Hejdå papperskvitton – nya kvittolagen förändrar spelreglerna

Hur kommer den nya lagen att påverka ert företag?

• Fysiska lagringsutrymmen kan minskas ner när fysiska exemplar av räkenskapsmaterial inte längre behöver sparas 
• Risken att räkenskapsmaterial, viktiga avtal och kvitton förstörs eller kommer bort minskar när allt finns digitalt

• Minskad pappersanvändning leder till kostnadsbesparingar och minskad miljöpåverkan

• Enklare att få kontroll över allt räkenskapsmaterial när det finns samlat på ett och samma ställe
• Genom att samla allt i ett digitalt system blir  de administrativa kostnaderna mindre och arbetsflödena mer effektiva. Dessutom underlättas dokumenthanteringen avsevärt

Hur kommer detta att förändra företagets bokföring i framtiden?

Från och med den 1 juli 2024 behöver ni endast scanna in eller ta en bild av allt räkenskapsmaterial i pappersform, och så fort allt material har digitaliserats så behövs inte längre papperskopian. Det här kommer att leda till betydande förbättringar i arbetsprocesserna som kommer att spara en massa tid. Medarbetare kommer inte längre behöva skicka in sina fysiska kvitton, och ekonomiavdelningen kommer att slippa hantera dammiga arkiv med papperskvitton. Det innebär att vi äntligen kan säga adjö till all pappershantering kopplad till kvittohanteringen och välkomna en mer digital och smidig kvittohantering.

Säkerställ att ni har ett säkert och effektivt system för att arkivera digitala kvitton! 

I samband med att den nya lagen träder i kraft är det av stor vikt att etablera bra rutiner och kontroll för digitaliseringen av många dokument. Det är avgörande att säkerställa goda rutiner från början och ha tillgång till ett effektivt digitalt redovisningssystem med en integrerad tjänst för kvittohantering. Genom att ha detta skapar ni de bästa förutsättningarna för att effektivisera kvittohanteringen.

Först och främst är det viktigt att se till att bilderna ni tar på kvittona inte är suddiga och enkelt går att tyda. För det andra är det viktigt att se till att systemet ni använder lagrar kvittona på en säker plats, och att lagringen av dokument följer aktuella lagkrav. För det tredje är det fördelaktigt att ha ett system där alla skannade dokument samlas på en och samma plats. Detta underlättar inte bara arbetet för den som ska hantera alla kvitton utan gör även att ni slipper oroa er om att digitala kopior skulle gå förlorade. 

Om ni inte redan har ett system som erbjuder detta, är det dags för er att uppgradera till ett system som gör det! 24SevenOffice system erbjuder precis det ni behöver för att hantera de nya kraven effektivt. Vårt system för kvitto och reseersättning stödjer det nya lagförslaget, ger er vägledning i hur ni på ett smidigt och effektivt sätt kommer igång med det nya sättet att hantera era kvitton. 

Vi vill hjälpa er med att etablera bra rutiner för kvittohanteringen, med start redan idag! 

24SevenOffice erbjuder ett smidigt och användarvänligt system där alla medarbetare kan ladda upp sina kvitton med ett enkelt klick. I vårt system säkerhetskopieras alla kvitton och lagras på ett och samma ställe, vilket eliminerar risken att era digitala kopior går förlorade.

Vad är fördelarna med kvittohantering i 24SevenOffice? 

• Med ett klick, tar du en bild och laddar upp ditt kvitto i appen eller på datorn 
• Vårt system tolkar kvittot och fyller automatiskt i datan 
• Alla kvitton säkerhetskopieras och sparas allt på ett och samma ställe

För den anställda: 

• Enkel uppladdning av kvitton 
• Möjlighet till full överblick över vilka utlägg som är pågående, skickade till godkännande, och kontrollerade. 
• Möjlighet till att gruppera utgifter kopplade till samma ärende för en bättre översikt
  
  

För attestanten: 

• Alla dokument sparas och finns lagrade centralt 
• Enklare arbetsflöde, möjlighet att söka bland kvitton och dokument. 
• Möjlighet att filtrera på anställda eller grupper av anställda (avdelningsvis) för enkel åtkomst och hantering
  
  

Om ni är intresserade och vill veta mer om våra produkter, kan ni läsa mer här.