HSB sparar mer än 25 000 timmar per år med hjälp av bokföring med AI

HSB är Sveriges största bostadsförening med mer än 620 000 medlemmar; 4 000 bostadsrättsföreningar; över 35 000 valda styrelserepresentanter; och 26 regionala HSB-föreningar. HSB är en medlemsägd, kooperativ verksamhet som jobbar med bosparande, bostadsutveckling och fastighetsförvaltning. Deras mission är att skapa en trygg och bärkraftigt bomiljö som främjar både trivsel och gemenskap bland medlemmarna. En upplevelse de kallar “Det goda boendet”.

Utmaningar

Med ca 1,5 miljoner årliga fakturor önskade HSB’s Executive Finance Team att nyttja artificiell intelligens inom den ekonomiska funktionen, för att reducera de anställdas tid på manuella arbetsuppgifter. Verksamheten använde en programvara som skannade fakturor men där ekonomiavdelningen var tvungen att manuellt komplettera med data som saknades. Efter denna process överfördes fakturorna till Basware, som i sin tur krävde att de anställda manuellt klassificerade och kodade varje faktura. 

Med flera olika system utan automatik tog det onödigt lång tid för HSB att hantera alla de inkommande leverantörsfakturorna. Att ekonomiavdelningen använde flera olika tekniska lösningar resulterade också i en krävande process varje gång man anställde en ny person till företaget.

HSB var i behov av en modern plattform som kunde automatisera repetitiva manuella uppgifter kopplade till inkommande fakturahantering. De sökte efter en plattform som var skalbar och som kunde reducera verksamhetens utmaningar inom leverantörsfakturahantering. För att HSB skulle byta ut sin existerande lösning krävdes det ett alternativ med djupgående expertis inom automatisering av inkommande fakturor. Samt att organisationen ska kunna växa med lösningen.

Valde 24SevenOffice AI Assistant

HSB som har varit en etablerad verksamhet i snart 100 år, såg behovet samt möjligheten av att applicera avancerad teknologi, som artificiell intelligens inom sin verksamhet för att förändra samt driva utvecklingen framåt inom sin bransch. Detta dels för att effektivisera sina arbetsprocesser samt även stärka sin image som en pionjär i det digitala skiftet.

HSBs projektgrupp, med ansvar för kartläggning och utvärdering av AI och automatiseringslösningar, tog kontakt med 24SevenOffice och fem andra leverantörer. Under genomgången av både produkt och process insåg HSB att 24SevenOffice var den enda aktören som erbjöd en komplett AI-lösning, med IT-expertis i världsklass samt lång erfarenhet med AI och maskininlärning.

- Vi är stolta över att HSB valde 24SevenOffice till att automatisera hela den inkommande fakturaprocessen. Att HSB redan efter kort tid ser hur AI Assistant ger en enorm effektiviseringsvinst är otroligt kul och spännande. Med över en halvering av använd tid per konterad verifikation visar detta exemplet hur fort du får resultat med hjälp av en effektiv process och implementering tillsammans med vårt AI-team. Eftersom vår AI-motor lär fortlöpande och automatiserar mer och mer helt utan mänsklig kontroll, är detta bara starten på en ny fantastisk epok för redovisningsbranschen, berättar Eirik Aa. Stranden, CEO, 24SevenOffice.

Sammanfattningsvis kommer AI Assistant att utvecklas och bli mer avancerad över tid. Den kommer successivt att överta många av de manuella uppgifter som idag hanteras av HSBs ekonomer. Detta innebär en effektivisering av arbetsprocesserna och en minskning av den administrativa bördan, vilket frigör tid för mer strategiska och värdeskapande aktiviteter.

Resultat

HSB gick live med AI Assistant i juni 2020. Från slutet av 2020 till och med mars 2021 minskade den genomsnittliga hanteringstiden per faktura från att vara över tre minuter till 30 sekunder.

- Vi är på väg att spara över 25 000 timmar årligen genom att automatisera manuell fakturahantering när AI Assistant är implementerad i alla våra regioner. Detta är en otrolig tidsbesparing som gör att våra anställda kan lägga mer tid på andra mer värdeskapande uppgifter i verksamheten, såsom företagsstrategi, fastighetsbehov och kapitalinvesteringar. AI Assistant har förändrat våra anställdas vardag och fullständigt påverkat hur vår verksamhet fungerar, säger Fredrik Wiktor, Applicant Management Lead på HSB Affärsstöd.

Vägen vidare

Idag är det över 200 anställda hos HSB som använder plattformen, och målet är att öka detta till över 350 anställda och inkludera alla sina 26 regionala HSB-föreningar.

Utöver tidsvinsten, har organisationen haft sin första “real-life experience” med AI. Detta har bidragit till att stärka HSB image som innovativ och framåtblickande aktör inom branschen. Genom att tidigt implementera ny teknik får HSB värdefull insikt och kan identifiera nya användningsområden, vilket möjliggör en bredare implementering av AI Assistant även inom andra interna avdelningar utöver ekonomifunktionen. 

- Vi kommer att stödja HSB till att ta nästa steg mot en mer omfattande automatisering av deras verksamhet, vilket kommer att leda till ytterligare tids- och kostnadsbesparingar. För närvarande har vi påbörjat automatiseringen av redovisningsprocesser, men vi har för avsikt att fortsätta denna utveckling. Med hjälp av AI avancerade funktioner planerar vi att tillämpa samma principer för att optimera områden såsom realtidsanalyser och mätning av avdelningens effektivitet. Genom 24SevenOffice AI-lösning kommer vi att utrusta HSB ekonomiteam med de verktyg som krävs för att fatta välgrundade och strategiska affärsbeslut, säger Staale Risa, 24SevenOffice.

Är du intresserad av att se hur vi kan hjälpa dig och ditt företag att uppnå samma nivå av effektivitet och lönsamhet som vi har åstadkommit för HSB?