoser og analysemuligheter, og sist men ikke minst en gedigen tidsbesparelse i hverdagen. Når det kommer til gode AI-motorer så er automatiseringsgraden på hele 90 %!

Den store forskjellen på AI opp mot OCR og RPA er at AI-motoren lærer kontinuerlig, og blir derfor stadig smartere og mer ‘on point’.

Vil du ha en effektivt gjennomgang av hvordan AI kan hjelpe deg med å spare tid på regnskapet?

Forfatter:

Johanna Davidsen, Senior Sales Executive, 24SevenOffice

Sist oppdatert fredag 26. mars 2021