Formue Accounting effektiviserer kommunikasjon og prosesser med 24SevenOffice

— Vi har økt effektiviteten vår, fått til bedre samarbeid med kunder og oss imellom, og en mer smidig arbeidsprosess, sier daglig leder hos Formue Accounting, Kjersti Holm. 

Formue Accounting bruker ERP-systemet fra 24SevenOffice som inkluderer blant annet regnskap, bank, rapportering, CRM-system, prosjekt og fakturering samt lønnssystemet.

Får brukt tiden sin på verdiskapende oppgaver

Selskapet er en del av Formue som er en ledende aktør i Norge for uavhengig rådgivning mot formuende privatpersoner, stiftelser og familier. Formue Accounting er spesialister på regnskap for investeringsselskap.

— Vårt arbeid krever høy kompetanse fra ansatte på de faglige områdene, og vi har om lag 75% autoriserte regnskapsførere på huset. Vi har valgt å ansette folk med høy kompetanse, nettopp fordi vi ønsker å hjelpe kunden i siste ledd, og være i kundedialog. Derfor er vi også opptatt av at alle våre ansatte skal bruke kompetansen sin på oppgaver som nettopp er verdiskapende for selskapet og våre kunder, forteller Holm. 

Dette innebærer at ansatte skal bruke minimalt med tid på manuelle prosesser og tungvint arbeid. 

— Derfor er systemstøtten og prosessene hos 24SevenOffice kjempeviktig. I tillegg er en viktig forutsetning at man har den tryggheten for at systemene man bruker faktisk fungerer, og er til å stole på. Det føler vi at vi har med 24SevenOffice, sier Deputy Head of Wealth Services hos Formue, Aslak Ottar.

Smidigere arbeidsprosess

Systemene fra 24SevenOffice har skapt en bedre arbeidsflyt mellom de ansatte — tidligere gikk mye tid med til å pinge hverandre innad i teamet, eller å sende e-poster. Det meste av denne kommunikasjonen er nå pakket inn i systemene til 24SevenOffice. 

— Internt kan vi nå jobbe sammen på en mye mer effektiv måte enn tidligere, særlig på grunn av widgeter og dashbord i 24SevenOffice-systemet. Vi sparer mye tid på å slippe å sende e-poster til hverandre om ulike godkjenninger, invitasjoner og lignende. Det fungerer veldig godt for oss, og det har nok vært den største forbedringen i forhold til effektivisering siden vi byttet til 24SevenOffice, utdyper Holm.

Ottar understreker at økosystemet til 24SevenOffice har bidratt til å effektivisere arbeidsprosessene i selskapet.  

Sitter i samme system som kunden

Ottar og Holm synes også at systemet fungerer godt også ut mot kundene deres. 

— Systemet fungerer godt for oss som regnskapsførere, men også for kundene våre – det er komplekst nok for oss som proffe, samtidig intuitivt nok for kunden å jobbe på samme flate som oss. Dersom kunden dermed ringer og trenger hjelp, så sitter vi faktisk og ser på det samme grensesnittet, og det er mye enklere å navigere sammen, forklarer Ottar. 

Holm synes også systemet gir god oversikt og kontroll:

— Det er veldig lett å gi riktige tilganger og rettigheter til kunder i systemet på en veldig effektiv måte. Som daglig leder har dette en effektiviseringsgevinst, og gir meg veldig god oversikt og kontroll – det sikrer at kunder ikke har tilgang til noe de eksempelvis ikke skal ha tilgang til. 

Behov for fleksibelt system

Formue Accounting har laget en integrasjon mot verdipapirer som sikrer effektiv håndtering av kunder med nettopp verdipapirer. Siden dette er kjernevirksomheten til Formue, var det en forutsetning at et nytt regnskapssystem enkelt kunne videreføre integrasjonen. 

— Da vi skulle velge nytt regnskapssystem i 2019, ønsket vi et system som lot oss styre prosessen med verdipapirer mest mulig selv. Vi utforsket en del andre systemer og 24SevenOffice var leverandøren med mest fleksibel løsning, forklarer Holm. 

Investeringsselskaper gjør mange transaksjoner som kjøp og salg av aksjer, og ifølge Holm kan det være utfordrende som investeringsselskap å ha full kontroll på dette. 

—  Vi avhengige av å kunne vise frem et fullstendig regnskap for våre kunder. Integrasjonen inn mot 24SevenOffice bidrar til dette.

Tett samarbeidspartner med 24SevenOffice

Ottar og Holm er enige om at samarbeidet mellom Forme Accounting og 24SevenOffice fungerer godt. Internt har de superbrukere hos seg som tar tak i utfordringer eller spørsmål, og på den måte opparbeider seg systemkompetanse.

— På denne måten bidrar vi til at 24SevenOffice kan videreutvikle systemløsninger til det beste for oss og andre brukere, sier Holm. 

Systemet legger godt til rette for at de kan løse problemer eller utfordringer som dukker opp, internt hos seg selv først, takket være hjelpevideoer. Eventuelt kan man også ta kontakt med partnerteamet hos 24SevenOffice direkte dersom de trenger det.  

Bra driv og teknologisk utvikling

— Vi er veldig glade i 24SevenOffice. De har god driv, og jobber med mange spennende produkter og prosjekter – særlig innen teknologisk utvikling. For oss er det kjempebra at våre leverandører tenker nytt og  er innovative, avslutter Holm.