/24SevenOffice%20-%20Milj%C3%B8bilder%20LowRes%20-22.jpg)
Skrevet av: Frode Brurberg Hansen -
Lesetid: 2minutter
Samtidig som formatet reduserer kostnadene og manuelle prosesser i forbindelse med mottak av fakturaer, bidrar det til lavere CO2-utslipp, mindre papir – og et bedre miljø
Elektronisk faktura (EHF) blir mer og mer utbredt som fakturaformat i Norge. Bare siden nyttår har antall norske virksomheter som kan motta elektronisk faktura doblet seg. Stadig flere private virksomheter krever nå å få levert sine fakturaer i dette formatet, på linje med det offentlige.
Og grunnen er enkel; Samtidig som formatet reduserer kostnadene og manuelle prosesser i forbindelse med mottak av fakturaer, bidrar det til lavere CO2-utslipp, mindre papir – og et bedre miljø. Vinn-vinn, altså!
La oss gi noen eksempler:
Mange virksomheter bruker mye tid på behandling av inngående bilag. For eksempel ved at fakturaer må scannes – og at data må legges inn eller kontrolleres manuelt. Den direkte kostnaden for å motta en faktura blir da fort 50-100 kr.
Med elektronisk faktura er det ingen manuell behandling av inngående fakturaer. Så fort en elektronisk faktura er mottatt, blir den automatisk lagt inn i regnskapssystemet, ferdig maskinelt lest.
Mange bedrifter kjører manuelle godkjenningsrutiner. Fakturaer legges da gjerne i hyllen til rett person, som for eksempel har rutiner på å godkjenne sine bilag en gang i uken. Postgang og håndtering av inngående bilag tar da fort i sum unødvendig lang tid.
Med 24SevenOffice går fakturaer rett inn i system – og du kan videresende inngående fakturaer på attestasjonsflyt, slik at rett person kan godkjenne hvert enkelt bilag fortløpende. På denne måten unngår du treg fakturabehandling og unødvendige purringer og gebyrer. I betalingslisten kan du legge alle fakturaer til betaling automatisk på forfall, eller evt. et annet tidspunkt om du ønsker dette.
Å ha full kontroll over bilag og utbetalinger er også positivt i forhold til å sikre gode relasjoner til leverandører.
Ettersom feltene på en inngående elektronisk faktura automatisk blir lagt inn i bilagsmottaket i 24SevenOffice, fjerner din bedrift i stor grad risikoen for manuelle feil, som for eksempel feilregistrering av kid eller bankkontonummer, som i ytterste konsekvens kan medføre feil utbetalinger. I en travel hverdag er det fort gjort å glemme et komma, eller legge til en null for mye. Da kan fort kr 150,50 bli til 15 050 og 20 000 til 200 000.
Elektronisk fakturahåndtering har en positiv miljøeffekt gjennom redusert forbruk av papir, printing og transport. I følge en undersøkelse utført av Natural Interest vil utslipp av CO2 være om lag ti ganger lavere med elektronisk distribusjon – sammenlignet med papir. Ergo kan din bedrift bidra til lavere CO2-utslipp, mindre papir – og et bedre miljø, samtidig som dere reduserer kostnadene ved å ta i bruk formatet.
