Alle sentrale prosesser og data i ett heldigitalt system

Syr alt sammen

– Vi driver merkevarebygging i praksis, forteller Snorre Skar, daglig leder i Profilpartner.

Siden 2001 har bedriften opparbeidet seg en solid mengde varemerker på kundelisten, og de hjelper kunder med alt fra tekstiler, til trykksaker og digitale løsninger, alt tilpasset kundens eget design og profil naturligvis. For de største kundene drifter Profilpartner deres egen interne nettbutikk og håndterer all logistikk rundt dette fra eget lager i Brumunddal.

– Vår kompetanse ligger i å sy dette sammen og vi fungerer som rådgivere og er nærmest en markedsavdeling for mange kunder, sier Skar. – Vi benytter mange forskjellige firmaer og underleverandører for å kunne levere de riktige produktene. Nøkkelen ligger i å bruke de som er gode på akkurat det vår kunde er ute etter og vår jobb er å vite hvem det er. Deretter holder vi tak i alt fra idestadiet og til ferdig produkt.

En annen verden med 24SevenOffice

Da Profilpartner i 2015 bestemte seg for å gå over til 24SevenOffice, hadde de lenge ønsket å legge alt i sky, og fleksibilitet var et etterlengtet gode.

- Etterpå ble verden en helt annen, det må jeg bare si. Det har hjulpet oss i å endre måten vi jobber på, og det gjør at vi bruker mindre tid på regnskap og gamle systemer. Før hadde vi ikke CRM, så en av kriteriene våre var å få en god CRM-løsning, for å slippe å jobbe med to databaser og systemer som ikke snakket sammen, sier Skar.

I 2017 gikk de over til Value Accounting, med Ingun Væringstad Strandvik som rådgiver.

– Vi startet opp med en gjennomgang av nåværende arbeidsprosesser og eksisterende ressurser; teknologiske og menneskelige. Så snakket vi mye om hvordan de jobber med kundene og generell arbeidsgang, samt hvordan de ønsker å fremstå i markedet, forteller Strandvik.

– Gjennom slike samtaler får jeg som rådgiver større mulighet til å sette meg inn i virksomheten, kritiske suksessfaktorer for dem og får et inntrykk av menneskene som jobber der. I tillegg hadde Snorre mange tanker om hva som manglet for at de skulle nå flere av de langsiktige målene. Vi har hatt (og har fortsatt) mange diskusjoner om hva som skal til, skalering og tidslinjer, sier hun.

Økt innsyn i egne tall

I neste fase tok de for seg mer konkret arbeidsfordeling, hva de opplevde fungerte og ikke, samt hvilke behov Profilpartner hadde.

– Det viktigste vi har gjort så langt i forhold til Profilpartner er kartlegging av arbeidsprosesser og omfordele ressursbruken. De har fått mer opplæring i 24SevenOffice, slik at de får økt innsyn i egne tall, mulighet for å lete og tilpasse, samt at de får innspill på hvordan de kan jobbe smartere. Dette er naturligvis en kontinuerlig prosess, sier Strandvik.

Hun forteller at Profilpartner bruker CRM på en metodisk og god måte, og at de har gode rutiner for tilbakelagring og historikk på kundenivå.

– De hadde god styr på systemet også før jeg kom inn i bildet. I forhold til 24SevenOffice har vi ikke gjort noen store endringer, men vi bruker systemet fullt ut, slik at både regnskapsfører og kunde har et godt samspill i samme system, sier rådgiveren.

De praktiserer god prosjektstyring med prosjektmodulen for å kunne se på andre KPI’er på prosjekt- og medarbeidernivå.

Nettbutikk

Det har vært mange forandringer i bedriften de siste årene.

– Vi satte oss ned i 2016 og tegnet et helt nytt konsept for profilbransjen og pusset opp 500 kvadratmeter med showrom som gir kundene våre den oppmerksomheten de fortjener, forteller Skar.

Deretter kom etableringen med 24SevenOffice. Profilpartner har både lager og nettbutikk.

– Nettbutikkene våre kan nå fungere i en integrert løsning mot 24SevenOffice. Det har vi jobbet i et år for å finne en løsning på. Så kom Unitedprofile sin nettbutikkløsning på banen, som er helintegrert med 24SevenOffice, sier Snorre Skar.

Totalt har de 1000 kunder som har egne nettbutikker.

– Nå er jeg veldig spent på hvordan disse nye nettbutikkene kommer til å fungere, men det ser veldig lovende ut så langt - og alt er mer eller mindre helautomatisert, sier han.

Åpent, moderne og tilpasningsdyktig

I Value Accounting har de høy kompetanse på 24SevenOffice.

– Det er vårt foretrukne system. Veldig åpent system på flere måter, noe som er særdeles positivt. Det er åpent for sidesystemer og integrasjoner, noe som gjør det svært tilpasningsdyktig. Det er også åpent i den forstand at det tillater muligheter for arbeidsdeling med kundene og fullt innsyn. Så har 24SevenOffice en moderne og tilnærmelig markedsprofil, samtidig som systemet fungerer svært godt både for regnskapsfører og kunde, samt at det pusher mot de teknologiske fremsteg - tommel opp for testing av AI, sier Strandvik.

Den hellige treenighet

Gode rådgivere og mennesker med regnskapsteknisk innsikt som forstår seg på strukturering av arbeidsprosesser, mener Strandvik er helt nødvendig for at 24SevenOffice skiller seg ut.

– Det at noen av de beste menneskene i bransjen velger å bruke 24SevenOffice og tilpasser det optimalt til kundenes virksomhet, tenker jeg er litt av cluet her. Det er jo den hellige treenighet: 24SevenOffice - Kunde – Rådgiver. Magien kan ikke oppstå hvis en av de tre delene mangler, sier Strandvik i Value Accounting.

Og for Profilpartner er tilgjengeligheten viktig – både det å ha tilgang til systemet fra alle steder og flere plattformer, men også det å ha tilgang til hjelp og støtte fra regnskapsfører og kundeservice.

– Value Accounting kjenner måten vi jobber på. De har tilført oss mye, både med eksternkunnskap, og på systemet, for de kan systemet veldig godt, og sitter med noen meget dyktige eksperter og rådgivere som forstår teknologi og mulighetene det åpner for, sier Snorre Skar i Profilpartner.

Ingun Strandvik forklarer at de jobber tett, med hyppig kommunikasjon og selvhjelp.

– Jeg har fokus på hjelp til selvhjelp, drille på maks input og utnyttelse av systemet for at de skal få umiddelbare styringsverktøy ut, og reduserer tidsbruk på unødvendig administrasjon og tungvinne arbeidsganger, sier Strandvik.

Er du regnskapsfører eller bedriftsleder og ønsker en mer effektiv hverdag?