Hva er egentlig bilag?
Kort fortalt er bilag en dokumentasjon på alle økonomiske transaksjoner i en bedrift, og helt nødvendig for å kontrollere og verifisere regnskapet. Dette kan inkludere alt fra fakturaer, kvitteringer, kontoutskrifter og andre former for dokumentasjon som underbygger bokføringen.
Når du håndterer bilag korrekt, sikrer du at regnskapet er transparent, nøyaktig og i samsvar med myndighetenes krav.
Eksempler på vanlige bilag kan inkludere:
- Kvitteringer fra kjøp av varer og tjenester
- Fakturaer sendt til kunder eller mottat fra leverandører
- Kreditnotater som korrigerer tidligere fakturaer
- Bankutskrifter som viser transaksjoner på bedriftens konto
Alle bilag må inneholde informasjon som dato, beløp, MVA og hvem som er partene i transaksjonen.
Hvorfor er bilag viktig?
Korrekt bilagsføring er ikke bare et lovkrav, det bidrar også til:
- Effektiv økonomistyring: Ved å holde orden på alle transaksjoner kan bedriften enklere analysere inntekter og utgifter.
- Skatteoppgjør og revisjon: Nøyaktige bilag gir et solid grunnlag for revisjon og reduserer risikoen for feil i skatteberegningen.
- Forbedret intern kontroll: Systematisk bilagsføring bidrar til å oppdage og forebygge økonomiske misligheter.
Hvordan kan du håndtere bilag?
En effektiv bilagshåndtering sikrer at regnskapet er korrekt, oppdatert og lett tilgjengelig når du trenger det. Da bør du følge beste praksis for organisering og oppbevaring av bilag.
4 tips for å håndtere bilag:
Tips 1: Lag et fast system
Lag et fast system for hvordan bilag samles og oppbevares i bedriften. Her er det lurt å sette av faste tidspunkter i uken eller måneden for å registrere og kategorisere bilag. Om du gjør dette til vane, unngår du at bilagene hoper seg opp og blir vanskelige å holde styr på.
Tips 2: Bruk digitale løsnninger
For å håndtere bilag kan det være lurt å bruke digitale løsninger for å unngå rot i papirer og redusere risikoen for å miste viktige dokumenter. Det er fort gjort å miste papirbilag – sørg derfor for å ta bilde eller scanne kvitteringer umiddelbart for å sikre at de alltid er tilgjengelige.
Papirbasert regnskapsføring kan nemlig være tidkrevende, og øker risikoen for å miste viktige dokumenter. Å digitalisere bokføringen gjør hverdagen enklere, gir bedre oversikt, og minimerer risikoen for feil.
Tips 3: Kategoriser bilagene
Tips 3 for å håndtere bilag på en effektiv måte, er å kategorisere bilagene tydelig i systemer for å enklere kunne søke dem opp og finne dem igjen. Å registrere dem feil kan føre til unøyaktige regnskapstall.
Tips 4: Sørg for riktig dokumentasjon og forhold
I Norge må regnskapsbilag oppbevares i minst fem år. Med en digital løsning kan du lagre og sikkerhetskopiere bilagene på en trygg måte, slik at du har dem tilgjengelig.
Vanlige feil ved bilagshåndtering og hvordan du kan unngå dem
Vi har laget en samleliste av de vanligste feilene ved bilagshåndtering – og hvordan du kan unngå dem.
Feil 1: Du mister kvitteringer
Det er veldig lett å miste fysiske kvitteringer, spesielt om du er på farten eller håndterer mange kjøp i løpet av dagen. Uten disse bilagene kan det bli utfordrende å dokumentere utgifter korrekt i regnskapet.
Løsning:
Ta bilde av kvitteringene med en gang du får dem, og samle de i et album på telefonen. Dette kan sikre at alle utgifter dokumenteres og er tilgjengelige når du trenger dem.
Feil 2: Du registrerer feil dato, beløp eller
Å registrere feil i bilag kan føre til feil i regnskapet, som igjen kan resultere i feil i skattemessige beregninger eller avvik ved revisjon.
Løsning:
Vi anbefaler å kryssjekke bilagene før de sendes til regnskap. Ha rutiner for å kontrollere dato, beløp og at MVA-satser er korrekte. Bruk regnskapssystemer med innebygd validering for å redusere risikoen for menneskelige feil.
Feil 3: Du mangler dokumentasjon:
Alle økonomiske transaksjoner skal ha et tilhørende bilag, men i en travel hverdag kan det være lett å glemme å dokumentere enkelte utgifter. Dette kan skape problemer ved bokføring og revisjon.
Løsning:
Etabler klare rutiner for bilagshåndtering. Sørg for at alle ansatte er kjent med hvor viktig det er å innhente og lagre bilag korrekt, og bruke digitale løsninger som varsler ved manglende dokumentasjon.
24SevenOffice sin nye bilagsflyt
24SevenOffice lanserer nå en moderne og digital bilagsløsning som skal gjøre hverdagen enklere for både regnskapsførere og bedriftseiere. Noen viktige hovedpunkter med den nye bilagsflyten er blant annet:
- Automatisering av manuelle prosesser: Systemet eliminerer tidkrevende, repeterende oppgaver som ofte preger tradisjonelle regnskapssystemer, slik at regnskapsførere kan fokusere på strategiske oppgaver.
- Du kan sette egne regler og flyter: Du har muligheten til å sette opp tilpassede prosesser som gjør det enkelt å styre bilagsbehandlingen etter spesifikke kriterier, for eksempel beløpsgrenser eller nøkkelord.
- Automatisk behandling av små bilag: Fakturaer under en viss verdi (feks. 10 000 kr) kan behandles helt automatisk, noe som reduserer behovet for manuell inngripen.
Oppsummering bilag
En god bilagshåndtering sikrer orden, reduserer feil og gir deg full kontroll over økonomien. Ved å bruke digitale løsninger som 24SevenOffice sin bilagsflyt kan du forenkle hverdagen, spare tid og minimere risikoen for feilregistreringer.
.png)
