HSB sparar mer än 25 000 timmar per år med hjälp av bokföring med AI

Skrivet av: Bård Kristensen, Chief Sales Officer i 24SevenOffice -

Lästid: 3minuter

HSB var i behov av en modern och skalbar plattform som kunde automatisera repetitiva uppgifter. Läs mer om hur HSB gick från att vara en etablerad institution till framtidsrättad bostadsinnovatör.

DSC08808

HSB är Sveriges största bostadsförening med mer än 620 000 medlemmar; 4 000 bostadsrättsföreningar; över 35 000 valda styrelserepresentanter; och 26 regionala HSB-föreningar. HSB är en medlemsägd, kooperativ verksamhet som jobbar med bosparande, bostadsutveckling och fastighetsförvaltning. Deras mission är att skapa en trygg och bärkraftigt bomiljö som främjar både trivsel och gemenskap bland medlemmarna. En upplevelse de kallar “Det goda boendet”.

 

Utmaning

Med ca 1,5 miljoner årliga fakturor önskade HSB’s Executive Finance Team att nyttja artificiell intelligens inom den ekonomiska funktionen, för att reducera de anställdas tid på manuella arbetsuppgifter. Verksamheten använde en programvara som skannade fakturor men där ekonomiavdelningen var tvungen att manuellt komplettera med data som saknades. Efter denna process överfördes fakturorna till Basware, som i sin tur krävde att de anställda manuellt klassificerade och kodade varje faktura. 

Med flera olika system utan automatik tog det onödigt lång tid för HSB att hantera alla de inkommande leverantörsfakturorna. Att ekonomiavdelningen använde flera olika tekniska lösningar resulterade också i en krävande process varje gång man anställde en ny person till företaget.

HSB var i behov av en modern plattform som kunde automatisera repetitiva manuella uppgifter kopplade till inkommande fakturahantering. De sökte efter en plattform som var skalbar och som kunde reducera verksamhetens utmaningar inom leverantörsfakturahantering. För att HSB skulle byta ut sin existerande lösning krävdes det ett alternativ med djupgående expertis inom automatisering av inkommande fakturor. Samt att organisationen ska kunna växa med lösningen.

 

Valde 24SevenOffice AI Assistant

HSB som har varit en etablerad verksamhet i snart 100 år, såg behovet samt möjligheten av att applicera avancerad teknologi, som artificiell intelligens inom sin verksamhet för att förändra samt driva utvecklingen framåt inom sin bransch. Detta dels för att effektivisera sina arbetsprocesser samt även stärka sin image som en pionjär i det digitala skiftet.

HSBs projektgrupp, med ansvar för kartläggning och utvärdering av AI och automatiseringslösningar, tog kontakt med 24SevenOffice och fem andra leverantörer. Under genomgången av både produkt och process insåg HSB att 24SevenOffice var den enda aktören som erbjöd en komplett AI-lösning, med IT-expertis i världsklass samt lång erfarenhet med AI och maskininlärning.

- Vi är stolta över att HSB valde 24SevenOffice till att automatisera hela den inkommande fakturaprocessen. Att HSB redan efter kort tid ser hur AI Assistant ger en enorm effektiviseringsvinst är otroligt kul och spännande. Med över en halvering av använd tid per konterad verifikation visar detta exemplet hur fort du får resultat med hjälp av en effektiv process och implementering tillsammans med vårt AI-team. Eftersom vår AI-motor lär fortlöpande och automatiserar mer och mer helt utan mänsklig kontroll, är detta bara starten på en ny fantastisk epok för redovisningsbranschen, berättar Ståle Risa, CEO i 24SevenOffice.

Kort sagt så kommer AI Assistant att lära sig och bli smartare med tiden, den kommer att ta över flera manuella uppgifter som ekonomen hos HSB brottas med dagligen.

 

Resultat

HSB gick live med AI Assistant i juni 2020. Från slutet av 2020 till och med mars 2021 minskade den genomsnittliga hanteringstiden per faktura från att vara över tre minuter till 30 sekunder.

- Vi är på väg att spara över 25 000 timmar årligen genom att automatisera manuell fakturahantering när AI Assistant är implementerad i alla våra regioner. Detta är en otrolig tidsbesparing som gör att de anställda kan lägga mer tid på andra värdeskapande uppgifter i verksamheten, såsom företagsstrategi, fastighetsbehov och kapitalinvesteringar. AI Assistant förändrar våra anställdas vardag och även hur vår verksamhet fungerar, säger Fredrik Wiktor, Applicant Management Lead i HSB Affärsstöd.

Vi är på väg att spara över 25 000 timmar årligen genom att automatisera manuell fakturahantering när AI Assistant är implementerad i alla våra regioner.

— Fredrik Wiktor, HSB Affärsstöd

Vägen vidare

Idag är det över 200 anställda hos HSB som använder plattformen och avser att öka detta till över 350 anställda och alla sina 26 regionala HSB-föreningar.

Utöver tidsvinsten, har organisationen haft sin första “real-life experience” med AI. Detta gör att HSB kan stärka sin image från en etablerad aktör till en nytänkande aktör som driver utveckling i branschen. Att HSB är tidigt ute och testar ny teknik skapar erfarenhet och förutsättningar för organisationen att hitta nya användningsområden och implementera AI Assistant inom andra interna avdelningar utanför ekonomifunktionen.

- Vi ska hjälpa HSB att ta ytterligare steg och automatisera sin verksamhet för att spara tid (och därmed pengar)! Vi har bara startat automatiseringen av processer inom redovisning och har inga planer om att sluta här. Med AIs geniala egenskaper ska vi nyttja samma princip för maximalt utbyte inom områden som bland annat realtidsanalyser och mätning av avdelningseffektvitet. Med 24SevenOffiice AI-lösning ska vi ge HSB´s ekonomiteam allt som dem behöver för att kunna ta välgrundade och smarta affärsbeslut, säger Risa.