Formue Accounting effektiviserade kommunikation och arbetsprocesser: — Nu spenderar vi minimal tid på manuella processer

— Vi har ökat vår effektivitet, uppnått bättre samarbete med kunder och internt, samt fått en smidigare arbetsprocess, säger VD för Formue Accounting, Kjersti Holm.

Formue Accounting använder ERP-systemet från 24SevenOffice, som inkluderar bland annat redovisning, bank, rapportering, CRM-system, projekt- och faktureringsfunktioner, samt lönesystem.

Använder sin tid för värdeskapande uppgifter

Företaget är en del av Formue, som är en ledande aktör i Norge inom oberoende rådgivning till förmögna privatpersoner, stiftelser och familjer. Formue Accounting är specialister på redovisning för Investmentbolag.

— Vårt arbete kräver hög kompetens från anställda inom sina områden, och cirka 75% av våra redovisningskonsulter är auktoriserade. Vi har valt att anställa personer med hög kompetens, just för att vi vill hjälpa kunden i det sista ledet och vara i dialog med kunden. Därför är vi också måna om att alla våra anställda ska använda sin kompetens i uppgifter som verkligen skapar värde för företaget och våra kunder, berättar Holm.

Det innebär att anställda bör använda minimal tid på manuella processer och tungt arbete.

— Därför är systemstödet och processerna hos 24SevenOffice är mycket viktiga. Dessutom är det en viktig förutsättning att man har trygghet i att de system man använder faktiskt fungerar och går att lita på. Det känner vi att vi har med 24SevenOffice, säger Deputy Head of Wealth Services hos Formue, Aslak Ottar.

Smidigare arbetsprocess

Systemen från 24SevenOffice har skapat ett bättre arbetsflöde mellan de anställda — tidigare gick mycket tid till intern kommunikation i teamet. Det mesta av denna kommunikation är nu integrerad i 24SevenOffice-systemen.

— Internt kan vi nu samarbeta på ett mycket effektivare sätt än tidigare, särskilt tack vare widgetar och dashboards i 24SevenOffice-systemet. Vi sparar mycket tid genom att slippa skicka e-post till varandra angående attestering, inbjudningar och liknande. Det fungerar väldigt bra för oss, och det har nog varit den största förbättringen när det gäller effektivisering sedan vi bytte till 24SevenOffice, förklarar Holm.

Ottar understryker att 24SevenOffice-ekosystemet har bidragit till att effektivisera arbetsprocesserna i företaget.

Använder samma system som kunden

Ottar och Holm anser också att systemet fungerar bra även gentemot deras kunder.

— Systemet fungerar bra för oss som redovisningskonsulter, men också för våra kunder – det är tillräckligt komplext för oss som proffs och samtidigt tillräckligt intuitivt för kunden att arbeta på samma plattform som oss. Om kunden ringer och behöver hjälp, sitter vi faktiskt och tittar på samma gränssnitt, och det är mycket enklare att navigera tillsammans, förklarar Ottar.

Holm tycker också att systemet ger en bra överblick och kontroll:

— Det är mycket enkelt att ge rätt behörigheter och rättigheter till kunder i systemet. Som VD är detta mycket effektivt och ger en bra överblick och kontroll – det säkerställer att kunder inte har tillgång till något de inte bör ha. 

Behov av ett flexibelt system

Formue Accounting har skapat en integration mot den norska värdepapperscentralen som säkerställer effektiv hantering av kunder med värdepapper. Eftersom detta är kärnverksamheten för Formue var det en förutsättning att det nya redovisningssystemet enkelt kunde integreras.

— När vi skulle välja ett nytt redovisningssystem år 2019 ville vi ha ett system som tillät oss att själva styra processen med värdepapper så mycket som möjligt. Vi undersökte några andra system och 24SevenOffice var leverantören med den mest flexibla lösningen, förklarar Holm.

Investmentbolag genomför många transaktioner som köp och försäljning av aktier, och enligt Holm kan det vara utmanande för ett Investmentbolag att ha full kontroll över detta.

— Vi är beroende av att kunna presentera en komplett redovisning för våra kunder. Integrationen mot 24SevenOffice bidrar till detta.

Nära samarbetspartner med 24SevenOffice

Ottar och Holm är överens om att samarbetet mellan Formue Accounting och 24SevenOffice fungerar bra. Internt har de "super users" som tar itu med utmaningar eller frågor och på så sätt bygger upp systemkompetens.

— På detta sätt bidrar vi till att 24SevenOffice kan vidareutveckla systemlösningar till det bästa för oss och andra användare, säger Holm.

Systemet gör det möjligt för dem att lösa problem eller utmaningar som uppstår internt hos dem själva först, tack vare 24SevenOffice hjälpcenter. Alternativt kan de också kontakta 24SevenOffice partnerteam.

Drivkraft och framsteg inom teknologisk utveckling

— Vi är mycket nöjda med 24SevenOffice. De har en stark drivkraft och arbetar med många spännande produkter och projekt, särskilt inom teknologisk utveckling. För oss är det fantastiskt att våra leverantörer tänker nytt och är innovativa, avslutar Holm.