Hvordan velge riktig lønnssystem?

Et velfungerende og effektivt lønnssystem er ikke bare en fordel, men en must-have for bedrifter for å unngå feil og holde god flyt i lønnskjøringen. Alle bedrifter er imidlertid forskjellige, og har ulike behov – derfor er det viktig å finne riktig lønnssystem for akkurat din bedrift. 

Unngå feil og forsinkelser i lønnskjøringen

De fleste ansatte er opptatt av lønn – feil og forsinkelser i lønnskjøringen kan skape både irritasjon og problemer i flere ledd. Om lønnskjøringen ikke foregår som den skal, kan det gå utover eksempelvis ventende avtalegiroer. 

Tunge og repetitive prosesser

I den tradisjonelle lønnsprosessen er det mange nødvendige operasjoner og oppgaver som krever mange manuelle, repeterende og tidkrevende prosesser for brukerne. 

Både små og store virksomheter kan med fordel evaluere selskapets eksisterende lønnssystem og nåværende behov før research på software knyttet til lønn og lønnskjøring. Det er også viktig å ha i tankene den langsiktige bevisstheten rundt viktige knytepunkter i bedriften, ansattes tilfredshet og generell flyt i informasjo, transaksjoner og dialog.

Et mer automatisert lønnssystem

Ved å velge et smart lønnssystem får bedrifter og regnskapsførere både automatisert og forenkler alle sentrale steg i lønnsprosessen.

Ideelt begynner prosessen med automatisk start av lønnskjøring med varsling til alle lønnsgodkjennere, effektiv input av ledere, smidig godkjenningsflyt, lønnskjøring – til betaling og avstemming – med alle prosesser helintegrert i bedriftens ERP-system. Samhandlingen mellom ansatt, leder og lønnsfører er helt essensiell for å kjøre lønn på en effektiv måte. 

Hva bør du tenke på før du velger lønnssystem?

Å bytte lønnssystem kan være en krevende affære, men det er viktig å ha et fungerende lønnssystem som har det du trenger – derfor kan det være verdt å bytte lønnssystem som møter deres behov.

Om du er inne på tanken om å bytte lønnssystem, er det noen faktorer som er nyttig å tenke på:

Gir systemet mulighet til å automatisere så mange steg som mulig?

Er det mulig å plotte inn all input og timefangst (som f.eks. overtid og timebasert lønn) rett inn i lønnssystemet, ferdig godkjent fra alle ledere og mellomledere? Og vil ferie, sykdom og refusjon fra NAV etc. automatisk inn til lønnsystemet? 

Mange er nok ikke klar over at det finnes lønnssystemer som lar deg automatisere sentrale steg, tar bort unødvendige klikk for lønnskjører, og samtidig forenkler prosessen for lønnsgodkjennere og -mottakere, med det man kan kalle en ‘self-service-løsning’.  

Det er ikke lenger nødvendig å bruke masse tid på å avstemme arbeidsgiveravgift, skattetrekk, utleggstrekk, feriepengeavsetning og så videre. Du kan også få automatisk varsling før lønnskjøring, til alle lønnsgodkjennere. Lønnskjører setter selv innstilling på hvor mange dager i forkant varsling sendes ut.

Tilbyr Lønnssystemet rask registrering av lønn?

Muligheter for masse- og hurtigregistrering for alle ansatte samt mulighet for automatisk lønnskjøring ved fastlønn fra måned til måned. Undersøk om dette er en mulighet ved lønnssystemet du vurderer da dette er en stor fordel. 

Tilbyr lønnssystemet en self-service-løsning?

Lønnssystemet bør ha en self-service-løsning med tilgang til å se lønnsslipp og registrere fravær. Dette er viktig for å optimalisere brukeropplevelsen for alle roller rundt lønnsprosessen.

Det er også viktig at lønnsmottaker får en egen, sikker login for i systemet eller på mobilen. Tiden da lønnsslippen kun ble sendt per e-post er forbi! 

Hvordan er supporten du får hos leverandøren?

Uforutsette hendelser skjer, også i lønnskjøringer. Da er det en fordel at leverandøren av lønnssystemet er av kvalitet og er lett tilgjengelig – et viktig check-point. 

Hvor lett er det å implementere systemet? Kan data fra ditt eksisterende system enkelt bli importert? Dette gjør det selvsagt veldig mye enklere å bytte lønnssystem.

Er det mulig å foreta effektiv utbetaling rett fra systemet?

Når utbetaling av lønn skjer direkte fra en integrert bankmodul i systemet vil det si at man slipper eksport og import av lønnsfiler til bedriftens bank. Stor bonus!

Kan systemet godkjenne lønn via automatisering?

Med en effektiv godkjenning rett fra systemet - og lønnskjøring uten endringer kan settes til automatisk godkjenning. Tiden da lønnsgodkjenningsprosessen var manuell eller via en fil på e-post er forbi. Her er det stor forskjell mellom løsningene på markedet, så dette er det lurt å være ekstra oppmerksom på. 

Kan man effektivt knytte lønn til prosjekt?

Om alle data er gjennomgående i hele systemet du bruker er dette en stor fordel .Da slipper du dobbelt arbeid. Med alt helintegrert i regnskapet og ERP-systemet deres, vil du oppleve en vesentlig bedre flyt, på alle plan.

Kan man få full oversikt over alle lønnsklienter fra ett enkelt sted?

Undersøk om det er det mulig å få et totalbilde over for eksempel status på utbetalingsdatoer, forskuddsskatt, arbeidsgiveravgift, A-melding, godkjenning og så videre. For de som jobber med mange lønnsklienter er en arbeidsliste alfa omega for å jobbe effektivt med kundene sine.

Er lønnssystemet skybasert?

Man skulle kanskje tro at dette var en selvfølge i 2023, men det finnes fortsatt lønnssystemer på markedet som er kun koblet på den/de datamaskinene hvor systemer er installert. De åpenbare fordelene med å jobbe i skyen – også når det gjelder lønnssystem – er at man kan jobbe i systemer når som helst og fra hvor som helst. 

Kan lønnsystemet enkelt integreres med andre systemer?

Kan systemet integreres med andre systemer slik at du får en “alt-i-en”-løsning, eller er det et enkeltstående program? Fordelen med å ha en pakkeløsning – slik som lønnssystemet fra 24SevenOffice – er at du får systemer som snakker sammen, og dermed slipper ekstra manuell punching av data.

De beste lønnssystemene på markedet gir deg en sømløs og optimal opplevelse tilpasset din rolle. Dette gjelder uansett om du logger inn som lønnskjører, regnskapsfører, daglig leder eller CFO - eller om du i kontekst av å være en privatperson eller arbeidstaker skal endre lønnsopplysninger, se lønnsslipp, registrere fravær, ferie og så videre. 

Vi håper denne artikkelen er til hjelp for deg som skal velge lønnssystem. Er din bedrift en av mange bedrifter som blitt rammet av at Huldt & Lillevik avvikles? For alle de tusenvis av brukerne er det mulig å få til en smidig og enkel overgang til et ekte skybasert lønnssystem, som 24SevenOffice Lønn.