Hva er KYC?
KYC betyr "Know Your Customer", og er en prosess som banker og andre selskaper bruker for å være sikre på hvem kundene deres er. Metoden brukes for å hindre svindel og annen økonomisk kriminalitet, som hvitvasking av penger.
Prosessen innebærer at kunden må gi informasjon om seg selv, som navn, adresse, fødselsdato, og fremlegge gyldig ID (som pass eller førerkort). Noen ganger må de også forklare hvordan de tjener pengene sine, spesielt ved store transaksjoner.
Hensikten med KYC er å sørge for at selskaper vet hvem de gjør forretninger med, slik at de kan følge lover og regler.
1. Arbeid med kundekjennskap gjennom automatiske KYC- skjemaer
Uten tilstrekkelig kundekjennskap kan ikke regnskapsbyrået etablere en forretningsforbindelse eller gjennomføre enkelttransaksjoner. I byråstøtteprogrammet 24SevenOffice kan du styrke kundekjennskapen ved å bruke automatiserte KYC-skjemaer. Disse skjemaene tilpasses byråets rutiner og kundens unike situasjon og risikofaktorer.
2. Bruk BankID for sikker identifisering av kunder
Identifisering og kontroll av kundens identitet er et krav i KYC- prosessen. Byrået skal blant annet verifisere kundens navn og andre opplysninger, samt hente informasjon om selskapets ledelse fra et eksternt register. Deretter brukes BankID for identifisering. Slik sikrer du at opplysningene om kunden er oppdaterte, og at identifiseringen skjer effektivt og sikkert- også på avstand.
3. Skaff automatisk kontroll av PEP og reell rettighetshaver
I KYC-prosessen må byrået alltid kontrollere om kunden har en reell rettighetshaver. En reell rettighetshaver er en person som direkte eller indirekte har bestemmende innflytelse over kunden. For selskaper der det ikke finnes en reell rettighetshaver, må en alternativ rettighetshaver utpekes og kontrolleres. Kundens eier- og kontrollstruktur må også gjennomgås for å gjøre en korrekt risikovurdering.
I henhold til hvitvaskingsloven er det obligatorisk å innhente informasjon om hvorvidt kunden eller deres nærstående er en politisk eksponert person (PEP). En PEP har høyere risiko for å bli utsatt for korrupsjon, noe som krever at byrået tar ekstra forholdsregler.
4. Forenkle arbeidet med risikovurdering
Risikovurdering er en sentral del av regnskapsbyråets arbeid – både for generelle og spesifikke kunder. I 24SevenOffice kan du dokumentere og beskrive byråets risikofaktorer og tiltak i arbeidet mot hvitvasking. Risikovurderingen baseres på din oppdragsliste og kundebase, og du kan tilpasse malen etter behov ved å legge til eller deaktivere relevante risikofaktorer.
5. Motta varsler ved endringer hos kunde
For å opprettholde en risikobasert tilnærming, er det nødvendig å ha rutiner som fanger opp endringer hos kundene løpende. Endringer i styret, reell rettighetshaver eller finansiell informasjon kan påvirke risikovurderingen. Hvis flere styremedlemmer trer tilbake eller reell rettighetshaver byttes ofte ut, kan dette være varselsignaler som krever tiltak.
Hvitvasking gjennom 24SevenOffice
24SevenOffice sin overvåkingstjeneste screener daglig alle kundene dine i henhold til gjeldende krav. Ved eventuelle endringer blir du varslet og kan iverksette nødvendige tiltak.
