7 faktureringsrutiner som ger snabbare likviditet

Skrivet av: 24SevenOffice -

Lästid: 2minuter

Fakturering kan snabbt bli tidskrävande. Att införa effektiva faktureringsrutiner är ofta lättare sagt än gjort, och inte minst rutiner som ger snabbare likviditet. Därför ger vi dig våra bästa tips.

24SevenOffice-Miljøbilder-78-

Fakturering kan snabbt bli tidskrävande i vardagen. Hur kan du gå tillväga för att få rutiner och processer kring fakturering mer effektivt? Och inte minst, hur kan du se till att få in pengar snabbare? Här får du några konkreta tips.

#1 Effektiv fakturadistribution

Har ditt företag översikt över vilka fakturaformat era kunder kan eller önskar att motta? Lägger ni onödigt mycket tid på manuell uppföljning och utseende av fakturor?

Med 24SevenOffice’s faktureringsprogram kan du automatisera all fakturering från verksamheten. Tryck “fakturera” och systemet kollar automatiskt om fakturamottagaren kan motta eFaktura, PDF-faktura eller andra format. Detta enligt prioriteringsordningen som du själv har definierat inne i systemet. Därmed blir det både enkelt för ditt företag att skicka fakturor och enkelt för dina kunder att betala dem.

#2 Är du B2B? Kom igång med e-faktura

E-faktura är en elektronisk faktura som går direkt in i kundens bokföringsprogram. Med e-faktura slipper du manuell fakturahantering samtidigt som du minskar risken för att fakturan hamnar i mottagarens spamfilter eller blir bortglömd. Genom att använda e-faktura sparar du både tid och pengar, tillrättalägger för snabbare inbetalningar, samtidigt som du också undviker onödiga påminnelser och gebyrer till kunden. Levererar din verksamhet varor eller tjänster till kommuner, regioner eller myndigheter? Då måste du från och med den 1 april 2019 använda e-faktura.

#3 Kom igång med repeterande faktura

Har du kunder som fakturerar på fast basis? Kom igång med repeterande faktura i 24SevenOffice och gör faktureringen till en lek. Du kan till exempel bestämma att vissa fakturor ska skickas ut automatisk varje månad, utan att lyfta ett finger, om du:

  • Driver en redovisningsbyrå, abonnemangstjänster eller liknande.

  • Driver en förskola

  • Är verksam inom fastighetsbranschen

  • Fakturerar för en förening eller ett idrottslag

När du har skickat ut den första repeterande fakturan, genereras och skickas den sen ut automatisk varje period, exempelvis varje månad, fram till angett slutdatum.

#4 Fakturera fortlöpande

Fakturerar ditt företag manuellt eller på en fast tidpunkt varje månad, där ni “samlar ihop allt”? Även om företag skickar fakturor i digitala format som e-faktura, kan denna typ av hantering ha större negativ effekt på företagets likviditet än vad många är medvetna om.

Se därför till att implementera rutiner för fortlöpande fakturering, automatiserade från alla enheter, så fort fakturaunderlaget är färdigt.

#5 Framstå professionell med skräddarsydda fakturamallar

Det är många element som ska till för att utforma en korrekt faktura. För att fakturan ska vara giltig måste den innehålla följande information:

  • Fakturanummer

  • Fakturadatum: Då fakturan blev genererad

  • Säljarens namn och organisationsnummer

  • Köparens namn, adress och organisationsnummer

  • Beskrivning av vara/tjänst/kvantum som säljs

  • Tidpunkt och stad för leverans av varan/tjänsten

  • Specificerat pris och eventuellt momssats

  • Förfallodatum

24SevenOffice erbjuder en rad standardmallar som alla tar hänsyn till detta. Alla mallar kan byggas med ODT, som är en öppen standard som stöttas av alla moderna textbehandlingsprogram, såsom Word, OpenOffice och Google Drive. Att ändra på en fakturadesign är med andra ord lika enkelt som att ändra på vilket dokument som helst.

#6 Använd system som “snackar” med varandra

För att man enkelt och effektivt ska kunna skapa fakturaunderlag är det en stor fördel att ha tjänster som är kopplade till fakturaunderlaget, sömnlöst och färdig integrerat. Detta kan till exempel vara ordrar i ett CRM system, registrering av timmar och kostnader på ett projekt, eller nödvändiga dokument tillhörande en faktura.