Skrevet av: Camilla Therese Øino -
Lesetid: 3minutter
Bilag er et viktig begrep innen regnskap og økonomistyring enten du driver en liten bedrift eller en større virksomhet. Det er helt avgjørende å ha orden på bilagene for å sikre korrekt bokføring og forholde seg til lover og regler – feil eller manglende bilag kan føre til utfordringer ved bokettersyn, og gjør det vanskelig å ha full kontroll på bedriftens økonomi. I denne artikkelen forklarer vi hva bilag er, hvorfor de er viktige, og hvordan du kan håndtere dem smart og effektivt.
Kort fortalt er bilag en dokumentasjon på alle økonomiske transaksjoner i en bedrift, og helt nødvendig for å kontrollere og verifisere regnskapet. Dette kan inkludere alt fra fakturaer, kvitteringer, kontoutskrifter og andre former for dokumentasjon som underbygger bokføringen.
Når du håndterer bilag korrekt, sikrer du at regnskapet er transparent, nøyaktig og i samsvar med myndighetenes krav.
Alle bilag må inneholde informasjon som dato, beløp, MVA og hvem som er partene i transaksjonen.
Korrekt bilagsføring er ikke bare et lovkrav, det bidrar også til:
En effektiv bilagshåndtering sikrer at regnskapet er korrekt, oppdatert og lett tilgjengelig når du trenger det. Da bør du følge beste praksis for organisering og oppbevaring av bilag.
Lag et fast system for hvordan bilag samles og oppbevares i bedriften. Her er det lurt å sette av faste tidspunkter i uken eller måneden for å registrere og kategorisere bilag. Om du gjør dette til vane, unngår du at bilagene hoper seg opp og blir vanskelige å holde styr på.
For å håndtere bilag kan det være lurt å bruke digitale løsninger for å unngå rot i papirer og redusere risikoen for å miste viktige dokumenter. Det er fort gjort å miste papirbilag – sørg derfor for å ta bilde eller scanne kvitteringer umiddelbart for å sikre at de alltid er tilgjengelige.
Papirbasert regnskapsføring kan nemlig være tidkrevende, og øker risikoen for å miste viktige dokumenter. Å digitalisere bokføringen gjør hverdagen enklere, gir bedre oversikt, og minimerer risikoen for feil.
Tips 3 for å håndtere bilag på en effektiv måte, er å kategorisere bilagene tydelig i systemer for å enklere kunne søke dem opp og finne dem igjen. Å registrere dem feil kan føre til unøyaktige regnskapstall.
I Norge må regnskapsbilag oppbevares i minst fem år. Med en digital løsning kan du lagre og sikkerhetskopiere bilagene på en trygg måte, slik at du har dem tilgjengelig.
Vi har laget en samleliste av de vanligste feilene ved bilagshåndtering – og hvordan du kan unngå dem.
Det er veldig lett å miste fysiske kvitteringer, spesielt om du er på farten eller håndterer mange kjøp i løpet av dagen. Uten disse bilagene kan det bli utfordrende å dokumentere utgifter korrekt i regnskapet.
Ta bilde av kvitteringene med en gang du får dem, og samle de i et album på telefonen. Dette kan sikre at alle utgifter dokumenteres og er tilgjengelige når du trenger dem.
Å registrere feil i bilag kan føre til feil i regnskapet, som igjen kan resultere i feil i skattemessige beregninger eller avvik ved revisjon.
Vi anbefaler å kryssjekke bilagene før de sendes til regnskap. Ha rutiner for å kontrollere dato, beløp og at MVA-satser er korrekte. Bruk regnskapssystemer med innebygd validering for å redusere risikoen for menneskelige feil.
Alle økonomiske transaksjoner skal ha et tilhørende bilag, men i en travel hverdag kan det være lett å glemme å dokumentere enkelte utgifter. Dette kan skape problemer ved bokføring og revisjon.
Etabler klare rutiner for bilagshåndtering. Sørg for at alle ansatte er kjent med hvor viktig det er å innhente og lagre bilag korrekt, og bruke digitale løsninger som varsler ved manglende dokumentasjon.
24SevenOffice lanserer nå en moderne og digital bilagsløsning som skal gjøre hverdagen enklere for både regnskapsførere og bedriftseiere. Noen viktige hovedpunkter med den nye bilagsflyten er blant annet:
En god bilagshåndtering sikrer orden, reduserer feil og gir deg full kontroll over økonomien. Ved å bruke digitale løsninger som 24SevenOffice sin bilagsflyt kan du forenkle hverdagen, spare tid og minimere risikoen for feilregistreringer.
