Gjør det enkelt å være ajour
Systemflyten er bygget opp ved at BISO har et mottak der alt kommer inn.
– Vi har et regnskapsteam som sitter i mottaket og pre-konterer alt av bilag, og så har vi de som kontrollerer økonomien. Siste ledd er jeg og en kollega som godkjenner betalinger. Det er enkelt å lære opp nye brukere i 24SevenOffice, dermed kan vi ha studenter ut og inn av verv som kan gjennomføre visse deler av prosessen, forteller Akram.
Hun legger til at det er enkelt å finne ut hvor det eventuelt har blitt gjort feil.
– Systemet gir oss mange tilganger og god synlighet. Det er enkelt å korrigere feil og det er en fin integrasjon mellom 24SevenOffice og banken vi bruker. EHF har for eksempel vært veldig enkelt og brukervennlig for oss å implementere. Vi har få purringer og inkassosaker fordi vi betaler kontinuerlig og alt går på skinner. Systemet gjør det enklere for oss å være ajour.
Omfatter mange avdelinger
Det har vært flere store endringer i BISO-folden de siste årene som har blitt understøttet av 24SevenOffice. I 2019 fusjonerte studentorganisasjonen i Oslo, SBIO, og de tre campusene i Bergen, Stavanger og Trondheim som utgjorde studentforeningen BIS. De sistnevnte brukte ekstern regnskapsfører og et annet økonomisystem.
– 24SevenOffice fungerte veldig bra i Oslo, så vi fikk de tre BIS-campusene over. Vi fusjonerte balansene og overgangen var enkel å gjennomføre, forteller Akram – som har lang erfaring med regnskap og økonomi fra andre systemer før hun kom til BISO.
Idrettslagene i studentforeningen i Oslo ble skilt ut som eget selskap i 2017, og nå skilles også idrettslagene i de tre andre byene ut som egne juridiske enheter. 24SevenOffice består som regnskapssystem selv om de ikke lenger er underlagt BISO.
I BISO-folden brukes 24SevenOffice-modulene faktura, regnskap og bank, produkt, CRM, prosjekt, timer og rapporter. Tanweer Akram forteller at det er mange faglige og sosiale gruppeaktiviteter, samt linjeforeninger knyttet til de forskjellige klassene, som bruker systemet. I tillegg er det prosjekter som Karrieredagene og fadderuken Fadderullan, som begge bruker 24SevenOffice.
– Alle faglige og sosiale grupper har en leder og en økonomiansvarlig – hvor begge har en bruker i 24SevenOffice. En gitt faktura blir merket med kostnadssted og blir sendt til økonomiansvarlig for den enheten. Rutinene er som i en vanlig bedrift, men vi er i tillegg en bedrift som bytter ut hele ledelsen på én gang – gang på gang, sier Akram.
Inklusive idrettslagene er det rundt 200 aktive BISO-brukere av 24SevenOffice til enhver tid.
Upersonlige brukere gir flyt
For å kunne håndtere den store utskiftningstakten har BISO knyttet brukere til funksjonsepostadresser som går i arv etter hvert som ledere og økonomiansvarlige kommer og går i de mange undergruppene. Det gir fleksibilitet, men også noen utfordringer.
– Vi er helt avhengig av at brukerne bruker den riktige funksjonsadressen, for vi vet ikke om det er «Per» eller «Kari» som til enhver tid er leder eller økonomiansvarlig i en gitt forening, sier Akram.
Men denne løsningen fordrer at de som til enhver tid «eier» funksjonsadressen, skriver den helt riktig når de registrerer seg som bruker. Inn- og ut-registreringer med faktiske navn har ikke vært tema:
– Vi hadde ikke hatt sjanse til å vite hvem som til enhver tid sitter i posisjon. Den største utfordringen vi har med systemet i hverdagen er at folk registrerer seg med navnet sitt, noe vi ikke kan endre. Det kan ikke 24SevenOffice heller på grunn av GDPR. Så vi er avhengig av at brukerne bruker funksjonsadressene og skriver disse riktig, forteller hun.
Forenkler hverdagen
Totalt går det rundt 10 000 fakturaer gjennom systemet på årlig basis, hvor ca. 80 prosent er refusjoner av utlegg som også kommer inn som en faktura. På sistnevnte eksemplifiserer Tanweer Akram 24SevenOffices fleksibilitet:
For å ha muligheten til å betale ut forskudd på et utlegg, snur man utleggsfakturaen i systemet fra kunde til leverandørsiden, noe som sperrer for videre utbetaling inntil vedkommende har sendt inn bilag.
– Fordi systemet er så enkelt å bruke klarer vi å ha kontroll, selv om det er vanskelig å følge med på manuelt. Å snu fakturaen i systemet har løst denne utfordringen for oss. Det er et veldig fleksibelt system vi kan lage rutiner i, som forenkler hverdagen for oss, sier Akram.
– Hva er de største oppsidene med 24SevenOffice totalt sett?
– Jeg synes det er ekstremt brukervennlig. Det er flott at det er webbasert som gir en stor fleksibilitet – og at det er lett å integrere med alt annet vi bruker av systemer, for eksempel Nettlønn og integrasjon med banken. Det gir oss fleksibilitet kombinert med stålkontroll.
Avstemmingsfunksjonen i bankmodulen forteller hva som eventuelt mangler i bokføringen, noe som forenkler hverdagen. Det er en drøm å jobbe med, fastslår Akram.
– Helt rå på struktur
CRM-modulen brukes til å registrere alle kunder og leverandører – og nå nylig alle studenter som er medlem av BISO. Tidligere var kontingent for medlemskapet inkludert på fakturaen for semesteravgift fra BI, men er nå skilt ut. Det har blitt utviklet en app som er integrert med 24SevenOffice for å registrere BISO-medlemmene.
– Vi fikk god støtte fra 24SevenOffice til å få denne prosessen til å fungere – og hjelp til å luke bort noen startvansker i overgangen. Det hjalp oss veldig å sparre med Håvard i denne prosessen for han forstår både det tekniske og det regnskapsmessige, forteller Akram.
Senior Customer Success Manager Anders Heggen er imponert over det BISO får til.
– BISO er en av de best organiserte virksomhetene jeg har jobbet med. De er helt rå på å strukturere seg, få mest mulig ut av 24SevenOffice og gjøre ting på en best mulig måte. Sett i lys av at BISO har en høy utskiftingsrate, er dette veldig imponerende, sier han.
Tanweer Akram tror gjennomføringsevnen har flere årsaker:
– Vi har lært mye av feilene vi har gjort. Dessuten har vi noen voksne rådgivere om bord og et dyktig styre som følger med og lager rutiner og rammer. Vi har mye fokus på workshops og informasjon, og de vi får inn i sentrale verv er proaktive og gode. Det er de fremtidige direktørene med topp motivasjon og engasjement!
