Brenner for å spare tid

De sjekker brannsikkerheten for borettslag og næringseiendommer i hele Oslo og Østlandet.

– Vi oppdager feil hver dag, og mange tusen mennesker sover dessverre uten brannvarsler hver natt, sier Petter Mathisen.

Med 120 ansatte og 70.000 kontroller i året, krever Norsk Brannvern systemer som tilbyr kontroll og som de kan vokse i. Med en årlig vekst på 25 prosent, og en omsetning på nærmere 50 millioner kroner, er dette helt nødvendig.

Hadde tungvinte prosesser

De to brødrene Geir og Petter Mathisen som stiftet Norsk Brannvern i 2002, ønsket å redusere tidsforbruk på tungvinte prosesser, ha mer automatikk og større tilgjengelighet for alle ansatte i hverdagen. Da var det naturlig å kartlegge de ulike tjenestene i markedet.

– Det var viktig at vi kunne ha alt i ett system, gode API-løsninger og at alt var i skya og fremtidsrettet, sier Petter Mathisen.

Før Norsk Brannvern ble kunde av 24SevenOffice, fylte de ut store mengder rapporter når de var ute hos kunden for å sjekke brannsikkerhet, uten kontakt med noe system. Fakturagrunnlaget måtte punches inn i eget ordresystem i etterkant, som førte til mye dobbeltarbeid og tungvinte prosesser videre inn mot regnskapet og kundeoppfølging, for å nevne noe. Ingenting hang sammen.

– Vi hadde store mål, og tok en grundig gjennomgang av forskjellige systemer. Da kom 24SevenOffice best ut, og var fra et helhetsperspektiv det beste alternativet, forteller Petter Mathisen.

100 brukere i CRM-systemet

Etter at 24SevenOffice ble tatt i bruk, benytter nå alle i organisasjonen samme system. Selgerne jobber i CRM-modulen og bruker det som salgsverktøy. Derifra overføres all informasjon om oppdrag sømløst til prosjektlederne i prosjektmodulen. Ordre blir generert direkte - og går automatisk inn i regnskapet.

I dag er det omtrent 100 brukere i CRM-systemet, og brødrene har som mål å være 200 brukere i løpet av få noen år. Derfor ønsket de et system de kunne vokse i.

– 24SevenOffice tilbyr alt i ett system, og det var litt derfor vi valgte denne løsningen.

To mål: kontroll og økonomisk lønnsomhet

Selve prosessen med å bytte fra et system til et annet, kan være utfordrende.

– De aller fleste mennesker er kritiske til endring av natur, sier Mathisen.

Da Norsk Brannvern hadde første presentasjon av prosjektet og startet overgangen til 24SevenOffice i 2016, hadde de et seminar.

– Vi hadde leid inn ekstern hjelp til endringsprosessen. Vi visste det kom til å gjøre litt vondt. Når man skal endre seg, må man ha mål, man må akseptere endringene og man må ha nok kunnskap om det som skal skje. Det er jo mennesker man jobber med her, sier Mathisen.

Norsk Brannvern hadde samtaler med hver enkelt ansatt før overgangen.

– Vi må være beinharde på hva man forventer av hver enkelt. Og når vi avslutter prosjekter er det viktig å snakke om hva som fungerte og hva som ikke fungerte. – Men endringsprosessen har gitt svært gode resultater. Sett i forhold til hvordan situasjonen var før, er våre ansatte nå svært fornøyd med løsningen og har fått en langt enklere hverdag, sier Mathisen.

Skal utvikle egen app

Norsk Brannvern jobber med å kartlegge en egen app integrert mot 24SevenOffice, ved hjelp av åpne APIer.

– Appen kommer, men den er litt kompleks. Jeg vil automatisere hele verdikjeden rundt 24SevenOffice. Vi har kunder vi besøker årlig, og jeg vil at alt kan skje automatisk: alt fra da kundene ringes, meldinger om tid og sted sendes - til at rapportene legges inn automatisk.- Vi kan spare nesten 1 million kroner i året hvis dette blir helautomatisert, sier Petter Mathisen.

Ønsker du å se nærmere på hvilke muligheter som finnes via 24SevenOffice?