Et bilag fungerer som det grunnleggende beviset for en økonomisk transaksjon innen regnskapet og er avgjørende for å dokumentere og validere finansielle poster. Dette kan omfatte en rekke dokumenttyper som fakturaer, kvitteringer, kontrakter, eller bankutskrifter, som alle bekrefter gjennomføringen av en kjøp- eller salgstransaksjon. I praksis tjener bilag som en detaljert registrering av hver transaksjon som en virksomhet foretar, enten det er anskaffelse av varer og tjenester, salgsinntekter, eller andre finansielle bevegelser.
Filformat: For at et bilag skal være gyldig, må det være i et format som ikke kan redigeres, som PDF eller et bildeformat. Dette sikrer at dokumentasjonen er autentisk og har ikke blitt endret etter at transaksjonen ble registrert.
Krav til dokumentasjon: Bilaget må være fullstendig og korrekt, det vil si at det tydelig viser hva transaksjonen gjelder, og inneholder nødvendig informasjon som beløp, dato, og parter involvert i transaksjonen. For kjøp må det også fremgå at kjøpet er relevant og nødvendig for virksomhetens drift.
Lagring: Bokføringsloven krever at all primærdokumentasjon, inkludert bilag, oppbevares i minst 5 år for å muliggjøre revisjon og eventuell kontroll fra skattemyndighetene. 24SevenOffice tilbyr løsninger for sikker og søkbar lagring av digitale bilag.
Bilag for salg og kjøp: Bilag for salg genereres ofte som fakturaer sendt til kunder, mens bilag for kjøp inkluderer kvitteringer eller fakturaer mottatt fra leverandører. Korrekt håndtering av disse dokumentene er essensiell for korrekt skatte- og mva-behandling.
For brukere av 24SevenOffice, en integrert plattform for økonomistyring, er håndtering og arkivering av bilag sentralt for å sikre nøyaktig og lovlig bokføring. 24SevenOffice muliggjør enkel opplasting og digital lagring av bilag, noe som forenkler prosessen med regnskapsføring og bidrar til effektiv revisjon og oppfølging av finansielle poster. Dette systemet støtter også digitalisering av papirbaserte dokumenter, noe som bidrar til en mer miljøvennlig og kostnadseffektiv forvaltning av regnskapsdokumenter.
