Regnskap med AI er en automatisering av den tradisjonelle regnskapsprosessen knyttet til bilagshåndtering, godkjenning og bokføring. Ved hjelp av en AI-motor kan alle inngående fakturaer automatisk tolkes og sendes for godkjenning med fullførte regnskapsforlag, klare til å betales. Større selskaper med et stort fakturavolum kan ha nytte og gevinst av teknologien.
Men, hvordan fungerer teknologien, hva er fordelene, og hva skal man gjøre for å lykkes med AI i næringslivet? Dette er noen av spørsmålene vi vil se nærmere på.
Hva er kunstig intelligens, eller AI?
AI står for Artificial Intellegence – kunstig intelligens på norsk. Teknologien gjør det mulig for datasystemer å utføre oppgaver som vanligvis krever menneskelig intelligens. Ved hjelp av smarte algoritmer kan maskiner tolke data, anvende kunnskap og lære å utføre spesielle handlinger – akkurat som et menneske.
I dag har kunstig intelligens utviklet seg fra å assosieres med roboter i en Hollywood-film, til en etablert teknologi i de aller fleste bransjer. Mest sannsynlig bruker du AI på flere direkte eller indirekte måter i løpet av en dag – hvordan kan eksempelvis Netflix anbefale serier og filmer du hadde i tankene forrige uke? Hvorfor blir du vist en annonse for den jakken du har lyst på i nyhetsoppdateringen på Facebook, og hvordan tømmes spam fra innboksen din? Alle disse hendelsene er kunstig intelligens.
I motsetning til andre teknologier – som RPA, robotstyrt prosessautomatisering – er ikke AI ikke basert på regler, men på data og algoritmer som stadig utvikles ved hjelp av erfaring.
Hvordan fungerer regnskap med kunstig intelligens?
For å forstå hvor kraftig denne teknologien er, kan den sammenlignes med OCR-teknologi (optisk tegn- og tekstgjenkjenning). Dette er en metode der et datasystem leser tegn på papir og transformerer dem til digitalt lagret tekst – altså ikke bare et bilde av arket, men selve teksten som tegnene formidler.
OCR brukes ofte til å konvertere alle typer bilder som inneholder skrevet tekst, til maskinlesbar tekstdata. På denne måten kan grunnleggende data på en faktura leses og tolkes. Dette gjelder blant annet bankkonto, fakturadato, beløp og lignende. Når vi bruker AI til disse oppgavene, kan teknologien også lese og tolke spesifikk informasjon som varelinjer, og tolke fakturaen på samme måte som et menneske – bare mye raskere.
En god AI-robot lærer hvordan å tolke fakturaer på både makro- og mikronivå, slik at den nærmere kan fange opp spesifikk håndtering på kundenivå. Mikrolæring er svært viktig for selskaper da enkelte kontoer som brukes av et selskap kan komme i konflikt med den standardiserte læringen kunstig intelligens vanligvis følger.
Når AI har lært hvordan du skal tolke fakturaene i firmaet ditt, kan de deretter automatisk videresendes direkte for sertifisering basert på forhåndsdefinerte regler, med fullførte regnskapsforslag, og så er de klare til betaling.
Les også: Fursetgruppen har automatisert 89% av bokføringsprosessen med AI Assistant.
Hva er fordelene med å bruke kunstig intelligens?
Det finnes en rekke fordeler med å bruke regnskap med AI – generelt automatiserer du en rekke prosesser som er tidkrevende som du kan spare mye tid på, slik at du kan bruke tiden din på oppgaver som skaper større verdi for selskapet og økonomisk vekst.
1. Automatisk fakturaflyt
Alle innkommende fakturaer tolkes automatisk av kunstig intelligens, og blir deretter sendt til attestering med fullførte regnskapsforslag, klare til betaling i banken. Med kunstig intelligens i regnskapet slipper du å bruke tiden på å håndtere fakturaene manuelt, og du kan bruke ressursene i virksomheten din på mest mulig effektiv og verdiskapende måte.
2. Du får dyp innsikt i store datamengder
Data er noe av det mest verdifulle man har for å ivareta kunder – kunstig intelligens vil hjelpe deg å utnytte dette fullt ut. AI leser nemlig både leverandører, produktlinjer og kontekst på inngående fakturaer. Den lærer stadig på makro- og mikronivå hvor den bedre kan fange opp spesifikk håndtering på kundenivå.
3. Regnskap som er oppdatert og korrekt
Med kunstig intelligens får du fortløpende et oppdatert regnskap som du kan bruke som et styringsverktøy i hverdagen, med automatisert fakturaflyt. Med en fullstendig oversikt over økonomien og kontinuerlig likviditetskontroll, er det enklere for deg å styre virksomheten i riktig retning.
4. Du sparer tid på prosesser som tidligere var manuelle
Ved å bruke kunstig intelligens kan økonomiansvarlige i større grad konsentrere seg om å håndtere avvik, og på denne måten frigjøre ekstremt mye tid til andre, verdifulle oppgaver. La kunstig intelligens ta hånd om fakturaene, og la dine ansatte fungere som rådgivere i stedet.
Les også: Sparer mer enn 25.000 timer i året ved hjelp av regnskap med AI
5. Du får bedre prognoser og analyser
Du kan bruke kunstig intelligens til å optimalisere prognoser, analyser og rapportering som et beslutningsgrunnlag i sanntid. Da kan du ta mer fornuftige beslutninger og være mer proaktiv – noe som er en stor fordel for å drive selskapet fremover.
Hvordan lykkes å bruke kunstig intelligens?
For å få mest mulig ut av å bruke kunstig intelligens er forarbeidet og planleggingen avgjørende. Du må starte med å indentifisere bedriftens behov, og sette dere et klart mål dere ønsker å oppnå med teknologien.
Sørg for å bruke teknologien der det vil være mest lønnsomt, og for at du har en fullstendig strategi for implementeringen. Strategien bør helst planlegges sammen med din AI-leverandør eller samarbeidspartner.
Forarbeidet kan deles inn i tre viktige deler:
1. Gjør selskapet 100% digitalt
Digitaliser selskapet ditt ved å anvende et skybasert forretningssystem, og etablere effektive rutiner og bli kvitt manuelle og utdaterte prosesser.
2. Automatiser alle prosesser dere kan
Automatiser hvert trinn i fakturaflyten. Ved å automatisere dette, skaper grunnlaget som AI trenger for å lykkes, og ikke minst for at bedriften din skal få fullt utbytte av teknologien.
3. Stol på prosessen
Maskinlæring tar tid, så det er viktig å være tålmodig med prosessen. Data skal leses, tolkes og læres. Ved å sette av ressurser og stole på prosessen, vil du automatisere de prosessene virksomheten trenger.
Hvilke selskaper kan bruke regnskap med AI?
For større selskaper med store fakturavolum og andre prosesser som krever mye tid og manuell håndtering, kan kunstig intelligens være til stor hjelp. Ved hjelp av regnskap med AI kan selskaper optimalisere økonomiavdelingen sin som helhet, effektivisere prosesser, og heller fokusere på oppgaver som gir bedre lønnsomhet og vekstmuligheter for selskapet.
Å bruke kunstig intelligens blir mer og mer vanlig – vi lever i en digital tidsalder, og teknologi er en av moderne selskapers største drivere. Spesielt om de har høye ambisjoner. Utforsk hvordan vi bruker kunstig intelligens til å effektivisere og utvikle nye verktøy og funksjoner som kan gi selskapet deres en solid fordel i videre vekst og utvikling.
