Därför bör du komma igång med automatisk fakturering

Vi vet det – du vet det. De manuella arbetsprocesserna är en smärta och tidstjuv i vardagen. Ofta är det enklare att blunda för problemen än att faktiskt göra något åt det. Kanske är det svårt att veta i vilken ände du ska börja? Och kanske är du osäker på hur du ska ta tag i rutiner och processer för att göra faktureringen mer effektivt?

Men innan vi ger dig några smarta tips på vägen, känner du igen dig själv i följande uttalanden?

• Jag vet inte vilket fakturaformat kunden kan motta, och det leder ofta till mycket extra arbete och att fakturan måste skickas om.

   

• Det är svårt att få en överblick över om kunden har utestående fakturor.

   

• Jag måste manuellt kontrollera status på inbetalningar via internetbanken.

• Det finns inga rutiner för påminnelser om kundfordringar

• Vi måste hantera signaturen manuellt på beställnings- och fakturabasis, papper försvinner och intäkter förloras

• Fakturan saknar nödvändig information och är svår att ändra

   

• Det är tidskrävande att skapa fakturamallar

• Kunder klagar över att de inte har fått fakturan

Om du känner igen dig själv i något av ovanstående uttalanden är det en bra indikation på att det är dags för en förändring. Med helautomatisk fakturering kan du få kontroll över rutiner och processer kring fakturering.

1. Effektiv fakturadistribution

Om företaget inte har en översikt över vilket fakturaformat kunderna kan eller vill motta, och mycket onödig tid läggs på att följa upp och skicka ut fakturor manuellt, kan detta lösas med helautomatisk fakturering.

Med en modern distributionslösning kan all fakturering från företaget automatiseras helt genom att systemet automatiskt kontrollerar om fakturamottagaren kan ta emot elektroniska fakturor, PDF- eller andra format. En sådan distributionslösning gör att du kan fakturera i den prioritetsordning som du själv har definierat i systemet. Slutsatsen, lätt för företag att skicka, enkelt och mer effektivt för dina kunder att betala.

Men vad händer om kunden inte betalar fakturan? Manuella processer relaterade till uppföljning av obetalda fakturor är tidskrävande och kan ge onödig huvudvärk. Detta kan snabbt påverka värdeskapandet och ta fokus bort från kärnuppgifterna.

2. Fakturera fortlöpande

Fakturerar företaget manuellt eller på ett fast datum varje månad där du "samlar in allt"? Även om företag skickar fakturor i helt digitala format kan detta ha en större negativ påverkan på företagets likviditet än vad många faktiskt är medvetna om.

Se till att skapa rutiner för löpande fakturering, automatiserat från alla enheter, så snart fakturaunderlaget är klart.

3. Kom igång med repeterande fakturor

Om du har kunder som du fakturerar regelbundet är repeterande fakturor ett måste. Eftersom repeterande fakturor gör att du kan fakturera automatiskt varje månad, oavsett om du bland annat;

• Driver en förskola, gym eller annan verksamhet

• Arbetar med uthyrning av fastigheter

• Fakturerar för en förening eller ett idrottslag

• Säljer prenumerationstjänster

När du har ställt in och skickat ut den första repeterande fakturan genereras den automatiskt och skickas varje period, till exempel varje månad, fram tills det slutdatum du har angett.

4. B2B - kom igång med elektronisk faktura

Genom att skicka e-fakturor eliminerar du risken för att fakturor går i skräppostfiltret hos mottagaren, eller att fakturor går förlorade eller glöms bort. Detta säkerställer snabbare betalningar och du undviker att kunder får onödiga påminnelser och krav, vilket kan leda till friktion i kundrelationen.

Många moderna system erbjuder även lösningar såsom Autobokför som är en funktion som ger dig möjligheten att automatiskt bokföra fasta ingående fakturor.

Med Autobokför kan du bokföra fakturor som kommer in som elektroniska fakturor (Peppol). Om du får repeterande fakturor från en leverantör så kan du autobokföra dessa baserat på olika regler på leverantörsnivå och baserat på belopp. Det enda du måste göra är att registrera företaget i Peppol registret.

5. Ge ett professionellt intryck med anpassade fakturamallar

Stränga krav ställs för utformning av fakturor och för att en faktura ska vara giltig måste den innehålla följande information:

• Fakturanummer

• Fakturadatum: Det datum fakturan genereras

• Säljarens namn och organisationsnummer

• Köparens namn, adress eller organisationsnummer

• Beskrivning av varor / tjänster / såld kvantitet

• Tid och plats för leverans av produkten / tjänsten

• Angivet pris och eventuell moms med rätt momssats

• Förfallodatum

Genom att välja en lösning som erbjuder standardmallar som tar hänsyn till detta blir jobbet enklare för dig. Men visste du att det också finns lösningar som tar hänsyn till utformningen av mallarna?

Lösningar som erbjuder skräddarsydda och egendesignade mallar, gör det möjligt för företaget att ge ett mer professionellt intryck. Inte bara det, om du väljer ett modernt system finns det funktionalitet som också kan stödja olika regler för hantering av faktura- och ordermallar, till exempel layout.

Med andra ord; möjligheterna är många så länge du väljer rätt system!

6. System som snackar med varandra

För att effektivt skapa fakturaunderlag är det en fördel att ha alla tjänster som är kopplade till fakturaunderlaget, sömlöst- och fullständigt integrerade. Tjänster såsom; skapa erbjudanden och beställningar i CRM-systemet, registrering av timmar och kostnader i ett projekt eller nödvändig dokumentation bifogad fakturan, för att nämna några.

Se till att du använder system som snackar med varandra och bidrar till effektivare rutiner och processer. Dock är verkligheten att många företag måste hantera olika system. Därför är ett bra tips att välja ett system med ett öppet API som erbjuder bra integrationsalternativ med andra system, som exempelvis kan möjliggöra att du kan hämta order- och faktureringsdata från ett tredjepartssystem.