Skrevet av: Camilla Therese Øino -
Lesetid: 2minutter
OPAK består av 130 ansatte som tilbyr tverrfaglig rådgivning til bygg-, anlegg og eiendomsmarkeder i Oslo, Bergen og Trondheim. I 2018 begynte selskapet å bruke Busy sin timebank, og gikk senere over til både timeføring og prosjektfakturering. Først med OPAK Bergen og Trondheim i 2021, deretter Oslo i 2022.
OPAK har høy grad av autonomi, og oppdragslederne har stort eierskap til prosjektene sine. Økonomidirektør i konsernet, Ingun Væringstad, forteller at hele selskapet har behov for gode kontrollverktøy – ikke bare den øverste ledelsen.
— Alle hos oss – helt fra ledergruppen til den enkelte oppdragsleder – ønsker å være tett på tallene. Tidligere hadde vi tallene samlet i tre forskjellige systemer, med takket være timeregistrering fra Busy er alle tallene nå samlet i ett system.
Oppdragsledere hos OPAK kan nå effektivt føre timer, følge med på egen omsetning opp mot budsjett, holde styr på egen timebank, og samtidig opprette ordre i ett og samme system.
— Busy har en brukervennlighet som gir god arbeidsflyt og rask innsikt, uten behov for utstrakt opplæring, sier hun.
Til nå har Busy levert på tid, vært åpne og ærlige, og gitt og gitt oss realistiske forventninger. Dette synes vi skiller dem fra mange andre systemleverandører
— Det er lett å trykke og bevege seg rundt i Busy, og alle har tatt svært godt imot time- og prosjektverktøyet. Alle har vært utrolig engasjerte og motiverte til å ta det i bruk, forteller Ingun.
Timeføring med kalendervisning har ifølge Økonomidirektøren blitt særlig godt mottatt – flere melder også om enda mer effektiv timeføring takket være synkroniseringen mellom Busy og kalenderne.
Selv er Ingun hyppig bruker av Busy sin planlegg-funksjonen:
— Planleggeren gir umiddelbar oversikt, og lar deg gjøre korrigeringer og drille ned på detaljnivå. Når du har en admin-funksjon gir denne visningen rask innsikt, og god kontroll på oppfølging av timer, forklarer hun.
OPAK bruker også aktivt budsjetteringsfunksjonen i Busy i utstrakt grad: avdelingslederne lager personlige budsjetter for sine ansatte i avdelingene, og flere oppdragsledere lager budsjetter på prosjekter for å holde oversikt over påløpt tid.
— Vi har også fokus på å bruke Busy til opprettelse av ordre. Denne arbeidsprosessen holder hver enkelt oppdragsleder i, noe som er en krevende øvelse når 130 mennesker skal opprette ordre for alle sine prosjekter i løpet av første virkedag.
Under onboardingen fikk OPAK også anledning til å luke ut eventuelle mangler, og komme med innspill til funksjonalitet som kom til å heve brukeropplevelsen deres.
— Vi har fått lov til å komme med mange innspill i utviklingen av ordrefunksjonaliteten, forklarer hun.
Busy har en brukervennlighet som gir god arbeidsflyt og rask innsikt, uten behov for utstrakt opplæring.
Selv om Ingun synes verktøyet er bra, understreker hun at det er de tette båndene til systemleverandøren som gjør Busy til et unikt system for OPAK – Busy og OPAK samarbeider nemlig svært tett, og sparrer jevnlig for å opprettholde og sikre best mulig arbeidsflyt.
— Det skal heller ikke mye til for å komme i kontakt med sentrale personer hos Busy, og vi har god kontakt med både beslutningstakere og utviklere. Til nå har Busy levert på tid, vært åpne og ærlige, og gitt og gitt oss realistiske forventninger. Dette synes vi skiller dem fra mange andre systemleverandører, sier hun.
Alt i alt synes Ingun det er kundeopplevelsen det handler om.
— For oss har det vært helt avgjørende å ha god dialog og oppfølging fra Busy for implementeringen av systemet.
— Det er menneskene det handler om, og der leverer dere, avslutter hun.
