7 tips til hvordan regnskapsbyråer kan oppdra sine kunder

For å lykkes med å få det beste ut av et moderne regnskapssystem er det viktig å oppdra kunden riktig - og at regnskapsfører tar regien på hvordan bilagsflyt og arbeidsdeling bør legges opp. I denne bloggposten viser vi flere eksempler på nettopp dette.

Ta regien – sett deg i førersetet

Gamle vaner er ofte vonde å vende, derfor er det viktig at regnskapsfører tar regi rundt hvordan kunder håndterer sine bilag - og hvordan disse kommer inn i bilags- og fakturamottaket i regnskapssystemet.

Selv om en kunde «alltid» har levert «alt» per papir, og fortsatt ytrer et ønske om å fortsette med dette, er det dermed god rådgivning av regnskapsfører å logre med halen og la kunden fortsette i den gamle tralten, eller er det på tide å foreslå noe nytt?

Bli kvitt unødvendige manuelle prosesser

24SevenOffice er et fleksibelt økonomisystem, derfor er det også mulig å legge opp samhandlingen - og bilags- og arbeidsflyt mellom kunde og regnskapsfører på mange ulike måter.

Som leverandør av et fleksibelt og skybasert system ønsker vi naturligvis ikke å ta kommando over hvordan regnskapsførere og kunder velger å jobbe, da ingen kunder er like. Men å komme med noen gode råd rundt hvordan en kan jobbe smartere og mer effektivt - med et system som er utviklet nettopp med dette formålet, det føler vi er på sin plass.

Tradisjonelt har dette ofte vært måter kunder har vært vant med å håndtere sine inngående bilag:

• Bilag leveres per papir til regnskapsfører
• Postmottak hos regnskapsfører - der regnskapsfører skanner inn bilag
• Kunde skanner inn bilag selv

Uten at vi har eksakte tall på hvor mange kunder som fremdeles håndterer inngående bilag på en eller flere av metodene ovenfor, kan vi med sikkerhet si at det fortsatt er altfor mange, med bakgrunn i hundrevis av nysalgsmøter årlig.

Hovedutfordringen med alle disse tre rutinene, og da særlig førstnevnte, er at det er rom for mange unødvendige manuelle prosesser og feil – og ikke minst forsinkelser. Dette kan igjen innvirke negativt i forhold til å ha løpende oppdaterte regnskaper - med gode og korrekte styringsdata for kunden.

Bli heldigital

For å håndtere inngående bilag så effektivt som mulig er dette som regel kombinasjonen vi anbefaler våre kunder:

• Be eller krev at leverandører sender fakturaer i EHF-format (elektronisk faktura).
• Be leverandører sende fakturaer per e-post direkte til mottaket i 24SevenOffice.
• Send inn reise- og utleggsregning fortløpende fra 24SevenOffice Mobil direkte til mottaket.

Fordelene med alle de tre ovennevnte punktene er at alt går fortløpende rett inn til mottaket i regnskapssystemet, uten noen unødvendige mellomledd eller risiko for manuelle feil fra mottaker sin side.

Det er viktig å understreke at det første punktet betinger at avsender og mottaker er registrert i ELMA-registeret, noe som flere og flere blir.

Fordelene med EHF er mange, blant annet er det da ingen manuell behandling eller punching av inngående fakturaer. Så fort en elektronisk faktura er mottatt, blir den automatisk lagt inn i regnskapssystemet i 24SevenOffice, ferdig maskinelt lest.

Gode faktureringsrutiner

I stor grad fakturerer kundene til regnskapsbyråer som benytter 24SevenOffice fortløpende fra systemet, men vi opplever av og til at enkelte benytter et relativt smalt eksternt fakturaprogram til å fakturere.

Resultatet blir da at kunder må sende over utgående bilag til regnskapsfører per papir eller som PDF, som da igjen må punches og bokføres manuelt.

At kunde fakturerer og jobber i samme system som regnskapsfører har mange fordeler, men her er i hvert fall tre:

• Alle fakturaer bokføres automatisk.
• Både kunde og regnskapsfører har full oversikt via reskontro i sanntid - gjennom integrasjonen mot bank.
• Enkelt å få på plass gode rutiner for purring og inkasso.

Fortløpende styringsdata

Med en effektiv bilagsflyt ligger også alt til rette for at oppgaver kan planlegges, følges opp – og bli utført med høy kvalitet, til rett tid.

Eksempelvis muliggjør dette at regnskapsfører kan avtale faste ukedager for oppdatering av regnskap - med 100% korrekte styringsdata til kunde.

Mange bedrifter ser på regnskapskostnader og offentlig innrapportering som en påtvunget onde. Med et oppdatert regnskap som et styrings- og beslutningsgrunnlag med fokus på framtiden, ikke fortiden - er vår erfaring at tonen fort blir en helt annen. Betalingsvilligheten for rådgivning basert på ferskvare, er naturligvis langt høyere - sammenlignet med gamle tall hentet fra frysedisken.

Vårt mål er å gjøre det enkelt for regnskapsførere å spille sine kunder gode. 24SevenOffice tilbyr alt fra enkle til mer avanserte rapporter i sanntid – som gir kunde et godt grunnlag for å diskutere og tolke regnskapsinformasjon fortløpende med regnskapsfører.

Arbeidsdeling mellom kunde og regnskapsfører

Som tidligere nevnt er ikke alle kunder like. 24SevenOffice er bygget slik at regnskapsfører kan skreddersy arbeidsdeling tilpasset kundens behov.

I arbeidsflyten litt lenger ned har vi tatt inn to andre aspekter som kan bidra positivt til oppdaterte regnskaper; «godkjenning» og «betaling».

Godkjenning

For byråkunder der flere ansatte skal godkjenne bilag, anbefaler vi å benytte godkjenningsmodulen i systemet vårt. Her er det mulig å videresende bilag på attestasjonsflyt, slik at rett person kan godkjenne hvert enkelt bilag både fra desktop, nettbrett og mobil. "Godkjennere" kan effektivt påføre både kostnadskonto, avdeling, prosjekt og kommentar i godkjenningsbildet, som benyttes videre av regnskapsfører i bokføringen.

Betalinger direkte fra systemet

Gjennom 24SevenOffice sin integrasjon mot bank, kan kunde kjøre alle betalinger direkte fra systemet. Alle utbetalinger blir automatisk matchet mot reskontro i sanntid. Betalinger kan naturligvis også utføres av regnskapsfører, dersom dette er ønskelig.

Konsekvensen ved for eksempel å kjøre betalinger via nettbank, er unødvendig dobbeltarbeid i forbindelse med matching av transaksjoner – noe som igjen skaper utfordringer rundt å holde et oppdatert regnskap.

Fri tilgang til bilagsmottak

Alle byråets kunder har for øvrig fri tilgang til bilagsmottaket i 24SevenOffice - og dermed fortløpende oversikt over hva som er sendt inn av bilag.

Eksempelet under er en svært vanlig arbeidsflyt mellom kunde og regnskapsfører i 24SevenOffice.

Ettersom en kan skreddersy flyt tilpasset kundens behov, kan eksempelvis «godkjenning» utelates fra arbeidsflyten, dersom det ikke er behov for dette.