Regnskap med AI (kunstig intelligens) er kort forklart en automatisering av den tradisjonelle prosessen knyttet til bilagshåndtering, godkjenning og bokføring. Ved hjelp av en AI-motor kan alle inngående fakturaer automatisk tolkes og sendes for godkjenning med fullførte regnskapsforslag, klare til betaling. Teknologien gir spesielt stor gevinst og tidsbesparelse for større selskaper med et stort fakturavolum.
Men hvordan fungerer denne teknologien, hva er fordelene og hva skal man gjøre for å lykkes med AI? Dette er noen av spørsmålene vi vil se nærmere på.
Hva er AI?
Før vi dykker ned i temaet regnskap med AI og alle fordelene det gir, skal vi aller først fastslå hva som ligger i begrepet AI. AI står for Artificial Intelligence og er en teknologi som gjør det mulig for datasystemer å utføre oppgaver som vanligvis krever menneskelig intelligens. Ved hjelp av smarte algoritmer kan maskiner tolke data, anvende kunnskap og lære å utføre spesielle handlinger - akkurat som et menneske.
AI-begrepet har i løpet av få år gått fra å være en assosiasjon til en robot i en eller annen Hollywood-film med Will Smith, og et buzzword innen IT, til dagens status der det nå er en etablert teknologi i alle bransjer. Hvis du tenker over det, vil du sannsynligvis finne minst tre områder hvor du direkte eller indirekte bruker AI-teknologi. Hvordan kan det ha seg at Netflix plutselig anbefaler serien du hadde i tankene forrige uke? Hvordan tømmes spam fra innboksen din, og hvorfor blir du vist en annonse for den jakka du har lyst på i nyhetsoppdateringen din på Facebook? Ja, du gjetter riktig; kunstig intelligens!
I motsetning til andre teknologier som RPA (robotstyrt prosessautomatisering), er AI ikke basert på regler, men på data og algoritmer som stadig utvikles ved hjelp av erfaring og historie. Dette er en betydelig forskjell, og også hovedårsaken til hvordan det er mulig å automatisere regnskap ved bruk av AI.
Hvordan fungerer regnskap med AI?
Nå som vi er enige om AI-begrepet, la oss gå videre til hvordan regnskap med AI faktisk fungerer i praksis. For å forstå hvor kraftig teknologien er, kan den sammenlignes med OCR-teknologi. OCR, eller optisk tegngjenkjenning' om du vil, er en metode der et datasystem leser tegn på papir og gjør dem om til digitalt lagret tekst, altså ikke bare et bilde av arket, men selve teksten som tegnene formidler.
OCR brukes til å konvertere alle typer bilder som inneholder skrevet tekst til maskinlesbar tekstdata. På denne måten kan grunnleggende data på en faktura leses og tolkes (OCR, bankkonto, fakturadato, beløp osv.) Når vi bruker AI, kan du også lese og tolke spesifikk informasjon som varelinjer og dermed tolke fakturaen på samme måte som et menneske.
En god AI-robot lærer hvordan man tolker fakturaer både på makro- og mikronivå, slik at den nærmere kan fange opp spesifikk håndtering på kundenivå. Mikrolæring er det som vokser mest og vil være avgjørende for selskaper, da spesifikke kontoer som brukes av et selskap kan komme i konflikt med den standardiserte læringen som AI vanligvis følger.
Når AI har lært hvordan du skal tolke fakturaene i firmaet ditt, kan de deretter automatisk videresendes direkte for sertifisering basert på forhåndsdefinerte regler, med fullførte regnskapsforslag, og så er de klare til betaling.
Hva er fordelene med AI?
Det er en rekke fordeler ved å bruke regnskap med AI, med tids- og kostnadsbesparelser som største argument. Nedenfor har vi laget en oppsummering med fem av de viktigste fordelene.
1. Automatisk fakturaflyt
Alle innkommende fakturaer blir automatisk tolket og deretter sendt til attestering med fullførte regnskapsforslag, klare til betaling i banken. Du unngår unødvendig manuell håndtering og kan bruke ressursene i virksomheten din på en mest mulig effektiv måte - altså på de mer lønnsomme oppgavene.
2. Dyp innsikt i store datamengder
AI-roboten leser leverandører, produktlinjer og kontekst på inngående fakturaer. Den lærer på makro- og mikronivå hvor den bedre kan fange opp spesifikk håndtering på kundenivå. Data er noe av det mest verdifulle man har for å ivareta kunder, og AI vil hjelpe deg å utnytte dette fullt ut.
3. Riktig sanntidsregnskap
Med AI får du fortløpende oppdatert regnskap som et styringsverktøy i hverdagen, med automatisert fakturaflyt. Med en fullstendig oversikt over økonomien og kontinuerlig likviditetskontroll, er det enklere for deg å styre virksomheten i riktig retning.
4. Tidsbesparelse
Ved bruk av AI kan økonomiavdelingen i større grad konsentrere seg om å håndtere avvik, og dermed frigjøre ekstremt mye tid til andre, verdifulle oppgaver. La AI ta hånd om fakturaene, og la dine ansatte fungere som rådgivere i stedet.
5. Prognoser og analyser
Optimaliser prognoser, analyser og rapportering som et beslutningsgrunnlag i sanntid. Ved hjelp av AI kan du ta veloverveide beslutninger og være mer proaktiv kontra reaktiv, noe som er en stor fordel.
Hvordan går du frem for å lykkes med AI?
For at en bedrift skal få best utbytte av AI er forarbeidet og planleggingen alfa omega. Start med å identifisere bedriftens behov, og sørg for at dere har et klart mål med teknologien. Bruk den der det vil være mest lønnsomt, og sørg for at du har en fullstendig strategi for implementeringen. Husk at implementeringsstrategien helst bør planlegges sammen med din AI leverandør/samarbeidspartner.
Forarbeidet kan deles inn i tre viktige deler:
1. Gjør selskapet 100 % digitalt
Digitaliser selskapet ved å bruke et skybasert forretningssystem, etabler effektive rutiner og bli kvitt manuelle og utdaterte prosesser.
2. Automatiser
Automatiser hvert trinn i fakturaflyten. Ved å automatisere dette skapes grunnlaget som AI trenger for å lykkes, og ikke minst for at bedriften din skal få fullt utbytte av teknologien.
3. Stol på prosessen
Maskinlæring tar tid. Data skal leses, tolkes og læres. Sett av ressurser, stol på prosessen og du vil få den automatiseringen virksomheten trenger.
Hvilke selskaper kan bruke regnskap med AI?
Det er ingen tvil om at AI vil bli vanligere og enda mer tilgjengelig i fremtiden. Vi lever i en digital tidsalder og teknologi er en av de største driverne for moderne selskaper, spesielt hvis du har høye ambisjoner.
AI gir en spesielt stor fordel (og tidsbesparelse) for selskaper med store fakturavolum, som i dag krever mye tid via manuell håndtering. Ved hjelp av regnskap med AI kan selskaper optimalisere økonomiavdelingen sin som en helhet. Med automatiserte prosesser og forbedret produktivitet kan virksomheter i enda større grad bruke større ressurser (les: menneskelige evner) på det som faktisk skaper mest lønnsomhet.
