Vad är bokföring med AI?

Bokföring med AI kan kort förklaras som automatiseringen av den traditionella processen runt fakturaflöden, attestering och bokföring. Med hjälp av en AI motor kan alla ingående fakturor bli automatiskt tolkade och skickade för attestering med färdiga konteringsförslag, klara för betalning.

Men hur fungerar teknologin, vilka är fördelarna och hur bör man gå tillväga för att lyckas med AI? Det är några av frågorna som vi kommer ta en närmre titt på.

Vad är egentligen AI?

Innan vi dyker ner i begreppet bokföring med AI och alla dess fördelar, så är det viktigt att först reda ut vad AI faktiskt innebär. AI står för Artificiell intelligens och är en teknik som gör att datasystem klarar av att genomföra uppgifter som vanligtvis kräver mänsklig intelligens. Med hjälp av smarta algoritmer kan maskiner tolka data, tillämpa kunskap och lära sig att utföra speciella handlingar – precis som en människa.

AI har på några få år gått från att förknippas med en robot i en eller annan Hollywood film med Will Smith, ett buzzword inom IT, till dagens status där teknologin har etablerats inom alla branscher och inte minst i den enskilde personens vardag. Om du tänker efter så kommer du förmodligen på minst tre områden där du direkt eller indirekt använder AI teknologi. Behöver du hjälp på traven? Hur kommer det sig att Netflix rekommenderade serien som du haft i bakhuvudet den sista veckan? Hur rensas skräppost bort från din inkorg och hur dök just den annonsen upp i ditt flöde?

Till skillnad mot andra tekniker som RPA, eller robotstyrd processautomation som det heter på svenska, så baseras inte AI på regler utan på data och algoritmer som hela tiden utvecklas med hjälp av erfarenhet och historik. Detta är en väsentlig skillnad och även den främsta anledningen till hur det är möjligt att automatisera bokföringen med hjälp av AI.

Hur fungerar bokföring med AI?

Nu när vi har rett ut begreppet AI, så ska vi gå vidare till hur bokföring med AI faktiskt fungerar i praktiken. För att förstå hur kraftfull teknologin är så kan den jämföras med OCR-teknologi som även den är väldigt avancerad. OCR används för att konvertera alla typer av bilder som innehåller skriftlig text till maskinläsbar textdata. På så sätt kan grunddatan på en faktura läsas och tolkas (OCR, bankkontonr, fakturadatum, belopp etc.) Applicera AI och du kan även läsa och tolka specifik information som varulinjer och därmed tolka fakturan på samma sätt som en människa.

En bra AI lösning lär sig att tolka fakturor på både makro- och mikronivå, så att den i större grad kan fånga upp specifik hantering på kundnivå. Mikro-inlärning är det som växer mest och som kommer vara avgörande för företag då specifika konton som används av ett företag kan strida mot den standardiserade inlärningen som AI:n vanligtvis följer.

När AI:n har lärt sig att tolka fakturorna hos ditt företag kan dessa sedan automatiskt skickas vidare direkt för attestering baserat på fördefinierade regler, med färdiga konteringsförslag, och därefter är de klara för betalning.

Vilka är fördelarna?

Det finns en mängd fördelar med att bokföra med AI, där tids- och kostnadsbesparingar står i centrum. Nedan har vi valt att summera fem av de allra viktigaste fördelarna.

• Automatiserat fakturaflöde

  Alla ingående fakturor blir automatiskt tolkade och därefter skickade för attestering med färdiga konteringsförslag, klara för betalning i banken. Du slipper onödig manuell hantering och kan lägga resurser på de mer lönsamma uppgifterna.

• Djup insikt. Big data

  Läser leverantörer, varulinjer och kontext på ingående fakturor. Lär sig på makro- och mikronivå där den i större grad kan fånga upp specifik hantering på kundnivå. Data är en av de mest värdefulla ägodelarna man kan ha och AI hjälper dig att nyttja detta till fullo.

• Korrekt redovisning i realtid

  Konstant uppdaterad redovisning som styrningsverktyg i vardagen, med automatiserat fakturaflöde. Med fullständig översikt över ekonomin och med fortlöpande likviditetskontroll kan du styra företaget i rätt riktning.

• Frigör tid

  Ekonomiavdelningen kan i större grad enbart hantera avvikelser och därmed frigörs extremt mycket tid till andra, värdefulla uppgifter. Låt AI ta hand om fakturorna och låt ekonomiavdelningen fungera som rådgivare istället.

• Prognoser och analyser

  Optimera prognoser, analyser och rapportering som underlag för beslut, i realtid. Med hjälp av AI kan du ta välgrundade beslut och vara mer proaktiv kontra reaktiv, som är en stor fördel.

Hur går man tillväga för att lyckas med AI?

För att lyckas med AI är förarbetet A och O. Kartlägg företagets behov och se till att ha ett tydligt mål med teknologin. Använd den där det kommer bli mest lönsamt och se till att ha en fullständig strategi för implementeringen, gärna tillsammans med din AI leverantör.

Vidare kan förarbetet delas upp i tre viktiga moment:

1. Gör företaget 100% digitalt

Digitalisera företaget genom att använda ett molnbaserat affärssystem, etablera effektiva rutiner och bli av med manuella utdaterade processer.

2. Automatisera

Automatisera alla steg i fakturaflödet. Genom att automatisera detta fullt ut skapas underlaget som AI behöver för att lyckas och inte minst för att ditt företag ska få full valuta för teknologin!

3. Lita på processen

Maskininlärning tar tid. Data ska läsas, tolkas och läras av. Sätt av resurser, lita på processen och du kommer nå den automatisering ditt företag behöver.

Vilka företag kan nyttja bokföring med AI?

Det är ingen tvekan om att AI kommer bli både vanligare och även mer tillgänglig i framtiden. Vi lever i en digital epok och teknologi är en av de största drivkrafterna för moderna företag, speciellt om man vill lyckas konkurrera med de allra främsta.

AI ger speciellt stor fördel och tidsbesparing för företag med stora fakturavolymer, som idag spenderar mycket tid på manuell hantering. Med hjälp av bokföring med AI kan företag optimera ekonomiavdelningen i sin helhet och med automatiserade processer och förbättrad produktivitet kan företaget i sin tur lägga större resurser på det som skapar lönsamhet.