Blogg

ERP

Så enkelt gjør du reiseregning og utlegg fra mobilen

1. juli 2014 var året da Skattedirektoratet opphevet kravet om at virksomheter må oppbevare bilag fysisk. Likevel er det fortsatt alt for mange arbeidstakere som må bruke unødvendig tid på å dekorere A4-ark med kvitteringer og bilag, akkompagnert av den tungvinte limstiften – og den lite lydhøre taperullen.

Ikke bare er det tungvint, men det er også lett å miste kontrollen. For hvor ble det av forrige ukes kvittering fra lunsjmøtet med kunden? Og husker du egentlig hva kvitteringen du fant krøllet i skuffen fra forrige måned gjaldt?

Kvitteringer er hodebry, men det trenger det ikke å være. Alle arbeidstakere kan levere reiseregning og utlegg elektronisk, uten å måtte ta vare på originalkvitteringen i forbindelse med lunsjmøter, innkjøp, reise etc.

Enkelt med reiseregning og utlegg fra mobilen

Ved å bruke en digital løsning er det flere fordeler for virksomheten og de ansatte:

  • Registrer utlegg fortløpende og enkelt fra mobilen, hvor som helst, når som helst.
  • Kvitteringen kan du kaste umiddelbart etterpå.
  • Automatisk beregning av kostnad og kilometer.
  •  Få penger raskere refundert.
  • Automatisk omregning av valuta.
  • Full oversikt over alle dine utlegg fra ett sted.
  • Tilfredsstiller revisors krav til dokumentering.

Les også: Nå må ansatte skatte av diettpenger

Hvordan kommer du i gang med elektronisk reiseregning?

Aller først, få en oversikt over virksomhetens behov basert på ansattes utlegg gjennom året, hyppighet av reiser, og hvor mye tid som brukes på den manuelle prosessen. Og dersom du kjenner deg igjen i noen av smertepunktene under, er det kanskje på tide at virksomheten tar fatt på en digital løsning.

  • Kvitteringer flyter rundt og jeg har mistet fullstendig oversikt.
  • Mistet oversikt over kjørte turer og antall km.
  • Kvitteringer leveres ikke inn fortløpende, samles opp i bunker og man penger blir ikke refundert fortløpende.
  • Ved utenlandsreiser brukes det mye tid på omregning med riktig valutakurs.
  • Vanskelig å dokumentere en kostnad uten kvittering.

Vil du vite mer om hvordan virksomheten kan effektivisere håndteringen av reiseregninger og bilag med 24SevenOffice sin enkeltstående modul? Da ser vi frem til en uforpliktende prat med deg.