Ved gode kontrollrutiner og effektiv attestasjonsflyt kan du avdekke svindelforsøk tidligere og forhindre alvorlige konsekvenser. En effektiv attestasjonsflyt fordeler ansvar og oppgaver tydelig og gir full sporbarhet i transaksjoner og prosesser. Dette skaper en tryggere og mer tillitsfull arbeidskultur, både internt og eksternt. Riktige sikkerhetstiltak reduserer risikoen for økonomiske tap og omdømmeskader.
For et par år siden avdekket vi et klassisk svindelforsøk fra bedriften Bizcat, som hadde sendt oss en faktura på oppføring i deres katalog.
Takket være gode kontrollrutiner og en effektiv attestasjonsflyt i 24SevenOffice ble svindelforsøket avdekket av en oppmerksom regnskapsfører - og rapportert videre i systemet til rett person for godkjenning i 24SevenOffice, før fakturaen kom til stegene for bokføring og betaling.
Når innsigelsen ble sendt Bizcat var svaret at de hadde gjort en «feil» og at fakturaen egentlig skulle vært sendt som et tilbud. Svindelforsøket ble selvfølgelig registrert på varslingslisten.no.
I godkjenningsmodulen i 24SevenOffice kan bedrifter videresende bilag på attestasjonsflyt, slik at rett person kan godkjenne hvert enkelt bilag både fra desktop, nettbrett og mobil – før de går til bokføring og betaling.
For å håndtere inngående bilag så effektivt som mulig er dette som regel kombinasjonen vi anbefaler våre kunder:
- Be om eller krev at leverandører sender fakturaer i EHF-format.
- Be leverandører sende fakturaer per epost direkte til fakturamottaket deres i 24SevenOffice.
- Sett gode attestasjonsregler og rutiner med godkjenner, definert ut ifra ansvarsområde.
- Sett gode attestasjonsregler og -flyt som sikrer at fakturaer skal godkjennes av flere personer.
- Sikre at utbetalinger fra bankmodul gjøres av annen person enn den som har godkjent fakturaen.
