<iframe src="//www.googletagmanager.com/ns.html?id=GTM-T2TNG3&l=dataLayer" height="0" width="0" style="display:none;visibility:hidden"></iframe>

Blogg

ERP

Hva er et ERP-system?

Et ERP-system (Enterprise Resource Planning) er et komplett og fleksibelt skybasert system som samler alle kjerneprosessene som kreves for å drive en virksomhet. Et godt ERP-system løser virksomhetens behov for effektiv økonomistyring, CRM, rapportering, reise- og timeregistrering, prosjektstyring og lønn.

ERP-systemet er det virksomheten trenger for å jobbe smartere, skreddersy arbeidsflyt og automatisere prosesser.

Hva er fordelene ved et ERP-system?

Et ERP-system skal gjøre det enkelt å samle kjernevirksomheten på ett sted, samtidig som det tilrettelegger for en smart og effektiv arbeidshverdag. Du har full kontroll på alle prosesser i sanntid, og kan til enhver tid hente ut skreddersydde rapporter som ligger tilgjengelig i skyen.

Ved å samle alle sentrale prosesser i ett system, som forenkler og effektiviserer arbeidsdagen til alle i virksomheten, frigjøres også tid slik at hver enkelt ansatt kan fokusere på de viktige oppgavene.

Hvorfor skal du bytte system?

Det er ofte en sum av ulike faktorer som avdekker behovet for nytt system. Dette kan blant annet være :

  • Virksomheten har mange manuelle prosesser og rutiner som er tidkrevende.
  • Virksomheten bruker mange ulike systemer som ikke snakker sammen.
  • Virksomheten benytter fortsatt excel-skjema og ønsker å ta steget mot mer moderne og effektive systemer.
  • Informasjonsflyten er ineffektiv.
  • Det er manglende kontroll og oversikt over kostnader.
  • Virksomheten har opplevd stor vekst eller endringer, der dagens system ikke er egnet for vekst og mangler skalerbarhet.

Mange bruker fortsatt tradisjonelle ERP-systemer som ikke henger med i teknologien, og heller ikke matcher virksomhetens utfordringer.

Ved å velge et fleksibelt system som benytter moderne teknologi og understøtter kjerneprosessene kan alt samles på ett sted, og du kan få kontroll på forretningsprosessene som en helhet.

Et moderne skybasert ERP-system er forretningskritisk for virksomheter som ønsker å:

  • Automatisere og effektivisere manuelle prosesser.
  • Unngå tidstyver og dobbeltregistrering av data.
  • Ha tilgang til data i sanntid og mer oversiktlig kostnadskontroll.
  • Skreddersy arbeidsflyt og tilpasse systemet etter hvordan virksomheten jobber.
  • Samle alle prosesser i ett system .
  • Bruke et system som er skalerbart og fleksibelt, og som vokser i takt med virksomhetens utvikling.

Hvordan velger man riktig system?

Ikke bytt system uten mål og mening. Tenk over dagens arbeidsprosesser og hva virksomheten ønsker å oppnå. Foreta en ryddig kartlegging og skriv ned målsetningene.

Hva er dagens utfordringer?

Dette kan være kostnader og/eller tilgjengelighet. Kanskje dere har et ønske om å jobbe mer automatisert og effektivt, og bruke mindre tid på rapportering. Eller dere opplever stor vekst, men bruker et system som ikke er skalerbart nok.

Hvilken funksjonalitet er ønskelig?

Hvor mye av tiden går til manuelle prosesser, og hvilke funksjonaliteter finnes i dagens system? Få på plass en god oversikt over dette, og se på hva nåværende system mangler for å kunne dekke avvik og flaskehalser. Er det noe som er unikt for deres bransje og forretning? Og er det visse krav og lovverk som må innfris og ivaretas?

Så fort virksomheten har en ryddig oversikt, er det enklere å kartlegge spesifikk systemfunksjonalitet som er nødvendig for å dekke behovene. Og et viktig tips; fokuser på funksjonalitet fremfor pris. Det er viktigere at systemet løser utfordringene fremfor at prisen er lav.

Hvordan ser fremtiden ut?

Som en del av virksomhetens målsetninger har dere kanskje planer om vekst? Det er derfor smart å velge en leverandør som er innovativ og som investerer i utvikling slik at systemet henger med i digitaliseringen. Er systemet dere velger oppdatert? Legger leverandør penger i utvikling slik at systemet vokser i takt med virksomheten, og kan løse utfordringene dere møter, også 10 år frem i tid?

Hvordan er API’et og integrasjonsmulighetene?

Systemer som ikke snakker sammen er et velkjent smertepunkt, og gjør det vanskelig å optimalisere prosessene. Og realiteten er at mange forholder seg til en rekke ulike systemer. Spørsmålet er om dere kan benytte en ren skyløsning som ERP-system, eller om dere er avhengig av å måtte blande ny og gammel teknologi.

Et godt råd på veien er derfor å velge et ERP-system med åpent API og gode integrasjonsmuligheter mot andre systemer – både gammel og ny teknologi. Og som ikke minst er rustet til å møte en fremtid med store endringer. Husk at det å velge et moderne skybasert system gjør at virksomheten henger med i tiden, kan forbli konkurransedyktig og vil kunne gi stor verdi for kundene også.

Hva er vanlige hindringer ved bytte av system?

Når beslutningen er tatt nytter det ikke å tenke at ting går automatisk heretter. Prosessen videre er vel så viktig – om ikke avgjørende for å lykkes. Det er viktig at beslutningen er forankret i organisasjonen i sin helhet. Dersom de ansatte ikke “støtter skiftet”, er løpet kjørt.

Kommuniser tydelig hvorfor beslutningen er tatt, verdien som vil gjenspeiles i de ansattes arbeidshverdag og virksomhetens fremtid. Sørg for å ha på plass en prosjektgruppe og en prosjektplan med fremdriftsmål, tid og ressursbruk – sammen med leverandør. Ta hensyn til tidsrammer, delmål og mål, og ha løpende kommunikasjon med organisasjonen når det kommer til fremdrift i prosjektet.

Hva koster det å bytte system?

Det er mange spørsmål knyttet til kostnader ved bytte av system. Ikke bare i form av reelle kostnader som omfatter konvertering, prosjekt, drift og konsulentbistand. Men hva med ansatte, rutiner, prosesser og produktivitet – vil dette påvirkes?

Aller først bør virksomheten beregne kostnadene ved dagens løsning, og se hva besparelsen vil være ved å benytte en skyløsning som automatiserer prosessene. En åpen gevinst ved et skybasert system er kostnadsbesparelsen til teknisk infrastruktur og kompetansebehov. Ved å bruke en skyløsning er ikke lenger virksomheten avhengig av serverkostnader.

Et viktig aspekt er også forståelsen av hva et skybasert system som automatiserer prosessene betyr for ansatte og produktivitet. Tar man i bruk nye moderne systemer uten å samtidig jobbe smartere, kan det være en risiko for at produktiviteten går ned. Derfor er det avgjørende at ansatte og brukere forstår verdien bak å automatisere prosessene – å la systemet jobbe for dem, og ikke omvendt.

Hva skjer etter at man har byttet system?

For mange er ERP-systemet hjertet i virksomheten. Vær trygg på at leverandøren dere har valgt forstår dette, og står sammen med dere – både før og etter implementering. Ha en åpen dialog om forventning og behov for oppfølging og support. Legg også til rette for kurs, e-læring og kunnskapsdeling.

Og sist, men ikke minst – ha et realistisk syn på at man kan møte på litt utfordringer underveis. Men så lenge du er trygg på leverandøren, har du all grunn til å være trygg på prosessen videre.

Hva kan et ERP-system kan gjøre for din virksomhet?

Hjelle Regnskap og Økonomi opplevde store gevinster med et skybasert ERP-system.

Les mer her!