Tre tips på vägen till det perfekta ekosystemet

Tre tips på vägen till det perfekta ekosystemet

Det genomsnittliga svenska företaget är kund hos sin affärssystemsleverantör mellan åtta till tolv år. Därför är det extra viktigt att man väljer rätt från början, för att organisationen inte ska växa ur systemet för tidigt eller saknar vissa önskvärda funktioner – det kan nämligen bli kostsamt. I detta blogginlägg ger 24SevenOffice sina tips på vägen till det perfekta ekosystemet.

Marknaden för affärssystem kan vara mycket komplex och snårig – det tycker till och med jag själv, som är säljare av affärssystem. Det finns hundratals olika system och sorters funktionaliteter för att generera ökad effektivitet och lönsamhet, därför är det inte helt lätt att orientera sig. Det stora utbudet erbjuder otroliga möjligheter, men det är också lätt att undra: var börjar jag?

Att utvärdera och välja rätt systemuppsättning för specifika verksamheter är inte lätt.

Därför rekommenderar jag alltid att, redan innan man börjar leta efter potentiella leverantörer, först boka interna möten med nyckelpersoner på flera nivåer inom organisationen för att lyssna på deras behov och utmaningar i det dagliga arbetet. Under dessa bör ni särskilt identifiera manuella arbetsuppgifter och vad dessa kostar er i tid och pengar. På så sätt får ni en bättre överblick över era behov och utmaningar, vilket ni sedan kan redovisa för potentiella systemleverantörer i ett möte. De kan då i sin tur bemöta just era utmaningar och ge lösningsförslag som sparar er mycket tid och pengar.

Dessutom kan ni med god översikt över era interna kostnader enkelt genomföra en utvärdering av resultatet vid slutförhandling.

Ett exempel på en utmaning och en fråga att ställa till en potentiell ny leverantör kan vara: Idag bokför vi en leverantörsfaktura på 10 minuter och vi har totalt 500 leverantörsfakturor per månad. Detta kostar oss x kr och x antal timmar! Finns det en lönsammare fakturahantering?

Vi som dagligen arbetar på den stora marknaden med en uppsjö av system tillsammans med partners och kunder har oftast god koll på besparingsmöjligheter och best practices. Här är tre tips på vägen mot det perfekta ekosystemet:

1. Prioritera. Ta reda på vilka funktionaliteter som är ett måste att ha och vilka som är trevliga att ha. Det förenklar urvalet av leverantörer och sparar er tid.
   
   
2. Läs på. Lär er gärna av branschkollegor men gör även er egen research, för det finns med största sannolikhet system som är bättre för er. Ni vill ju ha den bästa och mest kostnadseffektiva lösningen.
   
   
3. Få överblick. Titta på vad leverantörerna har för lösningar, och vilka fördelar och eventuella nackdelar som finns. För detta ändamål kan jag rekommendera en systemguide som exempelvis Business With, en sökmotor som föreslår lämpliga leverantörer utifrån de kriterier och behov ni anger.
   
   

Det perfekta enskilda affärssystemet finns inte

Var förberedd på att behöva kompromissa och var dessutom inställd på att det perfekta enskilda systemet inte finns. Däremot kan du hitta ett perfekt ekosystem för just din organisation. Det kräver oftast flera externa och integrerade lösningar. Ju färre avtalspartners och integrationer ni har, desto mer fördelaktigt blir det med anledning av att det ger er:

• Större möjlighet att kunna påverka och anpassa lösningar
• Möjlighet att efterfråga särskild produktutveckling
• Förenklad kommunikation, support och ansvar

Stressa inte vid val av nytt affärssystem, utan avsätt tid till research och upphandling. Det tar viss tid initialt, men kommer på sikt att spara er både tid och pengar. Jämfört med de åtta till tolv år ni statistiskt sett kommer att använda systemet är det en liten investering.