Bytte regnskapsprogram? Dette må du huske på

Å bytte regnskapsprogram er en stor beslutning for enhver virksomhet. I denne artikkelen vil vi gå gjennom noen steg for å gjøre prosessen enklere, og hjelpe deg å navigere. Vi hjelper deg å forstå dine spesifikke behov, finne samt velge løsningen som møter det du trenger samt hjelpe å trene dine brukere på den nye programvaren.

Uansett om du er en liten bedrift som gjør dette for første gang, eller en større organisasjon som har gjennomgått lignende oppgraderinger før, vil denne guiden gi deg innsiktene og verktøyene du trenger for å gjøre overgangen så smidig og effektiv som mulig.

Når bør jeg bytte regnskapsprogram?

Man må ikke vente med å bytte regnskapsprogram midt i året – du kan bytte regnskapssystem akkurat når det passer bedriften din. Det krever imidlertid mer enn bare å velge en ny løsning – det krever mye planlegging, forberedelse og oppfølging for å sikre en vellykket overgang. 

Det kan også være lurt å beregne litt ekstra tid hvis noe uforutsett skulle skje, særlig hvis dere vurderer å bytte lønnssystem.

Hvordan velge nytt regnskapsprogram?

I prosessen ved å velge nytt regnskapssystem bør du utarbeide krav til programvaren. 

• Utforsk dine alternativer. Finn et regnskapsprogram som
  passer dine spesifikke behov. 
• Se hvor komfortabel du er med de ulike produktene - hvilket forretninssystem liker du best?
• Se etter spesifikke behov som skylagrin, et integrert økosystem og lignende funksjoner du kanskje vil bruke etterhvert som virksomheten din vokser

1. Rydd og tilpass kontoplanen

Utnytt overgangen til et nytt system til å rydde opp slik at du har det beste utgangspunktet senere. Gjennomgå kunde- og leverandørlisten, samt tilpass kontoplanen til “Norsk standard”. Vi i 24SevenOffice samarbeider vi ofte med kunden om opprydningen før vi begynner å importere data til det nye systemet. 

Enkelte ganger kan du redusere balansen som inneholder mange eiendeler, for eksempel biler, og bruke prosjekter for å lage egne eiendelsregnskap. Dette gir en fullstendig oversikt over avskrivninger og kostnader knyttet til eiendelene deres. 

Mange av våre kunder får ofte ut eksporter som er enkle å importere inn i 24SevenOffice, men det hender at dataene trenger manuell redigering. Sammen avgjør vi om du ønsker å gjøre denne jobben selv, eller om vi skal gjøre det for deg. Dette avhenger i stor grad av kundens IT-forståelse, ledig kapasitet hos de ansatte, og hvilken økonomisk plan som er valgt for implementering.

Hvis du ønsker å importere din egen kontoplan er dette mulig, men det er viktig å huske prosessen for å sikre en vellykket prosess. 

2. Importere kunder og leverandører til ny konto

Som nevnt tidligere, er det en god idé å rydde i gamle kunde- og leverandørkort for å kvitte seg med kontakter du ikke lenger har behov for. Det er ofte mulig å sortere disse kontaktene etter siste aktive dato, og importere de siste 2-3 årene.

Det er også lurt å sjekke kartoteket for duplikater og samle sammen reskontro i de tilfellene hvor du finner duplikater. For mer informasjon, se vårt Hjelpesenter.

3. Importere åpne poster

Når du skal bytte regnskapsprogram er det viktig at integrasjon og forbindelse med banken settes i gang så tidlig som mulig – det kan ta litt tid før kontrakten går igjennom. Når banken er aktivert i 24SevenOffice er det mulig å importere åpne poster. 

Det er mulig å importere ved OCR/KID-nummer slik at innbetalingene til det nye systemet finner de postene som er utfakturert fra det gamle. Det er imidlertid også viktig å huske at en bør bruke bilagsart for utgående faktura dersom du ønsker å purre på disse i senere tid. 

Det er også vanlig å bruke en hjelpekonto for å importere åpne poster – denne går i null etter at saldobalansen er importert.

4. Importere hovedbok/saldobalanser til nytt regnskapsprogram 

Hvor stor andel av transaksjonene som skal overføres fra det gamle systemet til det nye, er opp til dere. Vi anbefaler imidlertid sjeldent å ta med alt. Desto mer en tar med, desto mer tid bruker en på det, og det gir større rom for å gjøre feil. 

Ofte holder det å importere saldobalansen fra et tidligere år og eventuelt endringen fra “01.01” til “cut-off”-dato. For øvrig er det ofte en mulighet å beholde seer tilgang til det gamle systemet slik at dere ennå kan søke opp eldre bilag ved behov. 

Hvis dere ønsker å importere hele hovedboken, er det viktig å huske begrensning på bilagsimport på 1 500 linjer. Dette kan medføre at man må ha en import hver måned, som kan føre til mer bruk av tid.

5. Definer kvantifiserbare mål

Kvantifiserbare mål regnes som de målene som regelmessig sporer bedriftens ytelse. Ved å definere disse målene vil ledelsen få en klarere formening under planlegging, implementering og kontrollfasene av overgangen til det nye regnskapsprogrammet. 

Dette er et viktig skritt for å hjelpe deg å bestemme det beste dataformatet for å nå målene og planlegge fremtidige trinn.

Videre oppfølging og veien videre

Når dataene er på plass i det nye regnskapssystemet, planlegger vi veien videre sammen. Som kunde får du opplæring i systemet, og mulighet til å melde deg på kostnadsfrie webinarer dersom du trenger en oppfriskning eller ønsker deg å lære noe nytt. Har du erfaring med systemet fra tidligere, vil det antakelig være nok med én oppfriskning. 

Hos oss får du tildelt en konsulent som sørger for god kommunikasjon, om våre systemer. Konsulenten vil sørge for at ledelsen tar en aktiv rolle i prosessen med å bytte regnskapsprogram, som er en avgjørende suksessfaktor i forbindelse med bytte av regnskapssystem.