Unngå svindel med effektiv bilagsflyt og attestasjon

Hva er en attestasjon?

Attestasjon er en tilleggsmodul til et regnskapsprogram som gjør det mulig å sende inngående bilag ut for en attestasjonsflyt mellom brukere av regnskapsprogrammet. 

For å gjennomføre en attestasjonsfly må bilag være aktivert.

Hvorfor er en effektiv attestasjonsflyt viktig?

En effektiv attestasjonsflyt er en viktig faktor for å holde økonomiske prosesser under kontroll, og unngå svindel. Med gode kontrollrutiner og en tydelig godkjenningsprosess kan du oppdage svindelforsøk tidlig, før de får alvorlige konsekvenser. 

En god attestasjonsflyt deler ansvaret klart, gir full oversikt over alle transaksjoner, og gjør det enklere å holde styr på prosesser. Dette skaper en trygg og tillitsfull arbeidkultur – både internt og eksternt – og minimerer risikoen for tap av økonomi og omdømme.

Hvordan 24SevenOffice sikrer tryggere attestasjon og betalingskontroll

For noen år tilbake oppdaget vi et svindelforsøk fra selskapet Bizcat, som hadde sent oss en faktura for oppføring i deres katalog.

Heldigvis hadde vi effektive kontrollrutiner og en god attestasjonsflyt i 24SevenOffice. En våken regnskapsfører oppdaget problemet, og svindelforsøket ble raskt rapportert videre til den rette personen for godkjenning – før fakturaen gikk videre til bokføring og betaling.

Da vi tok kontakt med Bizcat, svarte de at det var en "feil", og at fakturaen egentlig skulle være et tilbud. Svindelforsøket ble registrert på varslingslisten.no.

I 24SevenOffice kan bedrifter bruke godkjenningsmodulen til å videresende bilag gjennom en automatisert attestasjonsflyt. Dette gjør at den riktige personen kan godkjenne fakturaer, uavhengig om de er på desktop, nettbrett eller mobil, før de går videre til bokføring og betaling.

Reduser risikoen for hvitvasking: 24Control gjennomfører automatiske hvitvaskingskontroller. 

Sikkerhetstiltak for å redusere svindelrisikoen

For å håndtere fakturaer og bilag på en sikker og effektiv måte, anbefaler vi følgende sikkerhetstiltak:

• Be om EHF-fakturaer: EHF-formatet er standardisert og lettere å kontrollere, noe som reduserer feil.
• Send fakturaer direkte til fakturamottaket i 24SevenOffice: Dette gir bedre kontroll på mottak og behandling av fakturaene. 
• Sett tydelige attestasjonsregler: Definer hvem som skal godkjenne hva, basert på aktuelle ansvarsområder. 
• Bruk en god attestasjonsflyt: Sørg for at fakturaer godkjennes av flere personer før de går videre til betaling.
• Skill godkjenning fra betaling: Sørg for at fakturaer godkjennes av flere personer før de går videre til betaling.

Økt sikkerhet og bedre kontroll med 24SevenOffice

Ved å implementere en effektiv attestasjonsflyt og nødvendige sikkerhetstiltak kan du beskytte bedriften din mot svindel og feil. 24SevenOffice gir deg verktøyene du trenger for å sikre korrekt attestasjon og betalingskontroll - og holde virksomheten trygg.