Gode fakturarutiner gir raskere likviditet - her er 7 tips!

Fakturering kan fort bli en tidstyv i hverdagen. Men hvordan kan du ta tak i rutiner og prosesser rundt fakturering for å gjøre det mer effektivt? Og hvordan kan du sørge for å få penger raskere inn? Her får du noen konkrete tips.

1. Effektiv fakturadistribusjon

Har din bedrift oversikt over hvilke fakturaformat deres kunder kan eller ønsker å motta? Bruker dere mye unødvendig tid på oppfølging og utsendelse av fakturaer manuelt?

Med 24SevenOffice’s fakturaprogram kan all fakturering fra virksomheten automatiseres. Trykk «fakturér» og systemet sjekker automatisk om fakturamottaker kan motta EHF, eFaktura, AvtaleGiro, Vipps Faktura, PDF-faktura eller andre formater, i den prioriterte rekkefølgen du selv har definert i systemet. Ergo, enkelt for din bedrift å sende, enkelt og mer effektivt for dine kunder å betale.

Som en del av det automatiske distribusjonsløpet kan du også benytte fakturasalg, som kort oppsummert innebærer at du selger ønskede fakturaer idet du fakturerer, og mottar penger på konto innen 24 timer. Det er ingen tvil om at gode fakturarutiner har positiv innvirkning på likviditeten. Om du derimot kombinerer gode fakturarutiner med fakturasalg, har din bedrift tatt et stort steg mot bedre likviditet og redusert kredittrisiko.

2. Er du B2B? Kom i gang med EHF-faktura

Nærmere 164.000 norske bedrifter kan nå motta EHF-fakturaer –ved å tilby EHF gjør du det lettere for kunden å betale i tide! Dette er altså en vesentlig fordel for både bedriften din og kundene dine; det går både raskere å levere fakturaen, og få pengene inn på konto.

Ved å sende fakturaer som EHF trenger du heller ikke å risikere at fakturaer går i spam-filteret hos mottaker, eller at fakturaer blir borte eller glemt. Dette sikrer raskere innbetalinger og du unngår at kundene mottar unødvendige purringer og krav, som kan føre til støy i kundeforholdet.

3. Kom i gang med repeterende faktura

Har du kunder som du fakturerer på fast basis? Kom i gang med repeterende faktura i 24SevenOffice og gjør faktureringen til en lek med vårt fakturaprogram. Eksempelvis kan du sette opp at fakturaer sendes automatisk ut hver måned, uten å løfte en finger, om du:

• Driver et regnskapskontor, abonnement-tjenester e.l.
• Driver en barnehage
• Driver med eiendomsutleie
• Fakturerer for en forening eller et idrettslag

Når du har satt opp og sendt ut den første repeterende fakturaen, genereres og sendes den automatisk hver periode, for eksempel hver måned, frem til angitt sluttdato.

4. Fakturér fortløpende

Fakturerer din bedrift manuelt eller på en fast dato hver måned, der dere «samler opp alt»? Selv om bedrifter sender fakturaer i heldigitale formater som EHF, kan dette ha en større negativ innvirkning på virksomhets likviditet enn det mange er klar over.

Sørg for å få på plass rutiner for fortløpende fakturering, automatisert fra alle enheter, så fort fakturagrunnlaget er klart.

5. Fremstå profesjonell med skreddersydde fakturamaler

Det stilles strenge krav til utforming av faktura, og for at fakturaen skal være gjeldende må den inneholde følgende informasjon:

• Fakturanumme
• Fakturadato: Den datoen fakturaen blir generert
• Selgers navn og organisasjonsnummer
• Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer
• Beskrivelse av vare/ tjeneste/ kvantum som selges
• Tidspunkt og sted for levering av varen/ tjenesten
• Spesifisert pris og evt. merverdiavgift med korrekt mva-sats
• Forfallsdato

24SevenOffice tilbyr en rekke standardmaler som tar hensyn til dette. Alle maler kan bygges med ODT, som er en åpen standard som støttes av alle moderne tekstbehandlingsprogrammer som Word, OpenOffice og Google Drive. Å endre på et fakturadesign, er kort fortalt, som å endre på et hvilket som helst dokument.

6. Bruk systemer som snakker sammen

For å effektivt skape fakturagrunnlaget er det en fordel å ha alle tjenester som er knyttet til fakturagrunnlaget, sømløst og ferdig integrert. Det kan være å opprette tilbud og ordre i CRM-systemet, registrering av timer og kostnader på et prosjekt eller nødvendig dokumentasjon vedlagt faktura, for å nevne noe.

7. Aktivér fakturasalg og få rask tilgang på likviditet

Fakturasalg gjør det enklere med likviditetsplanlegging, du kan skaffe deg en stabil inntekt ved å selge fakturaer regelmessig, eller kun selge ved behov. Andre fordeler ved å benytte tjenester som fakturasalg så reduserer du kredittrisikoen, ved at banken overtar all risiko knyttet til fakturaen, og du reduserer også risikoen for tap på fordringer.

Det er også tidsbesparende ved at tiden du vanligvis bruker på oppfølging av ubetalte fakturaer, purringer osv, denne tiden kan da benyttes til verdiskapende arbeid i stedet.