Hva innebærer timeregistrering på nett?

Timeregistrering på nett er en enkel og effektiv måte for en bedrift å registrere, følge opp, godkjenne og fakturere timeforbruk i organisasjonen. Timeregistrering er det viktigste grunnlaget for å blant annet kunne utstede lønn, føre prosjektregnskap, registrere salgsordrer og fakturere.

Ved å registrere timer på nett kan bedriften si farvel til timelister notert på papir, og manuell summering. Timeregistrering på nett sørger for strømlinjeformede rutiner og prosesser, og ikke minst langt bedre kontroll.

Hvorfor bør din bedrift ta i bruk et timeregistreringsverktøy?

To av de viktigste fordelene ved å benytte et skybasert timeregistreringsverktøy er at bedriften får bedre kontroll på timer som faktureres kunden, og hvordan ansatte benytter arbeidstiden.

Vi tror at du er en leder med ambisjoner for bedriften din, og når bedriften vokser og endrer seg, medfører det også behov for nye og oppdaterte systemer som tilrettelegger for effektivitet. Med andre ord, å registrere timer på gamlemåten er ikke en smart måte å jobbe på.

Timeregistrering på nett vil gi bedriften større fleksibilitet, der det er en rekke fordeler ved å ta i bruk et timeregistreringsverktøy, som blant annet:

• Enklere å godkjenne og fakturere timer
• Bedre prosjektregnskap og resultater
• Tidsbesparende og effektivt
• Økt faktureringsgrad
• Økt kontroll på tidsforbruk blant ansatte
• Enklere å kartlegge flaskehalser
• Enklere å fordele timer på prosjekter, aktiviteter og kunder
• Bedre og mer nøyaktig dokumentasjon overfor ansatte og kunder

Hvilke fordeler gir et timeregistreringverktøy?

Realiteten er at bedriften kan tape mye penger på at det faktureres verken tidsnok eller riktig. Med det riktige timeregistreringsverktøyet kan du unngå dette!

• Timeregistrering hvor som helst – når som helst

  Å forholde seg til håndskrevne timelister og manuell registrering er en knotete og risikabel prosess. Sannsynligheten for feil er stor, og det kan fort by på kostnader og frustrasjon. Med et skybasert timeregistreringsverktøy kan ansatte registrere timer fortløpende – når som helst, og hvor som helst. Når ansatte kan bruke mobilapper for å registrere timer, har de større fleksibilitet, der du som leder også har full kontroll, nøyaktighet og vil unngå feil.

• Godkjenning av timer på farten 

Som leder kan du enkelt godkjenne ansattes timeforbruk mens du er på farten. Alt du trenger er en mobil eller et nettbrett med tilgang på nett. 

• Enkelt å fakturere timer

God oversikt over registrerte timer bidrar til nøyaktig fakturering. I tillegg vil de i mange tilfeller tilrettelegge for videre automatisering. Hvis bedriften for eksempel bruker et prosjektstyringsverkty (som er integrert med timeregistreringsverktøyet), kan timer og kostnader registreres mot et spesifikt prosjekt, og automatisk danne et fakturagrunnlag.

• God budsjettkontroll

  Ikke nok med at et nettbasert timeregistreringsverktøy gjør det enklere for ansatte og deg som leder, men de økonomiske kostnadene er også enklere å ha kontroll på. Ved å ha full oversikt over tidsbruk, vil du også kunne estimere kostnader mer nøyaktig, og sørge for at bedriften holder seg innenfor budsjettrammene.

• Analyse og rapporter

  Et godt timeregistreringsverktøy vil la deg trekke ut skreddersydde rapporter og analyser for registrerte timer. Timene kan for eksempel kunne knyttes til et spesifikt prosjekt, avdeling eller oppgave. På den måten vil du alltid ha kontroll på anvendte timer og data i sanntid, samtidig som du kan tilpasse rapportene etter din spesifikke bransje.
  
  

• Fra timeregistrering til lønnssystem

  De mest moderne og skybaserte systemene gir også muligheten til å benytte registrerte timer som lønnsgrunnlag uten manuell overføring. Tid er penger, og gjennom å automatisere prosessen for å registrere timer, kan dette gå sømløst til lønnssystemet. Det er tidsbesparende, effektivt og du unngår feilberegninger.

• API og integrasjoner

  De mest moderne skybaserte systemene har et åpent API og tilrettelegger for integrasjoner mot andre systemer. På den måten kan bedriften få mest mulig utbytte av systemet.

Hva er viktig å tenke på når du skal velge timeregistrering?

Det er ingen tvil om at timeregistrering på nett gir stor verdi for deg som leder, til ansatte og bedriften i sin helhet. Du er kanskje godt overbevist om dette, men lurer likevel på hva du må tenke på i valg av et timeregistreringsverktøy? Vi gir deg noen gode tips!

Husk at enhver bedrifts utgangspunkt er ulikt, og det som er riktig for naboen, er kanskje ikke riktig for dere. Likevel er det noen faktorer du bør tenke på:

• Er timeregistreringsskjemaet enkelt og intuitivt?
• Kan ansatte registrere timer fra app, eller er systemet kun tilgjengelig fra desktop?
• Kan du som leder godkjenne timer fortløpende?
• Er det enkelt for deg som leder å fakturere timer?
• Er det enkelt og oversiktlig kobling mellom registrerte timer og prosjekter?
• Snakker systemet med andre systemer?
• Som for eksempel prosjektstyringsverktøy eller lønnssystem?
• Er systemet skalerbart?

Dersom du kan sjekke av punktene over, er du på god vei til å finne et verktøy som passer din bedrift. Og husk, de fleste timeregistreringsverktøy tilbyr også en trial slik at du selv kan gjøre deg opp erfaring, og sammenligne systemer.

Hva koster et timeregistreringsverktøy?

Det er ingen fasit her! Pris avhenger fra leverandør til leverandør, funksjonalitet og ikke minst bedriftens behov. Vi anbefaler at du gjør god research og finner det verktøyet som best møter deres behov, og at du har en god dialog med leverandør.