Varp Entreprenör ökar effektiviteten med 24SevenOffice

Entreprenör beroende av en klar översikt över projekt och timlistor. Av denna orsak har de använt 24SevenOffice för alla sina processer sedan 2016.

Petter Tangen i Varpgruppen möter oss på kontoret i Norge. Härifrån styrs Varpgruppen och deras fyra dotterbolag.

Från gul post-it lapp till app

Varpgruppen sysslar med allt från byggande till färdigställande av egendom, rörläggning och elektriker. “Översikt” är nyckelordet för att lyckas med alla projekt.

- Innan vi började använda 24SevenOffice så skrev de anställda inte ner timmarna varje dag. De skrev ner arbetade timmar på gula lappar i bilen och när fredagen kom skulle de försöka komma ihåg hela veckan, berättar Petter Tangen.

- Efter att vi fick tidrapportering med 24SevenOffice så har vardagen varit betydligt enklare för de anställda. Nå synkar de sina timmar varje dag och det går mycket snabbare. Där står också projektnummer och allt, berättar Tangen.

Vi reser ut till en arbetsplats där snickaren i Bas Firma, Aleksander Haakensen, arbetar med ett byggprojekt. Han registrerar sina timmar via vår mobilapp.

- Förr när vi skulle registrera timmar så var det med papper och penna. Det var mycket mer jobb för oss och mer att hålla ordning på. Idag använder vi bara 24SevenOffice och det har vi enkelt tillgängligt på mobilen. Det är mycket enklare och snabbare för oss och för dem på kontoret, säger Haakensen.

Bytte från pärmar till skärmar och OCR-tolk

För ekonomichef Sile Hopperstad så har arbetsdagen blivit mer effektiv. På kontoret har hon två skärmar där jobbet utförs, medan rummet bredvid består av hyllor fulla med pärmar från tiden innan molnet.

- Förr hade vi alla bilagor i pärmar och det är ju många som fortfarande arbetar så. Men nu har vi allt digitalt inne i 24SevenOffice och det sparar vi mycket tid på, säger hon.

Sedan 2016 har bokföringen till stor del gått automatiskt.

- Idag kommer alla fakturor automatiskt in i mottaget och en OCR scanner fyller automatiskt in den information den läser som ett konteringsförslag. Sedan vidarebefordrar jag verifikationer så att rätt person kan godkänna. När det är gjort så skickas bilagorna till bokföring hos mig. Efter att jag har bokfört så hamnar fakturorna i en betalningslista som skickas till internetbanken och utbetalas automatiskt där, förklarar Hopperstad.

Kontoplan ger bättre kontroll på projektstyrning

Varp Entreprenör CEO Andre Sønju påpekar att projekthanteringen är mycket mer översiktlig med 24SevenOffice.

- När vi ger pris på olika uppdrag och kalkylerar våra arbeten så har vi integrerat en kontoplan i 24SevenOffice. Det ger oss en väldigt god översikt ute på byggarbetsplatserna och att vi ligger där vi ska ligga i förhållande till ekonomisk målsättning, säger Sønju.

- Detta system är helt nödvändigt för att kontroll på de projekten vi utför på en daglig basis, säger han.