Bytte lønnssystem: Slik tar du i bruk 24SevenOffice Lønn

Han gir deg et innblikk i hva du bør tenke på dersom du vurderer å flytte over lønnssystemet ditt, og hva du bør huske på under flytting. 

Lønnssystemet fra 24SevenOffice kan også sømløst kombineres med timeregistreringssystemet vårt.

Hvordan bytte lønnssystem?

Det kan være komplisert å bytte lønnssystem, med mange komponenter å ta hensyn til. I denne artikkelen gir Andersen deg sine beste tips.

Skal du bytte fra eAccounting? Les mer her.

Før du flytter lønnsssytem: Hva må du huske på?

Først og fremst anbefaler Andersen å planlegge i forkant før dere skal bytte system. Andersen anbefaler gjerne å bytte system ved et terminskifte.

— I tillegg bør du også beregne litt ekstra med tid – det er ikke alltid at prosesser går smertefritt. Du kan likevel begynne å flytte over lønnssystemet med en gang siste lønn på det gamle systemet er kjørt.

Noe av det første du bør planlegge godt er når du skal bytte system. Her anbefaler Andersen at du venter til en ny mva-periode starter - altså at du ikke begynner midt i en mva-periode. Oppstartsdato i 24SevenOffice er nødt til å stemme overens med ny mva-termin. 

Hva er viktig å huske på når du flytter lønnssystemet?

Om du har bestemt deg for å flytte lønnssystemet ditt til 24SevenOffice Lønn, har Andersen en rekke tips som kan være nyttige:

• Flytt over alle ansatte til nytt system, også de som har skyldige feriepenger.
• Du må vurdere om du skal avslutte alle arbeidsforhold, eller om du skal videreføre de samme i nytt lønnssystem.
• 24SevenOffice Lønn har funksjonen for å avstemme arbeidsforhold mot Altinn. Dette gjør det enkelt å bruke samme arbeidsforhold-ID som i gammelt system. Du kan kopiere ID direkte fra måneden før via Altinn under Ansatte > Altinn > Velg måneden før > Avstemning > Marker alle. Kopier dette fra Altinn inn i det nye lønnssystemet.
• Permisjoner: Pågående permisjoner må legges inn på den ansatte i Fravær i 24SevenOffice Lønn med samme ID som ble brukt i forrige lønnssystem.
• Feriepenger: Du må vurdere om feriepenger skal med i hittil-kjøring, eller om opptjeningen ble importert. Om du for eksempel har importert utbetaling 2022 må du også importere opptjening 2021 – ellers ender de ansatte opp i minus i feriepengelisten.  
• Du må avstemme feriepengelisten ved oppstart i 24SevenOffice. Den skal være lik feriepengelisten i ditt forrige system. Det er mye lettere å oppdage feil nå, enn ved ferieutbetaling neste år.
• Ved import av lønnsposter vil beløp som importeres på naturlig negative lønnsarter – for eksempel “Kantinetrekk” – automatisk bli negativ i 24SevenOffice Lønn. Om du importerer et negativt beløp vil du få dobbel negativ, og beløpet vil derfor legge seg som en positiv utbetaling.
• Du må også avstemme faste poster i den første lønnskjøringen du gjennomfører i nytt system, og se om noe mangler. Hvis du ikke avstemte hittil-kjøringen, må du sjekke bokføring mot en typisk lønnskjøring i forrige system.

Andersen understreker at det er viktig at du beregner god tid første gang du flytter en klient, og sørger for at alt blir riktig.

— Når du har flyttet over et par klienter, går det fort på autopilot. Dersom du er usikker på noe, kan du spørre vår support på forhånd – da slipper du å rydde opp i ettertid. Det tar 5 minutter å sjekke om noe er riktig, men det tar timer å rydde opp i noe som er blitt feil, råder Andersen.

Om du trenger hjelp er det lurt å beregne litt god tid, og anbefaler å begynne å undersøke systemet i god tid før dagen du for eksempel skal ha lønn på konto. Vi anbefaler også å teste importer man skal i gang med på forhånd – vi har god støtte for import av lønnsposter.

Systemet som gir deg bedre arbeidsflyt

— Om du skal begynne å ta i bruk et nytt system, tar det gjerne alltid litt tid å bli vant med det. Noen knapper har kanskje endret plassering, og muligens er det noen innstillinger du må sette opp som du ikke har tenkt på siden du byttet system sist, sier Andersen.

Hans erfaring er at de fleste tilpasser seg endringer fort, og eventuelle endringer lønnssystemet fra 24SevenOffice gir, er oftest til det bedre. 

— Så fort du har gjort noen lønnskjøringer i vårt lønnssystem, kommer du til å venne deg til hvordan det fungerer og komme inn i nye rutiner. Arbeidsflyten vil være like god som før – om ikke bedre. Selv synes jeg arbeidsflyten ble enda bedre etter flytting til 24SevenOffice Lønn, avslutter Andersen.