Upersonlige brukere gir flyt
For å kunne håndtere den store utskiftningstakten har BISO knyttet brukere til funksjonsepostadresser som går i arv etter hvert som ledere og økonomiansvarlige kommer og går i de mange undergruppene. Det gir fleksibilitet, men også noen utfordringer.
– Vi er helt avhengig av at brukerne bruker den riktige funksjonsadressen, for vi vet ikke om det er «Per» eller «Kari» som til enhver tid er leder eller økonomiansvarlig i en gitt forening, sier Akram.
Men denne løsningen fordrer at de som til enhver tid «eier» funksjonsadressen, skriver den helt riktig når de registrerer seg som bruker. Inn- og ut-registreringer med faktiske navn har ikke vært tema:
– Vi hadde ikke hatt sjanse til å vite hvem som til enhver tid sitter i posisjon. Den største utfordringen vi har med systemet i hverdagen er at folk registrerer seg med navnet sitt, noe vi ikke kan endre. Det kan ikke 24SevenOffice heller på grunn av GDPR. Så vi er avhengig av at brukerne bruker funksjonsadressene og skriver disse riktig, forteller hun.

Forenkler hverdagen
Totalt går det rundt 10 000 fakturaer gjennom systemet på årlig basis, hvor ca. 80 prosent er refusjoner av utlegg som også kommer inn som en faktura. På sistnevnte eksemplifiserer Tanweer Akram 24SevenOffices fleksibilitet:
For å ha muligheten til å betale ut forskudd på et utlegg, snur man utleggsfakturaen i systemet fra kunde til leverandørsiden, noe som sperrer for videre utbetaling inntil vedkommende har sendt inn bilag.
– Fordi systemet er så enkelt å bruke klarer vi å ha kontroll, selv om det er vanskelig å følge med på manuelt. Å snu fakturaen i systemet har løst denne utfordringen for oss. Det er et veldig fleksibelt system vi kan lage rutiner i, som forenkler hverdagen for oss, sier Akram.
– Hva er de største oppsidene med 24SevenOffice totalt sett?
– Jeg synes det er ekstremt brukervennlig. Det er flott at det er webbasert som gir en stor fleksibilitet – og at det er lett å integrere med alt annet vi bruker av systemer, for eksempel Nettlønn og integrasjon med banken. Det gir oss fleksibilitet kombinert med stålkontroll.
Avstemmingsfunksjonen i bankmodulen forteller hva som eventuelt mangler i bokføringen, noe som forenkler hverdagen. Det er en drøm å jobbe med, fastslår Akram.
